Особенности обмена письменной информацией

Обмен письменной информацией осуществляется в рамках организации путем издания и распространения различного рода документов (носителей информации).

В соответствии с целью создания документы могут быть:

- распорядительными (приказ, распоряжение, указ);

- организационными (положение, устав, инструкция, штатное расписание);

- информационно-справочными (справка, докладная, объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма и т.д.);

- личными (автобиография, заявление, доверенность).

На управленческую документацию составлены стандарты в виде «Системы организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов», которые устанавливают типовые формы и правила составления и оформления целого ряда управленческих документов.

К составлению документов необходимо подходить очень тщательно, и в первую очередь, с точки зрения их цели. В качестве таковой могут выступать: информирование сотрудников, оказание на них необходимого управленческого воздействия, инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы, контроль за ее результатами, отчет о сделанном за определенный период, сообщения о каких-либо событиях и т.д.

Другим требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому или иному принципу факты, обоснованные суждения, выводы и рекомендации, побуждающие исполнителей к необходимым действиям.

Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, так как он не должен быть слишком большим; при необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно.

Вопросы в тексте документа освещаются в порядке убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вообще. В то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную информацию, необходимую для понимания сути проблемы. Спорных вопросов в документах обычно стараются не затрагивать, или в крайнем случае, давать их как и разъяснения в приложении.

Еще одно требование к документу – определенность в отношении получателя, т.е. адресата. Необходимо хорошо представлять себе, какой информацией он располагает по содержащимся в документе вопросам и каково отношение к ним и к отправителю. Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую в документ, соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать задачи, соразмерные возможностям получателя.

Содержание документа излагается понятным, лаконичным языком, исключающим двойственное толкование его смысла, по определенной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы, далее формулируются причины появления документа, делаются выводы и рекомендации, в заключении приводятся необходимые обоснования решения проблемы.

Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Действующими в настоящее время стандартами предусмотрен 31 реквизит; часть реквизитов является обязательными, на их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относят: название документа, заголовок к тесту, подпись, печать, индекс, наименование автора (физического лица или организации) и т.д.

Делопроизводственные операции выполняет административно-управленческий персонал организации в процессе осуществления своих служебных функций.

Делопроизводство – совокупность операций по составлению, приему, регистрации, передаче, хранению служебной документации.

Обычно подготовка и редактирование документов – это сфера деятельности секретаря, отдела кадров или каких-либо отдельных служб.

Дата добавления: 2014-01-06