Этапы и процедуры системного анализа

Раccматривая системный анализ как методологию постановки и решения проблем Ю.М.Плотинский выделяет 11 этапов, следуя которым можно последовательно и системно анализировать конкретную проблему.

1. Формулировка основных целей и задач исследования.

2. Определение границ системы, отделение её от внешней среды.

3. Составление списка элементов системы (подсистем, факторов, переменных и т.д.).

7. Установление функций системы и её подсистем.

8. Согласование целей системы и её подсистем.

9. Уточнение границ системы и каждой подсистемы.

Предложенный перечень этапов является приблизительным. Отдельные этапы можно опускать, - другие добавлять, но общая направленность анализа остается.

При проведении системного анализа И.Пригожин и И.Стенгерс не рекомендуют слишком доверять аналогиям и интуиции, так как часто отклик системы на возмущение системы оказывается противоположным тому, что предсказывает наша интуиция.

Состояние обманутых ожиданий в этой ситуации хорошо отражает термин “контринтуитивный”. Единственной специфической особенностью сложных систем является то, что наше знание о них ограниченно и неопределенность со временем возрастает. Отсюда следует, что дать удовлетворительный прогноз поведения сложной системы, используя только собственный опыт и интуицию, как правило, невозможно. Сложная система реагирует на внешние воздействия совсем иначе, чем ожидает наша интуиция, основанная на общении с достаточно простыми системами.

Для исследования сложных систем необходимо особое единство процедур синтеза и анализа. Существует разные подходы к их сочетанию. С.Камионский предложил следующую последовательность процедур, которую можно применить к исследованию социальных организаций:

1. Определить границы исследуемой системы. Эти границы условны и определяются в каждом конкретном случае условиями задач, стоящих перед исследователями.

2. Определить все надсистемы, в которые входит исследуемая система в качестве подсистемы. Например, если исследуется экономическая среда, в которой функционирует организация, то она и будет той надсистемой, в которой следует рассматривать его функции. Исходя из взаимосвязи всех сфер жизни современного общества, любой объект (организацию, предприятие и т.п.) следует изучать в качестве составной части многих систем - экономических, политических, социальных, экологических, региональных, государственных, международных. Каждая из этих надсистем, в свою очередь, имеет множество подсистем, с которыми связана данная организация. Эти подсистемы входят и в другие системы, с которыми связана организация - поставщики, потребители, конкуренты, банки и т.п. Необходимо иметь в виду, что у всех систем есть свои специфические цели. Поэтому необходимо тщательно изучать среду, в которой функционирует организация.

3. Определить основные черты и направления развития всех надсистем, которым принадлежит данная система, в том числе, сформулировать их цели и противоречия между ними.

4. Определить роль исследуемой системы в каждой надсистеме, рассматривая эту роль как средство достижения целей надсистемы. При этом следует рассмотреть следующие два аспекта:

а) идеализированную, ожидаемую роль системы с точки зрения надсистемы, т.е. те функции, которые следовало бы выполнить, чтобы реализовать цели системы;

б) реальную роль системы в достижении целей организации.

5. Выявить состав системы, т.е. определить части, из которых она состоит.

6. Определить структуру системы, представляющую собой совокупность связей между её элементами. Здесь следует отметить многоструктурность любой системы. Любая организация имеет следующие структуры: организационную, информационную, экономическую, морально-психологическую, социальную.

Определить функции компонентов системы, их вклад в реализацию системы в целом.

8. Выявить причины, объединяющие отдельные части в систему, в целостность. Основным интегрирующим фактором, создающим системы, является человеческая деятельность. Важным интегрирующим фактором является цель.

9. Определить все возможные связи, коммуникации системы с внешней средой.

10. Рассмотреть исследуемую систему в динамике, развитии. Это означает, что следует сформулировать историю системы, источник её возникновения, периоды становления, тенденции и перспективы развития, переходы к новым качественным состояниям [ 8 ].

В начале 70-х годов Ю.И.Черняк предложил последовательность этапов и работ по системному анализу и его научный инструментарий, которые можно применить для анализа любой “жесткой” системы [ 14,15 ].

