Коммуникации в процессе управления

Сегодня коммуникации имеют огромное значение. Технократический менеджмент прошлого стремился сохранить свои корпоративные цели, миссии, планы в строжайшем секрете. Сейчас, напротив, мы видим, как открытость, особенно на Западе, становится чрезмерной. Коммуникации приобрели для делового развития значение в силу двух причин:

 лидеры получают информацию посредством общения со своим окружением и внутри своих организаций. Достаточно часто пути эффективного делового развития могут быть найдены внутри самой организации;

 коммуникации представляют собой, пожалуй, наиболее действенный инструмент достижения высокой эффективности разрабатываемой стратегии.

Исследователи определили, что руководитель тратит от 50 до 90 % своего времени на коммуникации, поэтому коммуникационный процесс часто называют "связующим процессом", так как он присутствует во всех видах управленческой деятельности.

Опросы показали, что 73 % американских, 63 % английских и 85 % японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организации. Согласно еще одному опросу примерно для 250000 работников 2000 самых различных компаний обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях.

Рассмотрим, какие коммуникации возникают внутри организаций.

Важнейшим механизмом управления является общение. Специфической формой общения считается форма управленческого общения. Выделяют следующие формы управленческого общения:

 субординация - общение между руководителем и подчиненным. В основу положены административно-правовые нормы;

 служебно-товарищеская - общение между руководителем и его коллегами. В основе - административно-моральные нормы;

 дружеская - общение между самими руководителями, между ними и работниками. В основе - морально-психологические нормы.

Искусное использование этих форм позволяет руководителю усилить эффект личной самопрезентации путем преднамеренного использования различных механизмов.

Ученые отмечают, что обмен информацией в организации можно улучшить путем:

 создания системы обратной связи;

 совершенствования структуры организации;

 регулирования информационных потоков.

 развития навыков умения руководителей осуществлять межличностные коммуникации, которые являются, по мнению Г. Минцберга, нервными центрами организации.

Коммуникации подразумевают двусторонний поток информации, когда одна сторона получает информацию и отвечает на нее незамедлительно или по прошествии некоторого времени.

При передаче информации, исходящей от высших менеджеров, необходимо обеспечить:

 высокое качество сообщений как по форме, так и по содержанию;

 выбор достойного посредника для передачи сообщения (обычно это президент компании).

При передаче стратегически важного сообщения разным группам адресатов следует соответствующим образом варьировать и формулировать его. Обычно руководитель исполнительного аппарата выступает в качестве посредника.

Один из способов сделать стратегию понятной персоналу - перевести ее в оперативные термины. Эффективность коммуникаций можно повысить и путем предоставления более или менее подробной информации одной и той же группе адресатов в различные временные интервалы.

Одной из наиболее распространенных ошибок в организации является практика чрезмерных коммуникаций, осуществляемых в неподходящее для этого время. В ходе работы служащие компании безусловно должны регулярно получать ту или иную информацию. Но плохо, когда информации слишком много, она поступает слишком быстро и нет возможности воспринять ее.

В настоящее время коммуникации располагают огромным арсеналом средств, но ни одно из них не может сравниться по своей действенности с личным обращением менеджера. Поэтому способность и искусство общения, коммуникабельность стали одним из основных черт настоящего лидера и менеджера.

Можно привести следующие примеры средств, используемых для коммуникаций:

 лекции,

 семинары,

 циркуляры,

 документация,

 учебные программы,

 дискуссии,

 видеозаписи,

 приемы,

 газетные статьи,

 обучение руководящего состава,

 видеоконференции, с использованием средств мультимедиа.

Основные требования к качеству информации:

 своевременность;

 достоверность;

 достаточность;

 надежность;

 комплектность системы информации;

 адресность;

 правовая корректность информации;

 многократность использования;

 высокая скорость сбора, обработки и передачи;

 возможность кодирования;

 актуальность информации.

Иногда, к сожалению, коммуникации сами себя губят. Это происходит в тех случаях, когда сообщение, доводимое до заинтересованных сторон, должным образом не продуманно, не подготовлено, а низкое качество информации пытаются компенсировать ее количеством.

В ряде случаев форма оказывается важнее содержания. Особенно большое значение придается форме в США, где этим вопросам уделяется больше внимания, чем в скандинавских странах. Но форма сообщения никогда не должна главенствовать, наибольшее значение имеет содержательная сторона.

На современном этапе развития общества особую роль и значение приобретают информационные системы и компьютеризация управленческих процессов.

Дата добавления: 2014-01-06