Формы разработки и реализации управленческих решений

Сущность и содержание управленческих решений

Тема 1. РЕШЕНИЯ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, орга­низацию, мотивацию, контроль. Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

Процессы принятия решений охватывают практически все облас­ти человеческой деятельности и являются неотъемлемой составляю­щей процессов управления. Основные стадии процесса приведены на рис. 1.1.

Существует два определения теории принятия решений: расши­ренное и узкое. Расширенное отождествляет принятие решений со всем процессом управления. Узкое трактует процесс как выбор наи­лучшего из множества альтернативных вариантов.

Управленческое решение в системе управления. Следует уточ­нить, что не всякое решение, принимаемое руководителем, является управленческим. Например, решения, связанные с технической сто­роной деятельности организации, направленные на подведение ито­гов или оформление документации, таковыми не являются.

Управленческим называется решение, принятое в социальной си­стеме и направленное:

♦ на управление управленческой деятельностью;

♦ проектирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм);

♦ стратегическое планирование;

♦ управление кадрами;

♦ управленческое консультирование;

♦ взаимодействие с внешней средой.

Примером управленческого решения в области стратегического планирования муниципального образования является программа ком­плексного социально-экономического развития.

Управленческим решением (УР) называют творческое, волевое действие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системы и анализе инфор­мации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов разрешения проблемы. УР является основой процес­са управления. Управлять — значит решать. Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях: как процесс и как явление (рис. 1.2). Как процесс УР — это поиск, переработка и анализ информации, разработка альтернатив, выбор лучшей из них, утверждение и реализация. Как явление УР — это план действий, приказ, программа, постановление, устное или письменное распоря­жение.

Сущность управленческих решений. Любое УР связано с соци­альными, экономическими, организационными, правовыми и техно­логическими интересами организации.

Социальная сущность УР заложена в механизме управления пер­соналом, который включает способы воздействия на людей с целью согласования их деятельности. Чтобы успешно воздействовать на подчиненных, руководитель должен четко представлять их интересы и потребности, мотивы и стимулы, установки и ценности, опасения и тревоги, неформальную структуру рабочих групп. Социальная сущ­ность УР проявляется в цели. Приоритетом при разработке решений должно быть создание комфортной домашней и рабочей обстановки, всестороннее развитие личности в профессиональном и общекуль­турном плане, развитие системы участия в управлении.

Экономическая сущность УР заключается в том, что для разработ­ки и реализации любого решения требуются финансовые, матери­альные, временные и иные затраты. Каждое УР имеет реальную стоимость. Эффективные и качественные решения должны принести организации (муниципальному образованию, стране) доход, а оши­бочные приводят к убыткам. Необходимо учитывать материальную заинтересованность всех участников процесса разработки и реализа­ции, эффективность использования всех видов ресурсов.

Организационная сущность состоит в том, что в процессе разра­ботки и реализации управленческого решения участвуют работники организации. Для организации эффективной работы необходимо сфор­мировать работоспособный коллектив, разработать должностные ин­струкции и положения, наделить сотрудников полномочиями, нрава­ми, обязанностями и ответственностью, обеспечить систему контроля, предоставить необходимые ресурсы и технические средства, посто­янно координировать работу.

Правовая сущность УР проявляется в точном соблюдении право­вых норм при подготовке и реализации. Нарушение законодательст­ва в процессе разработки и реализации УР может привести к его от­мене, а также быть предметом рассмотрения в суде. Вся организация может понести ощутимые потери, если уже разработанное решение будет отменено, так как уже были потрачены ресурсы и необходимо будет потратить дополнительные средства на новую разработку. За незаконно реализованное решение может быть наложен штраф или начато уголовное преследование кого-либо из инициаторов. Незна­ние законодательства не освобождает от ответственности. Чтобы из­бежать подобных ситуаций, во многих организациях проводятся пра­вовые экспертизы УР.

Технологическая сущность УР заключается в возможности обеспе­чения персонала необходимыми техническими, информационно-ком­муникационными средствами и ресурсами для разработки и реализа­ции решения. Иногда разработчики недостаточно четко представляют себе объект, на который направлено решение, или используют уста­ревшую, недостоверную или неполную информацию.

Обобщенная схема процесса разработки управленческих реше­ний. Каждое УР имеет целевую направленность. Процесс разработки и реализации УР представлен на рис. 1.3.