С учётом современного уровня развития системных знаний можно предложить Алгоритм системного анализа организации и набор рекомендуемых методов для его реализации (см. таблицу 1).

ЭТАПЫ и РАБОТЫ	Рекомендуемые методы исследований этапов и работ

I. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ: - существует ли проблема? - факторы и причины, которые повлияли на возникновение проблемы; - анализ логической структуры проблемы (“дерево проблемы”); - анализ развития проблемы (в прошлом и будущем); - внешние связи проблемы (с другими проблемами).	Метод сценариев Диаграмма “Проблема - причины Метод “Дерева проблем” Диагностические методы Метод “Мозгового штурма”
II. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СИСТЕМЫ: - разложение проблемы на комплекс четко сформулированных задач; - выделение системы (объекта исследования); - определение границ системы и подсистем; - выделение подсистем и элементов; - определение всех надсистем, в которые входит исследуемая система; - определение наиболее значимых черт всех надсистем, в которые входит данная система; - исследование роли данной системы в каждой надсистеме; - определение характеристик внешней среды (макроокружения, непосредственного окружения)	Метод “Дерева целей” Матричные методы Статистические методы
III. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ: - определение числа уровней иерархии исследуемой системы; - определение числа подсистем и элементов системы; - определение организационной структуры системы (совокупность связей между элементами); - определение информационной, социальной, экономической, технологической и других структур; - определение направлений деятельности подсистем и языков и их анализ; - определение функций, процессов, операций, выполняемых системой; - определение процессов управления и каналов информации.	Диагностические методы Матричные методы Сетевые методы Морфологические методы Кибернетические методы Метод “Дерева целей”
IY. ФОРМУЛИРОВАНИЕ ОБЩЕЙ ЦЕЛИ И КРИТЕРИЯ СИСТЕМЫ: - формулирование общей цели системы (миссии); - определение целей системы (декомпозиция миссии); - определение подцелей системы; - определение возможных дополнительных побочных целей, которые могут быть достигнуты; - определение ограничений среды; - определение критериев достижения целей; - композиция общего критерия достижения главной цели (миссии) системы.	Метод экспертных оценок “Делфи” Метод “Дерева целей” Методы экономического анализа Морфологические методы Кибернетические модели Оптимизационные, игровые, имитационные и др.
Y. ДЕКОМПОЗИЦИЯ ЦЕЛИ СИСТЕМЫ: - формулирование целей реализации процессов; - формулирование целей достижения качества (процессов,продукции, решений и т.п.); - формулирование целей эффективности деятельности системы и ее подсистем; - формулирование внешних целей и ограничений;	Метод “Дерева целей” Сетевые модели Описательные модели
YI. ВЫЯВЛЕНИЕ РЕСУРСОВ И ПРОЦЕССОВ: - оценка существующей технологии и мощностей системы; - оценка современного состояния ресурсов трудовых, материальных, финансовых, временных и др.;	Метод “Дерева целей” Метод Экспертных оценок “Делфи”

