І. Професійні знання й навички секретаря-референта

Це вимоги, які ставлять до знань, навичок й умінь, якими, на думку більшості роботодавців, досконало володіє ідеальний секретар-референт. Їх обумовлюють у відповідній посадовій інструкції.

Серед вимог до професійних якостей секретаря-референта насамперед слід згадати про вимоги до рівня освіти й досвіду роботи. Здобувачеві секретарської вакансії бажано мати або вищу професійну освіту (у цьому разі вимог до стажу роботи не ставлять), або середню професійну освіту й стаж роботи зі спеціальності не менше двох років.

Професійні знання й навички, необхідні сучасному секретареві-референтові, можна умовно поділити на чотири групи:

1. Знання, необхідні для документаційного забезпечення діяльності керівника й фірми загалом. Секретар-референт повинен знати:

- нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління, зокрема з організації діловодства й архівної справи (стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації), інших напрямів секретарської діяльності;

- принципи організації документообігу; форми і методи контролю за виконанням документів;

- основи архівної справи;

- машинопис, правила роботи з комп’ютером, електронними таблицями; основні прикладні програми (текстовий редактор Mіcrosoft World, системи електронних таблиць Mіcrosoft Excel і загальна обізнаність з операційною системою Wіndows);

- орфографію, пунктуацію й стилістику української мови;

- одну або кілька іноземних мов (залежно від профілю діяльності фірми – найчастіше англійської, рідше німецької або французької).

На основі цих знань секретар-референт повинен уміти:

- складати й оформлювати основні види й різновиди управлінських документів за допомогою ПК як рідною, так й іноземною мовами;

- раціонально організовувати роботу з управлінськими документами; вести архів; знаходити, систематизувати й зберігати інформацію;

- користуватися персональним комп’ютером, принтером, іншими засобами складання, виготовлення, копіювання документів.

2. Знання, необхідні для комунікативного забезпечення діяльності фірми і її керівництва. Секретар-референт повинен знати:

- правила ведення ділової бесіди;

- принципи організації прийому відвідувачів, нарад, ділових поїздок;

- сучасні засоби зв’язку (телефон, міні-АТС, факс, ПК);

- основи ділового етикету й професійної етики;

- бажане знання стенографії.

На основі цих знань секретар-референт повинен уміти:

- вести ділові бесіди й телефонні переговори; володіти навичками ефективного безконфліктного спілкування;

- організовувати прийом відвідувачів та телефонне обслуговування;

- організовувати наради, презентації, службові поїздки;

- користуватися сучасними засобами зв’язку;

- планувати свою роботу, планувати й берегти час керівника.

3. Знання, пов’язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою й зовнішніми зв’язками. Секретар-референт повинен знати:

- принципи організації управлінської праці, правові основи управління;

- основи адміністративного, трудового й господарського права, включаючи правила й норми охорони праці;

- правові акти й положення, що регламентують діяльність фірми і її співробітників: посадову інструкцію, правила внутрішнього трудового розпорядку; документи, що регламентують роботу офісу керівника (положення про офіс керівника); документи, що відбивають структуру й керівний склад підприємства і його підрозділів (організаційну структуру й чисельний склад підприємства – в обсязі, необхідному для належного виконання своїх повноважень).

На основі цих знань секретар-референт повинен уміти забезпечити ефективну роботу керівника й офісу.

4. Знання, необхідні для інформаційного забезпечення діяльності керівника й фірми загалом. Для належного інформаційного забезпечення діяльності керівника секретар-референт повинен мати знання з таких галузей знань:

- соціології (стан і проблеми всіх сучасних соціальних сфер, напрями й методи соціальної роботи);

- політології (реальне політичне життя суспільства, його закономірності, історія формування сучасних політичних реальностей, внутрішньополітичні проблеми й проблеми міжнародних відносин);

- основ економіки, економічної географії України й зарубіжжя, фінансових проблем і законів, фінансових механізмів;

- правознавства, зокрема мати юридичну компетенцію, особливо в галузі економіки, виробництва, комерції, фінансів, банківської діяльності; компетентність відносно законодавства інших країн;

- історії України й всесвітньої історії, зокрема історії економіки, промислового виробництва;

- культурології, історії й сучасного стану матеріальної й духовної культури;

- етики й етикету;

- художньої літератури, мистецтва (минулого й сьогодення);

- церковно-релігійної сфери, її історії й сучасних проблем;

- культури мови – ортології;

- риторики, еристики (культури й мистецтва ведення спорів);

- паралінгвістики;

- психології, у тому числі соціальної психології й психології особистості, вікової, сексуальної, національної, професійної психології;

- іміджелогії.

На основі цих знань секретар повинен уміти бути консультантом та помічником керівника у відповідних ділових ситуаціях.

Таким чином, секретар-референт повинен уміти виконувати всі види робіт: від найпростіших технічних до творчих. Але його робота відрізняється від роботи інших секретарів насамперед:

- найвищим професіоналізмом;

- наявністю референтських видів робіт, пов’язаних зі збиранням, аналізуванням матеріалів і складанням документів;

- вільним знанням іноземних мов;

- бездоганним знанням комп’ютерних технологій.

Секретар-референт – це високоосвічений, творчо обдарований, високопрофесійний помічник керівника, якому він завжди довіряє й на якого може повністю покластися під час виконання доручень будь-якої складності.

Дата добавления: 2014-01-07