Глобальная цель управления социальной системой — это макси­мальное удовлетворение потребностей и интересов личности, кол­лектива, общества.

Например, стратегической долгосрочной целью управления социально-экономическим развитием муниципального образования является повышение качества жизни населения.

Гло­бальная цель может включать технократические, социальные и эконо­мические цели. К технократическим относятся технические, техноло­гические цели, достижение которых основано на формализованных подходах и алгоритмах. К социальным — обеспечение социальной справедливости, регулирование занятости и трудовых отношений, ре­шение жилищных проблем, социальная поддержка отдельных групп населения, охрана окружающей среды и здоровья населения, созда­ние условий для профессионального и общекультурного развития личности, развитие физической культуры и спорта. К экономиче­ским — рациональное использование земли и природных ресурсов, эффективное управление муниципальными финансами и имущест­вом, обеспечение налогового, ценового и тарифного регулирования, налаживание внешних экономических связей.

Конкретная ситуа­ция — это реальное положение дел в контексте установленной цели.

Проблема трактуется как «разность» между целью и ситуацией.

Группы проблем обобщаются в общую проблему (П), которая яв­ляется индикатором эффективности реализуемых решений. Чаще всего проблему анализируют с точки зрения остроты и решаемости.

В процессе анализа составляют таблицу, в которой остроте и ре­шаемости проблемы присваиваются численные показатели от 0 до 10 (0 — самый высокий). Решение должно быть направлено на измене­ние ситуации и приближение к цели, значит, масштаб проблемы бу­дет убывать до минимально допустимого П_зад. Если ситуация не ме­няется, то следует сосредоточиться на изменении цели до достиже­ния значения П_зад (см. рис. 1.3). Довольно часто сложная на первый взгляд проблема в результате оценки по данным критериям может оказаться незначительной. Тогда процесс разработки управленческо­го решения (РУР) завершается. Никакое решение разрабатывать и реализовывать не нужно.

Рассмотрим примеры управленческих решений в различных сфе­рах.

Формирование и учет муниципальной собственности

1. Разработать проекты нормативно-правовых актов органа местно­го самоуправления по формированию и учету муниципальной соб­ственности.

2. Разработать методику расчета платежей за пользование муници­пальным имуществом.

Стратегическое планирование.

1. Разработать концепцию молодежной политики муниципального образования.

2. Разработать и утвердить концепцию комплексного управления экономикой и финансами муниципального образования.

Управление человеческими ресурсами.

1. Сформировать службу управления персоналом и включить в ее состав отдел кадров, отдел профессионального обучения, отдел оценки и аттестации персонала, отдел оплаты труда, отдел соци­альной защиты, отдел охраны труда и техники безопасности.

2. Службе управления персоналом разработать систему управления проблемными сотрудниками. Выявить объективные характери­стики при оценке работы, определить проблемы, связанные с ха­рактером подчиненных.

3. Разработать и внедрить системы повышения эффективности ра­боты коллектива. Определить факторы, влияющие на групповое поведение и эффективность труда.

Управление качеством.

Разработать систему управления качеством. Определить стандар­ты и требования, выявить отклонения и принять меры, провести ор­ганизационные и технические мероприятия.

Коммуникации с внешней средой.

1. Силами информационного отдела разработать и внедрить муни­ципальную информационно-коммуникационную систему для по­вышения эффективности информационного взаимодействия с му­ниципалитетами других городов.

2. Начальнику кадровой службы принять на временную работу для чтения персоналу лекций по жилищно-коммунальному хозяйст­ву заместителя начальника отдела ЖКХ администрации города.

Особенности процесса принятия управленческих решений на муниципальном уровне. Специфика муниципального управления и процесса принятия решений предполагает осуществление управляю­щих воздействий субъектом (население, органы местного самоуправ­ления) на объект управления (муниципальное образование). В му­ниципальном управлении сами субъекты являются источниками и причинами неопределенности и субъективности принимаемых ре­шений. Особенности процесса муниципального управления вытека­ют из особенностей самого муниципального образования как объек­та управления, а также из особенностей муниципального управления как вида управленческой деятельности.