- оценка запланированных и реализуемых системой проектов; - оценка возможностей взаимодействия с другими системами; - выявление в потребностях в ресурсах временных, кадровых, материальных, финансовых; -оценка социальных, экономических, политических и других факторов, оказывающих влияние на эффективность деятельности системы;
YII. АНАЛИЗ БУДУЩИХ УСЛОВИЙ РАЗВИТИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ. ПРОГНОЗ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ: - анализ тенденций и прогноз развития системы; - прогноз и анализ развития и изменения среды; - прогнозы появления новых факторов, оказывающих сильное влияние на развитие системы; - прогноз и анализ возможных ресурсов будущего; - прогноз и анализ возможных изменений целей и критериев.	Метод сценариев Метод “Дерева целей” Метод экспертных оценок “Делфи” Сетевые методы Статистические методы Описательные методы
YIII. ОЦЕНКА новых целей СИСТЕМЫ И СРЕДСТВ ИХ ДОСТИЖЕНИЯ: - оценка взаимозависимости и соподчиненности новых целей системы и подсистем; - оценка относительной важности новых целей системы и подсистем; - оценка дефицитности и стоимости ресурсов для достижения целей; - оценка влияния внешних факторов; - вычисление комплексных оценок.	Метод экспертных оценок “Делфи” Методы экономического анализа Морфологические методы
IX. ОТБОР ВАРИАНТОВ ЦЕЛЕЙ СИСТЕМЫ И ПОДСИСТЕМ: - анализ целей на совместимость, на полноту; - анализ дополнительных, побочных целей; - отсечение неактуальных, избыточных и побочных целей; - планирование вариантов достижения целей; - оценка и сравнение вариантов; - выбор рациональных для данных условий вариантов достижения целей; - построение комплекса вариантов целей, а также средств и способов их достижения.	Метод “Дерева целей” Матричные методы Методы экономического анализа Морфологические методы
X. ДИАГНОЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ: - анализ технологических, экономических, социальных, информационных процессов; -анализ масштабов управляемости; -анализ соотношения централизации и децентрализации; -анализ числа уровней, звеньев системы и связей между ними; -анализ распределения прав, обязанностей и ответственности; -анализ разделения и кооперации труда; - анализ их достоинств и недостатков; - выявление недостатков системы; - выявление недостатков процессов управления системой;	Методы экономического анализа Метод “Дерева целей” Матричные методы Диагностические методы Кибернетические модели
XI. ПОСТРОЕНИЕ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОГРАММЫ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ: - формулирование мероприятий, проектов, программ развития системы; - определение очередности целей; - распределение сфер деятельности и сфер компетенции подсистем и элементов; - разработка плана мероприятий с учетом ограничений; - распределение мероприятий по организациям, руководителям и исполнителям; - определение форм и методов контроля за ходом работ по развитию системы.	Методы экономического анализа Матричные методы Описательные методы

XII. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: - формулирование миссии, целей, подцелей и задач организации; - формулирование функций организации; - проектирование организационной, информационной, социальной, экономической, технологической структуры; - проектирование информационных механизмов; - проектирование технологии управления; - проектирование форм и методов контроля; - проектирование режимов работы; - обоснование и выбор методов мотивации; -определение направлений развития организации.	Диагностические методы Метод “Дерева целей” Матричные методы Сетевые методы Кибернетические методы SWOT - анализ
XIII. ПРОЕКТИРОВАНИЕ РАБОТЫ В ОРГАНИЗАЦИИ - формулирование целей подразделений, разработка стратегии, планирование, мотивация, координация, учёт, контроль, оценка результатов и др.); - определение общих функций организации (планирование, маркетинг, организация, финансы, инновации, информация, социальное развитие и др.); - определение основных ресурсов для реализации функций (время, финансы, кадры, технологии, информация, культура, идеи и др.); - описание работы, её сложность, напряжённость, профессиональный риск; - требования к работе; - восприятие людьми работы; - проектирование рабочих процессов, операций, процедур; - определение необходимости и проектирование ротации кадров; - проектирование организационного и социального развития и др.	Метод “Дерева целей” Матричные методы Морфологические методы Сетевые методы Кибернетические модели Описательные методы Социологические методы Соционические методы

I. Вопрос о том существует ли проблема, имеет очень большое значение, так как приложение значительных усилийк решению не существующих проблем – это напрасные затраты людских и материальных ресурсов. Необходимо выяснить когда и почему возникла проблема, какие факторы (причины) повлияли на её появление.Правильное и точное формулирование проблемы является первым и необходимым этапом любого системного исследования. Иногда приравнивают к половине решения этой проблемы.

II. Чтобы построить систему,проблему надо разложить на комплекс чёткосформулированных подпроблем и задач, которые образуют иерархию. После этого необходимо выделить объект исследования. Такое выделение в некоторых случаях составляет наибольшую трудность исследования. Это обусловлено тем, что часто довольно трудно определить границы самой системы и границы её разбиения.

