Професійні вимоги до секретаря-референта

Професійний секретар-референт повинен мати певні знання та навички, мати певні ділові та особисті якості. Професія секретаря-референта передбачає високий рівень базової освіти.

Які ж з них з погляду роботодавців є визначальними для успішної діяльності секретаря-референта? У численних оголошеннях, що запрошують на роботу референтів, до здобувачів цієї посади ставлять такі вимоги:

- знання діловодства;

- навички роботи із ПК;

- знання іноземної мови.

Насправді обсяг кваліфікаційних вимог, які ставлять до сучасних секретарів-референтів, набагато ширший. На жаль, приймаючи на роботу секретаря-референта, керівник не завжди може чітко ці вимоги сформулювати. І посадова інструкція не дає повного уявлення про обов’язки референта.

Перелік професійно-значущих й особистісних якостей людини, необхідних для ефективної роботи на відповідному робочому місці (посаді), формує професіограму секретаря-референта. Це портрет „ідеального” співробітника на посаду секретаря-референта конкретної організації.

У Росії наприкінці 80-х років ХХ століття була розроблена типова модель робочого місця секретаря-референта підприємств малого бізнесу. Модель включала 15 елементів якісних і кількісних характеристик робочого місця: кадрові дані, досвід, професійні знання, професійні вміння, особистісні якості, психологія особистості, здоров’я й працездатність, рівень кваліфікації, службова кар’єра, хобі, шкідливі звички, організація праці, оплата праці, соціальні блага й соціальні гарантії.

Відповідно до цієї моделі, секретар-референт – це жінка від 20 до 30 років „зі службовців”, „гарної” зовнішності, із досвідом роботи від 1 до 5 років, бажано з досвідом соціальної роботи в профкомі або комсомолі. Секретар-референт повинен мати гарні професійні знання із соціології, економіки, права, психології, дизайну, комерції, маркетингу, мати професійні вміння з машинопису, ведення особових справ, телефонних переговорів, архівної справи, комп’ютерів, презентаційної роботи, реклами, пошуку партнерів, експедиторської роботи. Необхідними особистісними якостями секретаря-референта повинні бути доброзичливість, чуйність, чесність, порядність, вихованість, скромність, життєрадісність, терпимість. До ділових якостей віднесені старанність, комунікабельність, організованість, працьовитість, хазяйновитість, дипломатичність, дисциплінованість, уміння доводити доручені справи до кінця й уміння слухати людей. Найкращий тип особистості – інтроверт (спрямований на внутрішній світ) із середнім рівнем інтелекту.

Зрозуміло, що деякі характеристики є спірними (наприклад, гарна зовнішність, досвід роботи в профкомі). Крім того, застосування типової моделі на практиці не завжди здійсненне.

По-перше, у сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу секретарів за кваліфікацією, як це передбачено Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців й інших службовців, а термін „референт” застосовують до секретарів різного рівня.

По-друге, секретар залежно від сфери діяльності організації, її корпоративної культури, організаційної структури, розміру, стилю управління, національних особливостей має різні функціональні обов’язки, ефективне виконання яких вимагає різних здібностей й особистісних якостей.

Дата добавления: 2014-01-07