Собрания и совещания как форма обмена информацией

Несмотря на рост объема письменной информации, что, в первую очередь, связано с бюрократизацией управления, решающую роль в процессе управления, особенно оперативного, играет обмен устной информацией.

Он бывает односторонним и многосторонним и осуществляется в процессе различного рода собраний, совещаний и бесед, носящих как официальный, так и неофициальный характер.

Совещания и собрания представляют собой форму коллективного обмена информацией, заканчивающуюся принятием конкретных решений.

Основными отличительными особенностями совещаний от собраний являются:

- круг участников (на совещании присутствуют специалисты или заинтересованные лица, на собрании – весь персонал организации или его представители);

- круг обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются конкретные текущие вопросы, на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период);

- цель (совещания имеют оперативный характер и призваны внести коррективы в деятельность организации, на собрании подводятся итоги и определяются планы на будущее).

Различают несколько типов совещаний: инструктивные, оперативные и проблемные.

Задача инструктивного совещания – передать распоряжения и необходимые сведения сверху вниз для более быстрого и эффективного исполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения. Кроме того, на инструктивном совещании уточняются задания, высказываются предложения по наилучшему их выполнению.

Задачей оперативного совещания является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В отличие от инструктивного, оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие проблемных мест, причины отставаний и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. Оперативные совещания предназначены для руководителей отделов и подразделений и проводятся регулярно (еженедельно или ежедневно).

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой производственной проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Такое совещание проводится по следующей схеме: доклады, вопросы к докладчикам, дискуссия, выработка решения. Участники проблемного совещания могут высказывать и отстаивать свою точку зрения, такое совещание повышает чувство ответственности работников за принимаемые решения.

В проведении совещания можно выделить четыре этапа:

- определение проблемы и формулирование цели;

- анализ проблемы;

- оценка предложений;

- принятие решения.

Эффективность делового совещания зависит от качества подготовки. Определяются цели, формулируется повестка, намечается состав участников, назначается день, время и место проведения. Участники извещаются о повестке, регламенте, порядке обсуждения.

Успех делового совещания во многом зависит от качества докладов, содокладов, подготовки выступлений в прениях, проекта решений и т.д.

Продолжительность оперативных совещаний обычно составляет 20-30 минут, а проблемных от 1,5-2 часов до нескольких дней.

Дата добавления: 2014-01-06