III. В социально-экономических системах структурные связи и отношения часто скрыты за отношениями административной подчиненности. При структурном анализе следует помнить о том, что наряду с организационной в любой организации имеются ещё и информационная, социальная, экономическая, технологическая и другие структуры. Каждая из этих структур имеет свои подсистемы и описывается своим особым языком.

IV. Формулировать общую цель организации, а также конструировать критерий эффективности системы нельзя только путём опроса общественного мнения. Этот процесс представляет собой сложную логическую процедуру в рамках понятий теории систем. При построении и исследовании “дерева целей” особое внимание рекомендуется обратить на детальный анализ побочных и избыточных целей. На практике довольно часто встречаются случаи, когда со временем побочные цели становятся основными.

V. В больших и сложных социальных и экономических объектах общая цель системы значительно отделена от конкретных средств их достижения. Поэтому выбор решения требует огромной трудоемкой работы по увязке цели со средствами её реализации путём декомпозиции целей. Эта трудоёмкая работа, как правило, является важнейшей в системном анализе. Именно она породила метод дерева целей, который является главным и единственным инструментальным достижением системного анализа.

VI. В целом ряде случаев, особенно когда мы имеем дело с такими системами как система обеспечения безопасности, системы здравоохранения, образования и т.п., выразить явным образом цель и критерий эффективности развития логическим путем либо не удаётся, либо удается с трудом.В этом случае цель и анализ существующего положения осуществляется на основе последовательного прогноза.

VII. Прогнозирование, получение информации о будущем любыми научными методами представляет собой важнейшую и очень сложную часть системного анализа. При разработке прогнозов нельзя ограничиваться только анализом тенденций развития самой системы. Следует прогнозировать и учитывать результаты прогнозов развития и изменений среды.

VIII. Учёт социальных, политических, моральных и др. факторов, оказывающих решающее влияние на формулирование целей организации и отбор средств их реализации, осуществляется с помощью субъективных оценок экспертов, специалистов как по данной проблеме, так и по широкому кругу взаимосвязанных проблем. Это обусловлено тем, что большинство из этих организаций малоструктурированы, и редко имеют количественные оценки.

IX. Так как понятие цели неотделимо от понятия средств её достижения, тоцентральным моментом в принятии решений является отсечение тех целей, которые признаны малозначащими, дополнительными или не имеющими средств для достижения, и отбор конкретных вариантов достижения взаимосвязанного комплекса важнейших целей.

X. Задачей системного анализа является не только созданиеновой организации, но и совершенствование работы существующей, ориентация их на решение проблемы, на выявление возможностей, недостатков, узких мест в процессе сбора, переработки информации и принятия решений с целью устранения этих недостатков. Новая система будет эффективно внедряться в том случае, если она облегчает работу организации, способствует решению актуальных задач и достижению ближайших целей. Выявление актуальных проблем управления и ближайших целей является также предметом диагностического обследования и анализа организации.

XI. В результате решения задач системного анализа крупных проблем, включающих планы научных исследований, разработок, капиталовложений и строительства, развития отраслей и территорий, создаются комплексные программы развития (целевые, комплексные, федеральные, отраслевые, региональные и т.п.). Этипрограммы распределяются по времени, закрепляются за различными исполнителями, устанавливается порядок финансирования руководства и координации, создаётся система ответственности.

XII. Для достижения поставленных целей необходимо построить новую или усовершенствовать функционирующую организацию. Системный анализ является в этом случае каркасом, объединяющим все необходимые знания, методы и действия для решения сложных проблем.

XIII. Мало построить новую или усовершенствованную организацию. Необходимо организовать её эффективное функционирование. Для этого необходимо разработать ряд документов, регламентирующих её деятельность и внедрить их в практику.

Следует особо отметить, что роль методологии сводится к максимально точной формулировке задачи на каждом этапе и к подбору на каждом этапе метода, в наибольшей степени соответствующего существу постановки задачи. Научный инструментарий системного анализа приведен во втором столбце табл. 1.

Системная методология – это подход не от метода, а от зaдaчи, требование комплексного использования целой серии методов, или их системного использования для решения различных частей и этапов проблемы.