Последовательность организации первичного учета

Особенности формирования первичного учета

Документирование ХО

Документирование – это процесс создания документов путем фиксирования информации на материальных и электронных носителях, при этом включая документирование фактов хозяйственной деятельности, контрольных ревизионных процедур, результатов научно-практических исследований, принятие управленческих решений.

Документооборот – движение служебных документов согласно их функционального назначения от момента создания до уничтожения по окончании нормативно установленного срока использования.

Организовывает документооборот гл. бух, предварительно разработав для утверждения руководителем правила и технологию обработки учетной информации по этапам ее прохождения, которые можно разделить на:

1) Составление ПД и их регистрация;

2) Проверка документов на предмет юр.полноценности и информационной целостности;

3) Автоматизированная обработка информации;

4) Установление сроков действия;

5) Направление документов по целевому назначению;

6) Передача в архив;

7) Ликвидация

Одной из проблем документального сопровождения на предприятии является отсутствие графиков документооборота. Серьезные проблемы возникают не только при составлении ФО, но и при аналитической работе процесса бюджетирования.

Основная задача документооборота – оптимизация времени движения документов.

Преимущества графика документооборота:

1) Определение функциональных обязанностей работника

2) Определение четкого маршрута движения документов;

3) Налаживание организационно-административной связи между разными подразделения юр. лица;

4) Регламентация сроков работы с документами;

5) Содействие оперативной обработке документов и своевременное представление информации для принятия управленческих решений

Лекция 5. Организация первичного, текущего и сводного учета на предприятии

Согласно ст. 9 ЗУ «О БУ и ФО в Украине» основанием для отражения в учете любой ХО является ПД. В п. 2.1 Положения №88 даны определения ПД и ХО:

ПД – письменное свидетельство, фиксирующее и подтверждение ХО, включая распоряжение и разделение администрации (собственника) на их проведение.

ХО – это факты предпринимательской и другой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и ФР.

Регистрация ХО в ПД называется первичный учет.

Этап	Характеристика этапа	Примечания
1. Выбор ПД	Позволяет на основании утвержденной номенклатуры документов унифицировать процесс первичного учета	Виды ПД: - типовые - отраслевые - предприятия - бланки строгой отчетности
2. Оформление ПД	Перенос информации из юр. документов и фиксация факта ХО	ПД оформляется в момент совершения ХО. Если это необходимо, то непосредственно после ее окончания (ч.I ст.9 ЗУ «О БУ и ФО в Украине»)
3. Движение ПД	40-60% рабочего времени теряется на оформление ПД, поэтому разрабатывается оптимальный вариант движения документов	На предприятии необходимо разработать график документооборота и систему ВХК
4. Контроль за движением и оформлением ПД	Формальный, логический, арифметический	Таблицы по проверке, книги регистрации
5. Обработка ПД	Перенос информации в текущий учет	Заполнение регистров
6. Подготовка для хранения, передача в архив ПД	Выполнение принципов: непрерывности, сравнимости, правдивости, полноты освещения, осмотрительности	Описи по первичному учету

Завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве является их обработка для последующего хранения или исполнения.

Если строго соответствовать установленным архивным правилам, то в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, т.к. очень часто в этот период обращаются в бухгалтерию за справками, уточнениями, иногда, исправлениями, а работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

Если на предприятии нет архива, то документы хранят в бухгалтерии, поэтому обработка дел для хранения включает следующие этапы:

1) Проведение экспертизы научной и практической ценности документа;

2) Оформление дел;

3) Составление описи на делах с постоянными и долговременными сроками хранения

Дата добавления: 2014-01-06