Проблемы повышения эффективности процесса коммуникации

Рассматривая коммуникационные процессы и проблемы повышения их эффективности в системе управления персоналом, необходимо учитывать, что возможно сознательное искажение информации, что происходит, например, если какой-нибудь руководитель не согласен с сообщением. В этом случае он может модифицировать сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Подобные проблемы могут возникнуть при фильтрации в межуровневых коммуникациях. Искажение информации может наступить и вследствие информационных перегрузок.

Два фактора – уникальность каждого человека и способность выборочного восприятия - лежат в основе всех трудностей коммуникации, а усложняется процесс выбором средства коммуникации и внешними помехами.

Исследования показывают, что около 50 % всей передаваемой информации воспринимается неправильно. Это может возникнуть по следующим причинам: информация не достигла цели (не получена), информация была искажена отправителем или передающим и информация была неправильно воспринята.

Отправители сообщений могут увеличить искажение и препятствия к получению сообщения:

 использованием языковых средств, которые получатель не может понять;

 использованием языковых средств, провоцирующих эмоциональный ответ, который мешает передаче сообщений;

 неуверенностью в том, что они хотят сказать;

 тем, что плохо выражают свои мысли;

 возможным несоответствием содержания сообщения и формой его передачи (интонацией, невербальными сигналами);

 выбором неподходящего средства передачи информации;

 чрезмерной длительностью сообщения или излишней информационной насыщенностью.

Получатель может создать препятствия в коммуникации в результате:

 фильтрации информации, которая ему не нравится, либо он не понимает ее или она его беспокоит;

 искажения сообщения по разным причинам: несимпатичен говорящий, различия в классовой принадлежности, образовании, предвзятость;

 усталости, мешающей воспринимать связь, когда невозможно усвоение информации.

Перечисленные выше трудности не исчерпывают всех причин возникновения коммуникативного барьера. Но такие барьеры в коммуникации можно преодолеть. Причем менеджерам необходимо знать и соблюдать ряд правил, которые способствуют гладкому протеканию процесса коммуникации.

Отправитель информации должен придерживаться следующих рекомендаций при передаче информации:

 цель. У участников коммуникации должны быть четкие цели. Чем больше они знают, о чем хотят сообщить, тем легче другим будет понять это;

 подготовка. Необходимо продумать и проанализировать информацию, которую отправитель собирается сообщить, это повысит вероятность взаимопонимания при коммуникации;

 оформление. Важно рассмотреть общее оформление процесса коммуникации: следует ли передавать сообщение в устной, письменной форме, публично или конфиденциально, за письменным столом или в неформальной обстановке;

 помощь и советы. Надлежит определится, с кем следует посоветоваться перед тем, как начать процесс коммуникации, узнать мнение других людей по этому вопросу;

 тон. При передаче сообщения важно правильно выбрать интонации, фразеологию, скорость, языковые средства;

 предвидение. Необходимо предвидеть реакцию получателей сообщения;

 обратная связь. Следует установить обратную связь, чтобы было ясно, прошел ли процесс коммуникации успешно, достигла ли информация цели;

 поведение. Поведение должно поддерживать коммуникацию;

 слушание. Способность выслушать является важной частью процесса коммуникации. Это дает возможность менеджеру делиться опытом с теми, с кем он общается, демонстрирует желание понять других людей;

 стиль. Стиль передачи сообщения должен соответствовать целям коммуникации;

 средства. Отправителю необходимо тщательно продумать средство передачи информации, взвесив достоинства и недостатки каждого из них. Некоторые средства могут при этом использоваться как вспомогательные, например, визуальные средства могут сопровождать устную коммуникацию.

Процесс общения является двусторонним, поэтому и отправитель, и получатель сообщения должны предпринять некоторые конструктивные шаги по совершенствованию процесса коммуникации:

 необходимо осознавать свои собственные предубеждения и предрассудки, которые могут вызвать помехи и постараться нейтрализовать их влияние на процесс коммуникации;

 уделять пристальное внимание сообщению;

 использовать невербальные сигналы, чтобы показать свое отношение к информации;

 реагировать на сообщение спокойно, избегая проявления эмоций;

 поддерживать обратную связь, чтобы уточнить значение сообщения и показать, что оно понято.

Дата добавления: 2014-01-06