Отечественные автоматизированные системы управления гостиницами

Стандартный комплекс полной автоматизации гостиницы

Система «Русский отель» представляет собой единый комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, полностью охватывающих основную производственную деятельность, учет и контроль, построена по технологии автоматизированных рабочих мест, которая исключает возможность прохождения не учтенных в системе документов.

Информационная модель, заложенная в систему, соответствует типовой организационной структуре гостиницы, а прикладное программное обеспечение оформлено в виде программных модулей, реализующих определенные функции.

Система имеет ряд преимуществ: мобильна в использовании аппаратных средств, проста в эксплуатации и легко наращиваемые за счет введения новых рабочих мест. В системе предусмотрена возможность защиты данных от несанкционированного доступа. Внутри системы защита доступа к данным обеспечивается уникальной идентификацией пользователя кодом и паролем.

Система состоит из следующих функциональных модулей:

Подсистема «Управление» предназначена для автоматизации деятельности руководителя гостиницы и обеспечивает: обработку деловой документации; контроль исполнение и проверку состояния гостиничного хозяйства и состояния работ по подразделениям; сервис.

Подсистема «Коммерческий отдел» предназначена для автоматизации деятельности подразделения гостиницы обслуживанию гостей и обеспечивает: ведение договоров с корпоративными клиентами; планирование приема и обслуживания гостей; сбор отчетной информации по коммерческой деятельности; сбор справочной информации по состоянию безналичных счетов с партнерами.

Подсистема «Портье» предназначена для автоматизации основной производственной деятельности гостиницы обеспечивает: резервирование и бронирование номеров; регистрацию, оформление и размещение гостей; прием и оформление платежей; учет и оперативный контроль загрузки гостиницы.

Подсистема «Этажная служба» предназначена ля автоматизации деятельности этажной службы гостиницы и решает следующие задачи: учет номерного фонда; выдача справочной информации о состоянии номерного фонда гостиницы; отслеживание должников за предоставленные услуги; управление работой горничных; ведение графика ремонтов номерного фонда.

Подсистема «Диспетчер» предназначена для автоматизации деятельности диспетчерской службы и обеспечивает обработку заявок на проведение текущих ремонтных работ в гостинице; ведение графика плановых ремонтов номерного фонда.

Подсистема «Ресторан» решает следующие задачи: ведение рецептур и технологических справочников; формирование меню; калькуляция блюд и меню; мониторинг наличия продуктов на складе и производстве; расчет затраченных продуктов; оформление движения продуктов на про­изводстве и требований на заказ продуктов на склад; оформление документов реализации изделий; оформление списания продуктов по итогам реализации изделий и с производства; формирование различных отчетов и справок; ведение программы питания гостей и управление загрузкой залов.

Подсистема «Складской учет» предназначена для автоматизации работы подразделений гостиницы, отвечающих за прием, хранение и выдачу материальных ценностей и продовольственных продуктов, обеспечивает ведение документации по их учету и движению.

Подсистема «Бухгалтерский учет» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета производственной и хозяйственной деятельности гостиницы.

Подсистема «Заработная плата» обеспечивает решение задач по расчету заработной платы по правилам, принятым для каждого вида работников гостиницы с учетом действующих законодательных актов.

Подсистема «Кадры» предназначена для автоматизации деятельности кадровой службы гостиницы.

Подсистема «Оперативный учет доходов» обеспечивает формирование отчетных документов по видам производственной деятельности предприятия за различные интервалы времени. Виды, формы и составляющие отчетных документов определяются и настраиваются в зависимости от потребностей предприятия.

Расчеты с клиентами. Все расчеты с гостями за предоставление услуги производятся на автоматизированных рабочих местах, оснащенных контрольно-кассовыми машинами, которые включены государственный реестр. Они разрешены к использованию в отелях и ресторанах и могут быть приняты к использованию не толь­ко за стойкой портье и залах ресторана, но также в барах, буфетах, на этажах, т.е. везде, где осуществляется прием платежей за наличный расчет или кредитными картами. Использование единой системы расчетов открывает широкие возможности для вве­дения внутренней гостиничной кредитной карты.

Взаимосвязь с внешними электронными системами. При наличии в гостинице собственной АТС, имеющей порт для выдачи информации о прошедших телефонных переговорах, возможна стыковка системы управления с телефонной станцией с целью ускорения получения данных о зарегистрированных телефонных переговорах. Система осуществляет их тарификацию и формирование счетов за переговоры для расчетов с клиентами.

При наличии в гостинице электронной замковой системы, имеющей открытый интерфейс общения с другими электронными системами, осуществляется стыковка системы управления с замковой системой.

Система «Невский портье»

Разработчиком системы «Невский портье» является компания «АКТИС» из Санкт-Петербурга. При создании системы был обобщен многолетний опыт внедрения и эксплуатации гостиничной системы «АКТИС - отель», первая версия которой появилась еще в 1989 г.

Система «Невский портье» обладает широкими возможностями, гибкостью настройки и перспективой развития. В ней заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности как на базе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, практикуемых за рубежом (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту). Оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же клиента.

При расчетах с гостями и с организациями-потребителями за оказанные гостиничные услуги система «Невский портье» раздельно учитывает наличную оплату, безналичные средства, переведенные на расчетный счет гостиниц и плату гостей по кредитным картам. Возможна связь системы со стандартными бухгалтерскими системами. Аналитическая информация передается для вторичной проверки в Excel.

Система «Невский портье» предназначена прежде всего для автоматизации работы служб приема и размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с количеством номеров от 1 до 2000 и числом корпусов от 1 до 10.

В небольших гостиницах система «Невский портье» может устанавливаться в локальном варианте (совмещенное АРМ администратора - кассира - портье). А для средних и больших гостиниц предлагается сетевой вариант системы с установкой АРМ: в службе приема, в службе бронирования (предварительной продажи путевок для пансионатов), в дирекции и т.д.

Вопросы для обсуждения на практических занятиях и самоконтроля:

1. Перечислите основные критерии выбора системы автоматизации гостиницы.

2. Что включает стандартный комплекс полной автоматизации гостиницы?

3. От каких факторов зависит эффективность использования автоматизированных систем управления гостиницей?

4. Перечислите наиболее часто встречающиеся АРМ в автоматизированных системах управления гостиницами.

5. Проведите сравнительный анализ двух отечественных систем автоматизации гостиниц.

6. Назовите основные функции одной из систем автоматизации гостиницы.

Дата добавления: 2014-01-07