Про зв’язок із керівником у разі його відсутності (якщо керівник залишає офіс)

Про візити важливих відвідувачів.

Як керівник ставиться до питання про планування свого робочого дня секретарем чи спільне планування робочого дня? Чи має намір керівник інформувати свого помічника про плани на майбутній день?

Хто буде заміняти секретаря у разі його відсутності на робочому місці?

Чиї ще доручення, крім доручень безпосереднього начальника, секретар повинен виконувати, і в якій послідовності?

Яка організаційна структура компанії та ієрархія її керівного складу?

Які питання керівник вирішує особисто, а щодо яких слід переадресовувати дзвінки іншим співробітникам?

Для цього важливо знати структуру організації й функціональні обов’язки кожного структурного підрозділу.

Секретар повинен довідатися про:

- формальну ієрархію посад керівників і завдання, рішенням яких займаються структурні підрозділи;

- неформальну ієрархію – хто зі співробітників ухвалює рішення щодо конкретних питань.

Секретар-референт має уточнити, чи є він особистим секретарем керівника фірми, чи секретарем фірми загалом. Наприклад, особу зараховано на посаду секретаря одного із засновників компанії, і крім нього в офісі перебувають ще два або три засновники, які не мають своїх особистих помічників. У цьому випадку обов’язками секретаря може бути й виконання їхніх прохань і доручень.

Досить часто керівники компаній воліють планувати свій робочий день самостійно. Можливо, це пов’язане з тим, що вони досить мобільні і їхній графік може мінятися кілька разів протягом дня, а можливо, побоюючись витоку інформації, вони не вважають за потрібне посвячувати секретаря у свої плани. Тому секретар обов’язково повинен з’ясувати це питання в бесіді з керівником.

Якщо ж керівник категорично відмовляється від допомоги секретаря в цій справі, тоді той має домовитися з ним про те, щоб керівник інформував секретаря про свої плани на день. Слід обов’язково пояснити, чому було поставлене подібне запитання. Керівник повинен зрозуміти, що справа не в цікавості з боку секретаря, а в бажанні полегшити спілкування й не відволікати його марно від важливих зустрічей і переговорів. Якщо ж керівник й у цьому випадку не хоче йти на компроміс, то секретареві доведеться орієнтуватися відповідно до ситуації.

На початку кожного робочого дня секретар повинен питати керівника про те, чи заплановано на сьогодні візити до керівника особливо важливих відвідувачів. Секретареві слід знати про майбутні візити, щоб підготувати гідну зустріч.

Коли керівник має намір на деякий час залишити офіс, секретар повинен уточнити, як довго він буде відсутній, щоб, якщо буде потреба, правильно зорієнтувати колег і ділових партнерів, не піддаючи ризику свою ділову репутацію, а отже, й імідж своєї організації.

Слід також довідатися про можливість зв’язуватися з керівником по мобільному телефону – коли під час своєї відсутності шеф буде доступний по мобільному телефону, а коли його турбувати не слід.

У кожному разі, найголовніше в спілкуванні з такими керівниками – поступовість. Згодом, коли шеф переконається у вмінні секретаря зберігати конфіденційну інформацію, ліміт його довіри до нього потроху почне зростати.

Дата добавления: 2014-01-07