Які побажання керівника щодо подавання чаю або кави?

Як буде організовано прийом відвідувачів? Чи буде спеціально відведено день для прийому співробітників з особистих питань?

Одержати відповідь на це питання потрібно не зволікаючи, тому що візити ділових партнерів можуть бути заплановані вже на перший день роботи новопризначеного секретаря.

Секретар обов’язково має уточнити:

- як прийнято приймати відвідувачів з інших організацій;

- хто має право входить у кабінет керівника без попередньої доповіді, бо він наділений неформальним правом входити в кабінет керівника в будь-який час;

- про прихід кого слід доповідати негайно;

- кого для аудієнції слід запрошувати тільки в кімнату для переговорів;

- чи призначено спеціальні години для приймання співробітників своєї організації з особистих питань;

- про порядок користування кімнатою для переговорів.

Дуже часто керівник відмовляється від організації годин прийому з особистих питань, мотивуючи це тим, що досить прийняти всіх, хто бажає, у робочому порядку. На жаль, практика свідчить, що це не зовсім правильний підхід.

Секретар повинен спробувати тактовно переконати шефа в тому, що, призначивши спеціальні години прийому з особистих питань, він зможе впорядкувати процес відвідування керівника співробітниками. Це заощадить час і сили і начальника, і підлеглих, у яких не буде необхідності весь час заглядати в приймальню, відриваючи секретаря від роботи, щоб уточнити, чи звільнився шеф, чи готовий він вислухати співробітника. Деякі особливо наполегливі колеги можуть годинами просиджувати в приймальні, маячити перед очима й, що особливо небажано, бути присутніми під час телефонних переговорів секретаря. Не слід забувати, що секретареві часто доводиться виконувати особисті доручення шефа – бронювати квитки й готельні номери, організовувати поїздки його родини на відпочинок або робити запис до лікаря, і зайві вуха в цей момент абсолютно неприпустимі. Не слід говорити, що й під час прийому важливих відвідувачів присутність сторонніх, нехай навіть і співробітників фірми, у приймальні вкрай небажана.

Секретар може порадити, що час прийому можна звести до мінімуму, наприклад: одна година в тиждень за попереднім записом, але не більше чотирьох чоловік у день. Якщо ж у співробітника виникла екстрена необхідність потрапити на прийом до директора, то про неї секретар може доповісти в робочому порядку.

Секретар має довідатися, чаю чи каві та якому сорту віддає перевагу керівник, і намагатися, щоб цей напій завжди був і завжди найкращий.

Слід обумовити ситуації, коли відвідувачам пропонувати частування, а коли ні. Секретар повинен знати, що чай або каву рекомендують подавати через 5–10 хвилин після початку бесіди з відвідувачем, однак, коли йдеться про ділових партнерів, з якими керівник давно й добре знайомий, у нього можуть з’явитися спеціальні побажання (алкогольні напої).

12. Щодо підтримання порядку в кабінеті керівника й забезпечення його необхідним канцелярським приладдям – усі деталі цієї відповідальної роботи краще обговорити заздалегідь.

Дата добавления: 2014-01-07