Организация деловых бесед

Деловые беседы, служебный прием, переговоры, дискуссия, спор – это частные проявления делового общения, которое занимает 60-80% рабочего времени менеджера.

Деловая беседа – это форма обмена информацией между двумя или несколькими лицами в узком кругу.

От совещаний и собраний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером, как в отношении проблематики, так и последствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при этом для них создается необходимая почва (участники получают информацию для раздумий, за которыми могут последовать соответствующие действия).

Беседы являются необходимым составным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу или увольнение сотрудников, аттестация работников, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры и т.д.

Беседы подразделяют на:

- официальные и неофициальные (рабочие);

- целевые (преследующие конкретные задачи) и свободными (например, ознакомительные);

- регламентированные (т.е. осуществляющиеся по определенным правилам и в предписанной последовательности, например, анкетирование) и нерегламентированные (бессистемные, например, дружеский разговор).

В отличие от других форм обмена информацией беседы характеризуются высокой степенью тесноты контактов и непосредственностью общения, обязательностью обратной связи. В результате беседы создаются благоприятные условия для развития неформальных, личных отношений.

Служебный прием – это индивидуальная беседа руководителя с подчиненным.

Главная задача беседы – дать возможность высказаться подчиненному, выяснить, что его волнует, передать необходимую информацию, получить новую.

Информация, полученная во время служебного приема, нередко служит руководителю основой для принятия решения, помогает установить с подчиненными отношения взаимного доверия.

Служебные приемы могут быть организованы по инициативе как руководителя (вызов), так и подчиненных (просьба).

Во время служебного приема руководитель должен:

- проявлять доброжелательный интерес к тому, что говорит подчиненный;

- беседовать с ним деловым и дружелюбным тоном;

- задавать тактичные вопросы, не содержащие двойного смысла;

- не демонстрировать своего руководящего положения;

- избегать нотаций, категоричности суждений;

- не поддаваться эмоциям, но и не скрывать своих чувств;

- уметь переключаться с одного вопроса на другой;

- не торопиться с выводами.

Профессия руководителя, менеджера предполагает проведение переговоров по самому широкому кругу вопросов.

Переговоры обычно протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон.

Можно выделить два главных предназначения переговоров – разрешить споры и сотрудничество.

В переговорах участвуют как минимум два партнера или два коллектива, но они могут быть и многосторонними, по одному или нескольким вопросам.

Интересы переговаривающихся сторон могут совпадать в целом, в деталях, но могут быть и противоположными.

Организационный аспект переговоров включает в себя две части: содержательную и процессуальную.

Содержательная часть – это то, о чем в переговорах идет речь. Обычно содержательная часть включает в себя тему переговоров, желаемый результата и его прогноз, а также стратегию их проведения.

Темы переговоров могут быть разными: о поставках оборудования и материалов, о заключении соглашений по некоторым направлениям деятельности, об установлении кооперационных связей, о выполнении строительно-монтажных и ремонтных работ и т.д.

При прогнозе результатов переговоров устанавливают благоприятный и неблагоприятный исход и предел, до которого каждая из сторон считает возможным отступить.

Стратегия зависит от цели, имеющейся информации, партнера.

Процессуальная часть – это то, как ведутся переговоры, какие существуют «писаные и неписаные» правила, как ведется подготовка к ним и как строится взаимодействие с партнером.

В переговорах выделяют следующие три стадии:

Подготовка к переговорам. Она начинается задолго до того, как стороны сядут за стол переговоров, и от того, как будет проведена подготовка, во многом зависит будущее, как самих переговоров, так и принятых решений.

Фактически подготовка начинается с того момента, как одна из сторон (или посредник) выступит инициатором проведения переговоров. Содержательная сторона подготовки к переговорам включает:

- анализ проблем, диагноз ситуации;

- формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции;

- определение возможных вариантов решения;

- подготовку предложений и их аргументацию;

- составление необходимых материалов и документов.

В процессуальной части определяются время и место переговоров, их участники, регламент работы, форма итогового документа и т.д.

Проведение переговоров начинается с того момента, когда стороны садятся за стол переговоров. Именно здесь «разворачиваются события», реализуется то, что было подготовлено заранее.

Подведение итогов. Переговоры можно считать удавшимися, если обе стороны высоко оценивают итоги, если оба партнера расценивают их как взаимный выигрыш.

По окончании переговоров их участники обычно готовят отчет. При этом важен не только сам по себе итоговый документ, но и то, как проходили переговоры, каковы были предложения партнеров и их реакция на предложения другой стороны, что не вошло в документ, но может представлять интерес для дальнейшей работы и т.д.

Дата добавления: 2014-01-06