Если проанализировать возможности воздействия субъекта управ­ления на объект, то характеристики муниципального образования подразделяются на две группы: устойчивые, которые достаточно сложно или невозможно изменить в процессе управления, и изме­няемые, восприимчивые к управляющим воздействиям (рис. 1.4)

Поскольку особенность устойчивых характеристик муниципального образования как объекта управления состоит в том, что их изме­нение приводит к корректировке сущностных параметров объекта и влечет за собой коренное изменение соотношений между объектом и субъектом, процесс муниципального управления осуществляется главным образом в рамках воздействия на изменяемые характери­стики. Так, при повышении квалификации персонала или совершен­ствовании системы взаимоотношений органов местного самоуправ­ления с хозяйствующими субъектами и структурами гражданского общества существенно улучшается социально-экономическая ситуа­ция в муниципальном образовании.

Процесс муниципального управления, как и любой другой управ­ленческий процесс, включает:

♦ изучение и анализ исходной ситуации,

♦ выявление и оценку проблем,

♦ формулирование цели,

♦ координацию, разработку, принятие и реализацию управленческих решений

♦ контроль их реализации.

Специфические особенности принятия и реализации управленческих решений, характерные для системы му­ниципального управления, таковы:

♦ необходимость анализа мнений различных групп населения в про­цессе подготовки управленческих решений;

♦ наиболее важные решения принимаются коллегиально, что соот­ветствует федеральному законодательству и уставу муниципаль­ного образования;

♦ необходимость разработки механизма взаимоотношений между отдельными органами местного самоуправления (глава муници­пального образования — представительный орган — администра­ция) в процессе принятия управленческих решений;

♦ наличие, помимо обычных видов контроля реализуемых управ­ленческих решений, дополнительной формы контроля — общест­венного.

Соблюдение данных принципов, бесспорно, усложняет процесс муниципального управления, однако обеспечивает принятие более качественных решений и более эффективный контроль их исполне­ния, а их нарушение приводит к сбоям в системе муниципального управления, вызывая конфликты между ветвями муниципальной вла­сти и недовольство населения.

Технология управленческого решения в социально-экономиче­ской системе (например, при решении проблем муниципального об­разования) включает три этапа: подготовку, принятие и выполнение управленческих решений (рис. 1.5).

Эффективность социально­го управления зависит от соблюдения всех требований на каждом из этапов. Для управления социальными процессами необходимы соци­альные цели и нормы, в соответствии с которыми и будут оказывать­ся целенаправленные воздействия. Разработка социальных целей и норм составляет содержание первого этапа управленческой техно­логии.

Причинами разработки нового управленческого решения являют­ся: неполадки в управляемой подсистеме; указания вышестоя­щих органов; истечение срока действия предыдущего реше­ния; необходимость корректировки ранее принятого решения; новое состояние управляющей подсистемы. Доля других причин невелика.

Таким образом, социальные проблемы непосредственно побужда­ют к разработке и принятию новых управленческих решений. Они связаны с различными отклонениями фактического состояния управ­ляемой подсистемы от планируемого, а также с изменениями меха­низма функционирования системы в целом. При этом если характер и частота каких-либо отклонений и изменений оказываются не слу­чайными, а проявляются последовательно, это может рассматривать­ся как свидетельство несовершенства данной системы.

Технологии разработки политических, административных, эконо­мических и иных решений похожи, так как модели перечисленных видов деятельности в основном совпадают.

Ввиду отсутствия нормативов по технологии подготовки управ­ленческих решений во многих органах власти и управления разраба­тывают памятки, определенные рекомендации. Разработка общих унифицированных требований для подготовки однотипных решений по-прежнему актуальна.

Управленческие решения, принимаемые органами государственного и муниципального управления, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в реализации це­лей и задач, регулировании деятельности объекта управления, обес­печении его финансовыми, трудовыми, материальными и информа­ционными ресурсами. К формам разработки управленческих реше­ний относят следующие.

Указ — решение верховного органа власти или главы государства, имеющее силу закона.

Указание — решение, разрабатываемое органом государственного или муниципального управления по вопросам информационно-ме­тодического характера, а также по вопросам, связанным с организа­цией исполнения приказов, инструкций и других актов данного орга­на и вышестоящих органов управления, носящее методический, тех­нологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Закон — решение высшей государственной власти, носящее обя­зательный и непреложный характер.

Акт — решение широкого круга государственных и обществен­ных организаций, подтверждающее установленные факты, события, действия. Например, акт о передаче чего-либо в собствен­ность.

Приказ — решение, принимаемое руководителем органа государ­ственного или муниципального управления, действующего на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоя­щих перед данным органом. В некоторых случаях приказ может ка­саться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Распоряжение — решение руководителя, главным образом колле­гиального органа государственного или муниципального управления, принимаемое в целях разрешения оперативных вопросов.

