Вопрос 7. Выведение результатов инвентаризации и их документальное оформление

Равенством, считается результат инвентаризации в том случае, если фактический остаток совпадает с документальным.

Недостача - превышение документального остатка материальных ценностей над фактическим остатком.

Излишки – превышение фактического остатка материальных ценностей над документальным остатком.

В ходе проведения инвентаризации (при ведении количественного или количественно-суммового учета) может быть выявлена пересортица, т.е. какой – либо однородный товар оказывается одновременно в излишке и в недостаче, например, мука высшего сорта – в излишках, а по муке первого сорта – недостача.

Для определения окончательных результатов инвентаризации нужно

учесть пересортицу товарно-материальных ценностей, суммовые разницы и списать в пределах фактических потерь и установленных норм естественной убыли.

Пересортица товарно-материальных ценностей образуется в случае, если какие-либо однородные товары окажутся одновременно в излишках и в недостаче. Например, маргарин 1-го сорта будет в излишке, а маргарин 2-го сорта - в недостаче. Пересортица - это умышленная или неумышленная замена однородных товаров. Она может быть выявлена в ходе инвентаризации лишь в тех организациях, в которых ведется количественно-сортовой учет.

Причинами пересортицы могут быть:

1. ошибки материально-ответственного лица при приемке или отпуске материальных ценностей. Например, работник базы по неопытности, рассеянности и т.п. может отпустить яблоки 1-го сорта по цене 2-го сорта. При расследовании причин пересортицы не следует исключать возможность такого рода ошибок, особенно в тех случаях, когда товары разных сортов, оказавшиеся одновременно в излишках и в недостаче, мало отличаются по внешнему виду;

2. злоупотребления материально-ответственного лица. Искусственное создание пересортицы за счет обмана покупателей, являются одним из важных источников хищений в торговых предприятиях.

Отпуская покупателям товары худшего качества, чем указано в накладных, расхитители создают пересортицу, а затем товары лучшего качества реализуют через коммерческую сеть. Выявление при инвентаризации расхождения между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета могут регулироваться путем взаимного зачета излишков и недостач, возникших в результате пересортицы. Но это допускается только в виде исключения, за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, в одинаковом количестве.

После зачета излишков и недостач образуются так называемые суммовые разницы.

Например, в результате инвентаризации на холодильном складе обнаружена пересортица сливочного масла 1-го и 2-го сорта;

в недостаче масло 1-го сорта - 10 кг. по цене 60 руб.;

в излишках масло 2-го сорта - 10 кг. по цене 30 руб.

Инвентаризационная комиссия установила, что пересортица в данном случае образовалась вследствие ошибки заведующего складом. Был произведен зачет 10 кг. излишнего масла 2-го сорта в счет недостачи масла 1-го сорта.

Но в результате этого зачета склад должен понести убытки в размере разницы в стоимости 1-го и 2-го сортов масла, помноженной на количество килограмм зачтенного масла (10 кг), т.е. сумма 300 руб. Эта сумма и будет суммовой разницей (недостачей). Такая суммовая разница (суммовая недостача) должна быть отнесена на счет виновных лиц.

Суммовые разницы, получившиеся в результате продажи товара одного сорта за другой, имеющий более высокую цену (суммовые излишки), следует возвращать покупателю. Если это сделать невозможно, то сумма разницы включается в прибыль организации.

После зачета пересортицы оставшиеся излишки должны быть полностью оприходованы. При недостаче часть ее может быть списана за счет так называемой естественной убыли (усушка, утряска и т.д.).

Размер естественной убыли определяется на складах в процентном отношении к среднемесячному остатку продовольственных товаров по утвержденным нормам. В магазинах применяются другие нормы естественной убыли: ее размер вычисляется применительно к количеству реализованных в магазине товаров. Количество реализованных товаров определяется следующим образом: берется остаток данного товара в магазине на начало инвентаризационного периода (по данным инвентаризационных описей), к нему прибавляется приход товара за этот период (на основании приходных документов) и вычисляется остаток этого же товара на конец инвентаризационного периода (по данным инвентаризационной описи последней инвентаризации).

Естественная убыль начисляется не по всем товарам. Так, она не может быть начислена по всем промышленным товарам (обувь, консервы и т.д.).

Естественная убыль начисляется только после инвентаризации при наличии и в пределах недостачи. Например, на складе обнаружена недостача 3 кг. орехов. Естественная убыль орехов за период между двумя инвентаризациями должна быть составлена по нормам 5 кг. В этом случае за счет естественной убыли должно быть списано 3 кг. орехов, т.е. столько, сколько оказалось в недостаче. 2 кг. орехов будет являться экономией естественной убыли. Иногда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счет этого совершают хищения.

От естественной убыли следует отличать порчу товаров, например, бой бутылок. На порчу товаров материально-ответственные лица с участием комиссий составляют специальные акты, которые утверждаются руководителем. Естественная убыль на них не начисляется.

Данные о пересортице, суммовых разницах и естественной убыли заносятся в сличительную ведомость. После зачета их определяется окончательная сумма недостач и излишков. При необходимости берут объяснения.

