Нормативно-методическое обеспечение управления персоналом

Информационное и техническое обеспечение управления персоналом

Понятие информационного обеспечения управления персоналом; Техническое обеспечение; Автоматизированные информационные технологии управления персоналом организации; Два способа обеспечения авто­матизации деятельности кадровых служб.

Информационное обеспечение управления персоналом – это определенным образом организованная информация, циркулирующая в системе управления персоналом при ее функционировании. Информационное обеспечение управления персоналом включает в себя:

- оперативную информацию;

- нормативно-справочную информацию;

- классификаторы технико-экономической информации;

- унифицированные и специальные системы документации.

При информационном обеспечении управления персоналам должны быть обеспечены:

- рациональная интеграция обработки информации и минимальное дублирование информации в информационной базе;

- унификация и сокращение числа форм документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащей­ся в документах;

- полнота и детальность информации.

Если кадровые службы используют в своей работе средства вычислительной техники, то в информационном обеспечении управления персоналом можно выделить внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинная информационная база представляет собой информацию, воспринимаемую человеком непосредственно, без примене­ния средств вычислительной техники, и циркулирующую между управляющей и управляемой системами в виде:

- документов;

- устных сообщений и др.

Внутримашинное информационное обеспечение – это:

- массивы данных, формирующие информационную базу систе­мы управления персоналом на машинных носителях;

- система накопления, ведения, программной обработки инфор­мации и доступа к ней.

Основной элемент внутримашинного информационного обес­печения –это информационный массив, представляющий со­бой совокупность однородных записей.

Согласно современному информационно-ориентированному подходу к организации данных во внутримашинной среде, информационные массивы интегрируются в базы данных, основная задача которых:

- накопление;

- обновление;

- хранение информации.

Базы данных различных пользователей вместе с техническими и программными средствами формирования и ведения этих баз комплектуются в банки данных. Последние открывают возмож­ность совместного использования одного массива информа­ции, одних и тех же программ несколькими пользователями и обобщения результатов на основе всех данных, имеющихся в банке данных.

Техническое обеспечение управления персоналом – это совокуп­ность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

Комплекс технических средств, применяемых в управлении персо­налом, должен отвечать таким требованиям как:

- информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;

- адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;

- возможность расширения с целью подключения новых уст­ройств.

Выбор технических средств, используемых кадровыми службами, включает следующие этапы:

- определение исходных характеристик, таких как:

• задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

• технологического процесса обработки информации;

• оборудования, используемого службой персонала в своей работе;

- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

- установление и обоснование требований, предъявляемых к техническим средствам;

- обзор и анализ рынка отечественных и зарубежных техниче­ских средств, использование которых позволит решить задачи службы управления персоналом;

- определение показателей качества и функциональных возможностей отобранных технических средств;

- выбор метода дальнейшего сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

- проведение сравнительного анализа отобранных технических средств;

- обоснование рекомендаций по выбору тех или иных техниче­ских средств, в наибольшей степени удовлетворяющих заяв­ленным требованиям;

- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

На основании последовательности стадий технологического про­цесса обработки информации все технические средства, исполь­зуемые службами управления персоналом, можно подразделить на используемые в целях:

- сбора и регистрации информации;

- ее передачи;

- хранения данных;

- обработки информации;

- выдачи информации.

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом организации представляют собой комплекс процедур преобразования информации, связанной с кадровым управлением, с целями:

- ее сбора;

- накопления;

- обработки;

- распространения;

- использования соответствующими структурными подразделе­ниями или руководителями.

Назначение автоматизированных информационных технологий управления персоналом заключается:

- в предоставлении возможности использования любых объемов информации множеством различных пользователей, характеризующихся различными потребностями;

- автоматизации рутинных и формализуемых операций;

- подготовке аналитической информации для принятия решений.

Применение автоматизированных информационных систем в кадровой работе обеспечивает решение следующих задач:

- повышение статуса работников, выполняющих свои обязанно­сти с использованием прогрессивных технологий;

- рост заинтересованности сотрудников кадровых служб в по­вышении собственной квалификации;

- повышение степени обоснованности принимаемых кадровых решений;

- выполнение новых функций, ранее не выполнявшихся специа­листами;

- повышение качества управленческих решений за счет более качественной информационной поддержки руководства;

- экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии работы с информацией.

Автоматизация процессов управления персоналом прошла в своем развитии следующие этапы:

1970-80-е гг. На этом этапе:

• были автоматизированы простейшие учетные и расчетные процедуры отдела кадров;

• кадровый учет и отчетность стали основными направления­ми развития автоматизации кадровых процессов;

• автоматизация имела место только на крупных промышлен­ных предприятиях, имевших соответствующее техническое оснащение и определенным образом подготовленных со­трудников;

1990-е гг. Этот этап характеризуется:

• применением средств персональной вычислительной техни­ки (ВТ);

• появлением на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМов) специалистов службы управления персоналом;

• значительным ростом производительности труда специали­стов кадровых служб и снижением его рутинности в резуль­тате применения средств ВТ и АРМов;

2000-2008 гг. На данном этапе:

• повсеместно внедряются и находят свое широкое применение пакеты прикладных программ по управлению персоналом;

• появляются специализированные фирмы-разработчики, го­товые спроектировать пакет программ, ориентированный исключительно на нужды заказчика.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста кадровой службы представляет собой программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначен­ный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выпол­нения необходимых вычислений и организации взаимодейст­вия специалистов по кадрам с компьютером в диалоговом ре­жиме при решении поставленных задач.

