Устинов Николай Петрович

324 95 87.

Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

– ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер;

– краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова "В дело №", в котором будет храниться документ;

– подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

– дату направления в дело, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.2002 № 1297 Раскова 06.04.2002.

28 - отметка о поступлении документа в организацию, которую проставляют в виде штампа, автоматическим или электронным нумератором, иным способом в середине нижнего поля первого листа документа. Этот реквизит содержит:

порядковый номер;

дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты), например:

Вх. № 00001 08.01.2002 11:48.

29 - идентификатор электронной копии документа проставляется на нижнем поле листа (нижний колонтитул) и содержит:

– наименование файла;

– дату или другие поисковые данные (инициалы исполнителя, код подразделения и т. п.), устанавливаемые в организации.

Такая отметка необходима:

– для исключения повторного ввода документа в ПК;

– быстрого поиска документа по имени файла;

– установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Юридическое значение документа

1. Понятие юридического значения документа.

2. Юридически значимые реквизиты документа.

3. Юридическое значение электронного документа.

4. Заверение копий документов.

1. Юридическое значение - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом.

2. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

1. • наименование организации (должностного лица) - автора документа;

2. • наименование вида документа;

3. • дата документа;

4. регистрационный номер;

5. • гриф утверждения документа;

6. • текст;

7. • подпись;

8. • печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:

– • за достоверность документа;

– • все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:

– • в уставе предприятия;

– • положении о предприятии (о структурном подразделении);

– • инструкции по делопроизводству;

– • должностной инструкции работника;

– • приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении контракта. Лота документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует:

– о подлинности документа;

– принадлежности документа к указанной на печати организации.

Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

– какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

– материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Обязательному утверждению подлежат:

– уставы, положения о предприятиях (филиалах);

– штатные расписания;

– акты проверок, акты приема-передачи;

– должностные инструкции;

– сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Для придания юридического значения электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

– сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;

– подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

– электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ:

– имеющий юридическое значение;

– подтверждающий авторство документа;

– подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит:

o заверительную надпись "Верно";

o должность лица, заверившего копию;

o его подпись;

o дату заверения;

o печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица.

Предприятиям разрешается заверять:

– копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

– копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются:

o руководителем организации;

o должностным лицом (начальником отдела кадров).

Дата добавления: 2014-01-07