Типовые бланки сличительных ведомостей существуют для основных средств, для товарно-материальных ценностей, для оптовой торговли, для розничной торговли. Результат инвентаризации при ведении суммового учета на предприятии выводится в общей сумме, при ведении количественного учета – только в количественном выражении, а при ведении количественно – суммового учета – в количественном и суммовом выражении. Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации. До начала работ по составлению сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия (централизо­ванная бухгалтерия или ее учетно-контрольная группа) производит тща­тельную проверку правильности всех подсчетов, приведенных в инвентари­зационных описях (актах). Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сдела­на отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

Сличительные ведомости составляются по ценностям, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. Они могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную.

По ценностям, принадлежащим другим предприятиям, составляются от­дельные сличительные ведомости. Данные в этих ведомостях приводятся по предприятиям, которым эти ценности принадлежат. Результаты инвентаризации сообщаются справкой владельцам ценностей с приложением копии ин­вентаризационной описи.

Для прослеживания правильности проведения инвентаризации по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки. Они проводятся с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т.д.), где проводилась инвентаризация. При этом проверяются любые ценности, значащиеся в описи путем их повторного пересчета. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причем указываются причины порчи их и виновные в этом лица.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и дает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также описанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянной действующей инвентаризационной комиссии.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п. принимаются до открытия склада, кладовой, секции. Рабочая инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам (в согласовании с соответствующими счетами капитальных вложений) необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – описаны и отражены в учете; по незавершенному производству – все ли затраты описаны на выпущенную продукцию и т.д.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, производиться последовательно в порядке расположения материальных ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида товарно-материальных ценностей к другому.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация производится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается, комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Товарно-материальные ценности заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяют фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственные лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются, когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

На больших складах при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия в процессе инвентаризации товарно-материальных ценностей могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием: «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляться эта опись должна по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Товарно-материальные ценности, принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными товарно-материальными ценностями. На эти ценности составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, неоплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключаются в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.

На счетах учета этих товарно-материальных ценностей (в пути, товаров отгруженных и др.) могут оставляться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами. По товарам, находящимся в пути – счета­ми, платежными требованиями поставщиков

Наименование________________________________________________

^{(организации)}

АКТ

контрольной проверки инвентаризации ценностей на__________________

________________________________________________________________

наименование предприятия, склада, кладовой, цеха, участка и т.д., где проводилась инвентаризация «___»__________________20___г.

Инвентаризация ценностей проводилась на ________ комиссией в составе:

Председатель ___________________________________________________

^{(должность, фамилия, имя, отчество)}

Члены комиссии _________________________________________________

^{(должность, фамилия, имя, отчество)}

Контрольной проверкой, проведенной ___________________ установлено:

1. По инвентаризационной описи значится в наличии _______________ наименование ценностей на сумму.

2. Результаты проверки

№№ по описи	Наименование ценностей, подвергшихся контрольной проверке	Значится по инвентаризацион-ной описи	Фактически оказалось при контрольной проверке	Результаты проверки
кол-во	цена	сумма	кол-во	цена	сумма	Излишки	Недостача
	Итого

Подписи:

Лица, проводившие контрольную проверку

Председателя инвентаризационной комиссии

Членов инвентаризационной комиссии

или другими их заменяющими до­кументами. По отгруженным - копиями предъявленных покупателям сче­тов-фактур и копиями платежных требований. По просроченным оплатой - документами с обязательным подтверждением учреждением банка о нахож­дении платежных требований в картотеках. По находящимся на складах других организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате инвентаризации. По находящимся на складах одногородних плательщиков – сохранными расписками, переоформленными на дату прове­дения инвентаризации.

Предварительно должна быть проведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.

При длительной заготовке в оплате покупателями иди заказчиками отгруженных им товаров, за выполненные работы или оказанные услуги вы­ясняются причины этой задержки, которые фиксируются в протоколе инвен­таризационной комиссии.

При установлении фактов неоприходования поступивших товарно-мате­риальных ценностей должны быть затребованы объяснения лиц, подучивших их, а в случаях злоупотребления материалы должны быть переданы следс­твенным органам.

Инвентаризационные описи (акты) составляются отдельно на товар­но-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, неоплачен­ные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные; наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании ко­торых эти ценности учтены на соответствующих счетах. При этом по гру­зам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учет как матери­алы и товары в пути, необходимо проверить, какие меры приняты к их ро­зыску.

В описях на товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносятся в описи на основании документов, подт­верждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, фактичес­кая стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, мес­то хранения, номера и даты документов.

При получении от предприятий, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описей комиссия со­поставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентариза­ционных описей) с количеством, установленным по документам.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в перера­ботке на других предприятиях, указывается наименование перерабатываю­щего предприятия, наименование ценностей, количество, фактическая сто­имость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

На заключительном заседании инвентаризационной комиссии, оформляется «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Вывод: Существует три результата инвентаризации: превышение фактического остатка над документальным – излишки, превышение документального остатка над фактическим – недостача и равенство, которое говорит о правильности и четкости ведения бухгалтерского учета.

Дата добавления: 2014-01-07