АРМы позволяют автоматизировать выполнение таких задач, как:

ü анализ персонала:

• состава и движения рабочей силы;

• профессиональной структуры движения кадров;

• текучести кадров;

- расчет заработной платы;

- информационно-справочное обслуживание;

- учет и анализ кадрового обеспечения;

- формирование кадрового резерва на выдвижение;

- аттестация кадров;

- расчет и прогнозирование дополнительной потребности в пер­сонале;

- организация повышения квалификации сотрудников.

В настоящее время существует два способа обеспечения авто­матизации деятельности кадровых служб:

- приобретение одного из стандартных пакетов прикладных про­грамм с последующей его настройкой в соответствии с требо­ваниями организации (наиболее популярные из них – это па­кеты программ «Парус», «1С», «БОСС – Кадровик»);

- разработка собственного пакета прикладных программ службой информационных технологий предприятия с ориентацией на потребности кадровой службы.

При выборе пакета прикладных программ необходимо руководст­воваться оценкой следующих характеристик:

основных стандартных, таких, как:

• цена;

• структура;

• объем памяти;

• используемая операционная система;

• дружественность интерфейса;

технических:

• гибкость;

• открытость;

• целостность баз данных;

функциональных:

• перечень решаемых задач;

• качество формируемой отчетности;

технологических:

• время обработки информации;

• сложность работы и освоения пакета;

• связь с разработчиком;

инструментальных.

• организация личной информационной системы;

• календарей;

встраиваемость в общую систему программ:

• возможность работы в сети;

• обмен данными с другими программами.

Понятие нормативно- методического обеспечения; Три группы документов.

Нормативно-методическое обеспечение СУП – это совокуп­ность документов организационного, организационно-мето­дического, организационно-распорядительного, техническо­го, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в соответствующем порядке компетентными органами или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реали­зации решений по управлению персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических доку­ментов, а также ведения нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативное обеспечение управления включает в себя три груп­пы документов.

Нормативно-справочные документы (они включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и пла­нирования труда в сфере материального производства и управ­ления). К ним относятся:

- первичные операционные нормы времени и расценки (напри­мер, операционно-технологическая карта, технологическая кар­та управленческих процедур, маршрутно-технологическая карта);

- производственные нормы и нормативы, установленные на основе первичных норм (сменно-суточные задания, программа выпуска деталей);

- нормы, установленные на законодательном уровне (инструк­ции, устанавливающие нормы при начислении налога на дохо­ды физических лиц, нормы при начислении единого социально­го налога и т.д.).

Документы организационного, распорядительного и методиче­ского характера (регламентируют задачи, функции, права, обя­занности подразделений и сотрудников системы управления персоналом, включают в себя методы и правила выполнения работ по управлению персоналом). Эти документы представлены:

- законодательными актами по вопросам труда и кадров (Гражданский кодекс РФ, Кодекс законодательства труда РФ и др.);

- подзаконными актами, такими, как положения, инструкции, правила, методические указания, издаваемых исполнительными органами государственной власти (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Единый тарифно-квалификационный справочник и др.);

- актами, издаваемыми руководителями организации или соответствующими подразделениями (правила внутреннего трудового распорядка, положение о подразделении, штатное расписание, должностные инструкции).

Важнейшим организационным документом является «Кол­лективный договор», разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом. Кол­лективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам методического характера относятся те, ко­торые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:

• положение по формированию кадрового резерва;

• положение по организации адаптации работников;

• рекомендации по организации подбора и отбора пер­сонала;

• положение по оплате и стимулированию труда;

• инструкция по соблюдению правил техники безопасно­сти и др.

Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение о подразде­лении и должностная инструкция.

Положение о подразделении (отделе, секторе, группе и т.п.) – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. Общие положения (кому подчиняется, степень самостоятельности, какими документами руководствуется и т.п.).

2. Задачи подразделения.

3. Оргструктура подразделения.

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации.

6. Права подразделения.

7. Ответственность подразделения.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту дол­жность. Чтобы составить качественную должностную инст­рукцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться поданной должности, а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту должность. Эти знания получают посредством анализа содержания работы.

Документы технического, технико-экономического и экономи­ческого характера (они содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов):

- нормы планировки помещения и рабочих мест (например, санитарные нормы при работе с компьютерами, система стандартов по технике безопасности);

- стандарты качества, технические условия на продукцию (биз­нес-план);

- часовая тарифная ставка (типовые нормы времени на разработку конструкторской документации);

- нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений;

- коэффициент доплаты за сверхурочные работы (смета затрат на производство;

- коэффициенты отчислений в Фонд социального и обязатель­ного медицинского страхования (отчет о численности работ­ников организации).

Дата добавления: 2014-01-07