Ввод сведений о выполнении задач. Внесение изменений в план

Методика построения внутренней информационной модели экономического объекта

Проверка загрузки сотрудников

Когда меняли расписание сотрудников, работали с Таблицей ресурсов, строка с информацией о менеджере Иванове выделялась на общем фоне крас­ным цветом надписей. Это — знак того, что менеджер Иванов перегружен рабо­той. Для проверки его расписания выделим строку со сведениями об Иванове и перейдем в окно График ресурсов.

Так и есть. Менеджер Иванов занят у нас на 200%. При составлении плана была допущена ошибка. Придется внести в план ис­правления.

Перейдем в окно Использование ресурсов и в строке с фамилией «Иванов» найдем число, выделенное красным. Выясняется, что в один из дней работы над проектом полтора часа, необходимые Иванову для выполнения всех порученных дел, он должен уместить в один час.

Под строкой с фамилией в таблице Использование ресурсов находятся дополнительные строки, показывающие, к каким задачам приписан данный ресурс (рис. 6). Оказывается, что Иванов должен одновременно получать счет от поставщика и мчаться заказывать транспорт.

Избавить план от этого несоответствия можно несколькими способами. Один из них — уменьшить занятость Иванова. Пусть он половину своей активно­сти посвятит получению счета, а оставшуюся часть — заказу транспорта. Перей­дите в окно Диаграмма Ганта, поставьте курсор на задачу «Получение счета» и нажмите Shift+F2. Выбрав вкладку Ресурсы, измените значение в столбце Единицы со 100% на 50%. Закройте вкладку и проделайте аналогичные действия с задачей «Заказ транспорта».

По таблице Использование ресурсов смотрим, кто свободен в этот момент. Пусть бухгалтер Марусина займется принятием счета.

Перейдем в окно Диаграмма Гантта, поставим курсор на задачу «Получение счета» и нажмем Shift+F2. Выбрав вкладку Ресурсы, присвоим задаче ресурс по имени «Марусина» вместо «Иванов».

1.Ввод сведений о выполнении задач. Внесение изменений в план

2. Использование информации о проекте в других программах

Пакета Microsoft Office 2003

Ввод сведений о выполнении задач. Поставьте курсор на номер первой выполненной или начавшей выполняться за­дачи (задача «Решение о закупке»). Щелчком мыши пометь­те задачу.

Установите указатель на пункт экранного меню Сервис и щелкните мышью. В вы­павшем подменю выберите еще одним щелчком пункт Отслеживание. Вам предлагаются следующие возможности. Можно изменить условия выполнения отдельной задачи или проекта, можно показать на диаграмме текущую линию исполнения или изменить установки базовой линии проекта.

Изменять процент выполнения задач можно и через окно Сведения о задаче. Выберите указателем вкладку Общие и щелкните мышью. В графу Процент завершения поставьте цифру 100%. Щелкнув мышью по кнопке ОК, закройте окно.

В первом столбце Таблицы задач, который все время оставался пустым, появилась большая галочка. Такая «жирная птичка» будет появляться против всякого дела, которое полностью выполнено.

Вторая задача — «Согласование цен» — еще не завершена. На ее выполне­ние по плану отводится почти четверо суток. Выделите эту задачу и откройте окно Сведения о задаче. Проставьте реальный прогресс за день — 15% (4 часа). Закройте окно Сведения о задаче. Левая часть светло-красной полоски, обозначающей на диаграмме Гантта работу по согласованию цен, окрасилась в глубокий красный цвет. Так MS Project отражает тот факт, что работа над задачей начата и успешно ведется.

По низу черной полосы, соответствующей основной работе, «Закупка за грани­цей», вырос рядок «сосулек». Так и должно быть, ведь каждая выполненная задача приближает вас к выполнению основной работы, а «сосульки» отражают процент выполнения основной работы. По мере выполнения задач и роста процента вы­полнения всей работы «сосульки» будут распространяться вправо по этой полосе.

Допустим, что директор договорился цены за четыре часа. Снова пометьте вторую задачу — «Согласование цен» — и откройте окно Сведения о задаче. Поставьте 100% в графе Процент завершения и закройте окно.

Рядом с задачей «Согласование цен» в первом столбце Таблицы задач появилась галочка. Полоска задачи «Согласование цен» из красной превратилась в равно­мерно-синюю. Это показывает, что выполненная задача уже не входит в критиче­ский путь и не требует особого контроля. Синяя полоска задачи «Согласование цен» стала заметно короче черно-белой. Полоски всех последующих задач сдвинулись влево, подстраиваясь под сокращение плана на одну задачу.

Допустим, что ди­ректор мог сегодня и вообще не появиться на работе. Еще раз пометьте задачу «Согласование цен», откройте окно Сведения о задаче. И поставьте в графе Процент завершения 0%. Закройте окно.

Полоска задачи «Согласование цен» снова стала светло-красной и подросла впра­во. Полоски последующих задач также сдвинулись вправо.

Внесение изменений в план

Внесем изменения в план, дав возможность директору согласовывать цены целую неделю. Пометьте задачу «Согласование цен» и войдите в окно Информация о задаче. Уста­новите продолжительность согласования цен в одну неделю - «1 н». Закройте окно Информация о задаче, нажав клавишу ОК. Длина линии, соответствующей задаче «Согласование цен» на диаграмме Ганта, увеличилась.

Установите курсор на пункт экранного меню Сервис и щелкните мышью. В выпав­шем подменю снова выберите пункт Отслеживание. Измените установки базовой линии проекта, выбрав в подменю второго уровня пункт Отслеживание. Откроется окно диалога Сохранить базовый план.

Вам предлагается с помощью переключателя записать или базовую линию целиком, или только ее часть, относящуюся к одной из задач. Запишите базовую линию целиком.

Длина линии, соответствующей проекту в целом, увеличилась. Теперь согласование цен длится неделю. Проставьте вновь проценты выполнения для законченных или выполняемых задач. Получите новый, измененный план, в котором отсутствует красный цвет.

Дата добавления: 2014-01-06