Применение внутренних нормативных документов

Практика показывает, что на многих предприятиях внутренние нормативные документы, особенно “Положения” и должностные инструкции, не являются инструментами управления. Это скорее формальные бумаги, которые составляются только “для галочки”, либо для того, чтобы можно было установить виновного за нарушение правил ТБ, охраны труда и т.п. при чрезвычайных происшествиях.

На наш взгляд, это связано со следующими факторами:

1) о роли, которую играют ПСП и ДИ в управлении, недостаточно известно;

2) ПСП и ДИ составляются не на основе анализа фактической деятельности и требований руководителей к деятельности подразделений или подчиненных, а на основе “подгонки” типовых документов (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих и т.п.);

3) Разработка “работающих” ПСП и ДИ требует специальных знаний и навыков, а также времени.

Разработка ПСП и ДИ осуществляется на основе общих принципов управления. Рассмотрим практическое применение принципов управления при составлении “Положений о структурных подразделениях”:

1. Принцип декомпозиции. Полномочия предприятия, декомпозируются по подразделениям, полномочия подразделения – по группам, затем по сотрудникам. Распределение полномочий начинается с распределения функций (обязанностей), затем прав и ответственности.

2. Принцип разделения труда (специализации). Все виды работ, которые необходимо выполнять, группируются в относительно однородные группы таким образом, чтобы их эффективно могли выполнять сотрудники определенной квалификации.

3. Принцип баланса полномочий. Во внутренних нормативных документах необходимо обеспечивать баланс обязанностей, прав и ответственности, в том числе для сотрудников и подразделений, не подчиненных друг другу: если один имеет право требовать материалы, транспорт, информацию и т.п., то в обязанности другого должен входит пункт “по требованию такого-то предоставлять материалы…”

4. Принцип исключения работ. Ни один руководитель не должен выполнять те виды работ, которые могут выполнить его подчиненные. Этот принцип “постоянного делегирования” особенно важен для распределения полномочий внутри структурных подразделений, для определения задач начальника и подчиненных, т.е. при составлении должностных инструкций.

5. Принцип единоначалия. Каждый сотрудник, отдел, подразделение, предприятие получает задания только от одного руководителя, которому этот сотрудник и т.п. подчинен по административным вопросам. Однако в функциональных областях каждый сотрудник обязан выполнять требования соответствующих специалистов, т.е. гл. бухгалтера, гл. механика и т.п. (сочетание линейного и функционального руководства).

6. Принцип эмоциональной нейтральности. Система управления строится на основе требований к должностным обязанностям, а не к лицам, занимающим конкретные должности. Это позволяет обеспечить устойчивую работу системы управления путем замещения конкретных лиц, которые могут заболеть, уйти в отпуск и т.п.

Процесс составления “Положений о структурных подразделениях” является итерационным, т.е. выполняется в несколько этапов, после выполнения каждого из которых может потребоваться коррекция предыдущего. Очень важно, чтобы распределение полномочий между подразделениями было произведено на основе переговоров между руководителями соответствующих подразделений, а не создано умозрительно, без анализа фактической деятельности и требований высшего руководства предприятия.

Дата добавления: 2014-01-06