Вопрос 6. Порядок проведения инвентаризации

Первый этап. Подготовительные мероприятия. Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий – контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Указанные приказы регистрируются бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе инвентаризационной комиссии.

При коллективной материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

– опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

– проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения;

– получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам с указанием «до инвентаризации на ___ дата», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Лица ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на ценности сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие, на их ответственность оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отбираются и у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.

Внезапная инвентаризация позволяет получить объективные результаты проверки товарно-материальных ценностей или денежных средств, в том числе недостачи, излишки, образовавшиеся, в результате халатности, неопытности работников предприятия или злоупотреблений. Внезапно инвентаризацию можно провести лишь тогда, когда информация о ней не будет известна ни кому до определенного времени, исключая инициатора ее проведения. Поэтому сотрудник правоохранительных органов, вручив документ о назначении и проведении инвентаризации, руководителю предприятия, где она должна проводиться, должен добиться приказа о немедленном ее проведении. Одновременно принять необходимые меры по опечатыванию всех помещений, где находятся материальные ценности, подлежащие проверке. При этом не нарушать нормальные условия работы предприятия. Это не даст возможность тайной доставки недостающих товаров или вывоза лишних.

После назначения инвентаризации сотруднику правоохранительных органов необходимо поинтересоваться, кто назначен членами инвентаризационной комиссии и хорошо ли они знают правила ее проведения. В состав комиссии не должны включаться материально ответственные лица с других хозяйственных объектов этого предприятия, а также друзья, знакомые и родственники, проверяемых лиц.

Сотрудник правоохранительных органов может присутствовать при проведении инвентаризации, однако он не должен вмешиваться в работу членов комиссии и подсказывать, как проводить проверку ценностей и быть членом комиссии. При выявлении им нарушений и ошибок он должен поставить в известность руководителя предприятия и потребовать их устранения. Необходимость присутствия сотрудника правоохранительных органов при инвентаризации вызывается тем, что материально ответственные лица могут вступить в преступный сговор с членами инвентаризационной комиссии и работниками бухгалтерии с целью сокрытия недостач или излишков, путем искажения результатов инвентаризации.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам, в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому наименованию и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц: кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, кладовых и т.д.

Второй этап. Снятие остатков. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладываются к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведет один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня данные этих ведомостей сличаются, и выверенный итог вносится в инвентаризационную опись (рис.2). Ведомости отвесов прикладываются к описи.

Наименование инвентаризуемых ценностей, объектов и их количество показывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Поскольку в настоящее время нет утвержденных форм для инвентаризации нематериальных активов, финансовых вложений, незавершенного производства, капитальных вложений, резервов, некоторых видов обязательств, то организация должна обязательно разработать для себя эти формы, соблюдая требования п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете, и закрепить приказом об учетной политике.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как машинным, так и ручным способом.

Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой, четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается.

На каждой странице инвентаризационной описи указываются прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей.

Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

Если материально-ответственные лица отсутствуют, то в этом случае в комиссию включается представитель власти (местной администрации).

При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально-ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

На ценности, не принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нем, составляются отдельные описи.

Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности должна производиться, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, расчетов и других статей баланса – по состоянию на первое число каждого месяца.

Вся деятельность по проверке материальных ценностей оформляется инвентаризационными описями, которые, как правило, составляются в трех, четырех экземплярах.

Если инвентаризация ценностей не закончена в течении одного дня, она должна быть закончена в течении последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во все время работы комиссии храниться у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв) описи должны храниться в закрытом помещении, где производится инвентаризация, в ящике сейфа.

(предприятие)

________________________

(цех, склад)

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ N______

«_____» ___________ 200 г.

________________________________________________________________

(вид товарно-материальных ценностей)

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Материально ответственное лицо:

____________ _________________________________________________

(должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество)

На основании приказа (распоряжения) №___ от ___ ___________ 200 г. произведено снятие фактических остатков, числящихся на балансовом счете

№ __ по состоянию на __ ________ 200 г.

Инвентаризация: начата ________ _______________ 200 г.

окончена _______ _______________ 200 г.

При инвентаризации установлено следующее:

№ п/п

Наимено-вание

Номен-клатур-ный №

Единица измер-ения

Цена

Фактически

По данным учета

Недос-тача

Излишки

Количе-ство

сумма

Количе-ство

сумма

Количе-ство

сумма

Количе-ство

сумма

Общее количество единиц фактически _______________________________

(прописью)

________________________________________________________________

Итого фактически по описи, руб.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Председатель______________ ____________ ___________

комиссии: (фамилия, имя, отчество) (должность) (подпись)

Члены _________________ _____________ ______________________

комиссии: _________________ _____________ ______________________

При инвентаризации должны применяться утвержденные ЦСУ РФ типовые межведомственные формы первичной учетной документации по инвентаризации.

При инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы описей, утвержденные Министерством сельского хозяйства и ЦСУ для сельскохозяйственных предприятий.

Третий этап. Установление результатов инвентаризации. Полученные от проверки фактические данные сопоставляются с данными бухгалтерского учета, и выявляются расхождения (излишки, недостачи, равенство), составляются сличительные ведомости.

Вывод: таким образом, при проведении инвентаризации от всех членов комиссии требуется точное и неукоснительное соблюдение правил, принципов и порядка проведения инвентаризации для получения достоверных результатов.

Дата добавления: 2014-01-07