Протокол — решение, принимаемое коллегиальным органом или группой лиц, по вопросам, требующим совместного обсуждения. Например, протокол прошедшего собрания, дипломатический про­токол.

Инструкция — решение, устанавливающее порядок и правила вы­полнения каких-либо действий в определенной сфере деятельности. Например, должностная инструкция специалиста Управления эко­номики и промышленной политики администрации города, инст­рукция по работе с обращениями граждан.

Договор — решение двух и более сторон об установлении, измене­нии и прекращении правоотношений.

Соглашение — решение, формирующее общую позитивную инфра­структуру для какой-либо деятельности. Например, соглашение о разделе рынков сбыта, соглашение о квотах на экспорт нефти странами ОПЕК.

План — решение, отражающее цели и конкретные задачи деятель­ности, средства, методы и время их реализации. Например, бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации организации.

Контракт — решение коммерческого характера о выполнении со­вместной деятельности с указанием взаимных прав и обязательств.

Положение — решение, представляющее собой набор законов, пра­вил и инструкций, регламентирующих определенный вид деятельно­сти. Например, положение об Управлении экономики и промышлен­ной политики администрации города.

Правила — решение, представляющее набор предлагаемых для ис­полнения устоявшихся норм поведения и деятельности определен­ных групп работников. Например, правила предоставления льгот оп­ределенным слоям населения.

Модель какого-либо процесса или явления — решение, включа­ющее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на внешние воздействия. Например, модель администрации города включает:

♦ справочные данные;

♦ организационную структуру;

♦ методики формирования статистической информации, проведе­ния экономических расчетов и прогнозирования;

♦ информацию о решениях в аналогичных ситуациях и реальных полученных при этом результатах;

♦ нормативно-правовое обеспечение.

Формы реализации управленческих решений включают следующие.

Деловая беседа — встреча руководителя с подчиненным для обсу­ждения заранее оговоренной темы. Включает следующие этапы:

♦ организация атмосферы взаимной заинтересованности;

♦ согласование целевых установок;

♦ информационная подготовка исполнителей;

♦ обоснование целей и задач;

♦ учет предложений исполнителей;

♦ принятие решения.

Предписание — официальное извещение, направленное конкрет­ному исполнителю, об обязательном выполнении решения в установ­ленный срок.

Убеждение — проводимая руководителем деловая беседа с целью добиться у исполнителей прочных взглядов и установок относитель­но содержания управленческого решения для его выполнения.

Разъяснение — проводимая руководителем деловая беседа, направ­ленная на то, чтобы объяснить суть и содержание решения.

Принуждение — деловая беседа, цель которой — осознанно заста­вить работника выполнить управленческое решение.

Наставление — деловая беседа, цель которой — обучить, подгото­вить работника к выполнению решения.

Сообщение — передача информации, данных, необходимых для успешного исполнения управленческого решения.

Обучение — деловая беседа, цель которой — дать новую информа­цию и знания, необходимые исполнителям для реализации управ­ленческого решения.

Совет — деловая беседа, цель которой — передать подчиненным рекомендации по поводу возможных вариантов реализации управ­ленческого решения.

Деловая игра — мероприятия, проводимые на основе имитацион­ных моделей реальных процессов с целью развития навыков и спо­собностей сотрудников, необходимых для разработки и реализации управленческих решений.

Совещание — мероприятие, проводимое руководителем с целью оперативного сообщения подчиненным текущих задач, обмена инфор­мацией и обсуждения специальных вопросов, возникающих в про­цессе реализации решений.

Заседание — совещание для решения организационных проблем.

Отчет — результаты проделанной работы по воплощению в жизнь управленческого решения.

Для каждой формы разработки УР используется свой набор форм реализации (рис. 1.6)

Формы разработки			Формы реализации
Указ	А
Закон	Предписание
Приказ	Убеждение
Распоряжение	Разъяснение
Указание	Б	Принуждение
Положение	Наставление
Протокол	Сообщение
Инструкция	Деловая беседа
Правила	Личный пример
Соглашение	В	Обучение
Договор	Совет
Контракт	Деловая игра
Оферат	Совещание
Акцепт	Заседание
Акт	Г	Отчет
План	Деловое слово
Модель
Рис. 1.6. Совместное использование форм разработки и реализации управленческих решений

Дата добавления: 2014-01-07