Что такое организационное проектирование

ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

ЛЕКЦИЯ 7

Вы будете изучать:

· основы организационного проектирования;

· методы организационного проектирования;

· поведение организации в переходной период;

· причины сопротивления нововведениям и методы преодоления этого сопротивления.

Учебные цели лекции:

· научить основным приёмам и способам построения новых и совершенствования функционирующих организаций;

· изучить методы реинжиниринга применительно к оргпроектированию;

· изучить методы дезорганизации;

· изучить особенности переходного периода к обновлённой организации и научиться решать его главные проблемы;

· изучить причины сопротивления нововведениям.

После изучения лекции Вы сможете:

· разрабатывать организационные проекты новых организаций;

· разрабатывать организационные проекты рационализации существующих организаций;

· использовать на практике методы организационного проектирования;

· разрабатывать тактику поведения организации в условиях переходного периода:

· разрабатывать меры по преодолению сопротивления нововведениям в организации.

Организационное проектирование представляет собой разработку проектов новых или комплекс работ по совершенствование деятельности существующих организаций (фирм, компаний, служб и т.п.).

Необходимость организационного проектирования обусловлена следующими факторами:

1. Быстро меняющимися условиями, в которых уже нельзя использовать организационные формы, хорошо служившие в прошлом, и которые не удовлетворяют требованиям современных рыночных отношений.

2. В сфере управления организациями уже нельзя использовать механистический подход (“отрасль – винтик государства, завод – винтик отрасли, а человек - винтик завода”).

3. Проектирование новых организаций или совершенствование существующих должно опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, волевой подход, но и на научные методы организационного проектирования.

4. Проектирование новых организаций и совершенствование существующих должно осуществляться специалистами управления, специалистами-консультантами с участием руководителей всех уровней управления этих организацией.

Основной целью проектирования является создание такой организации, которая достигает поставленных целей с максимальной эффективностью.

Существует два вида оргпроектирования комплексное и локальное. Комплексное оргпроектирование предусматривает разработку системы мероприятий по созданию новой или совершенствованию деятельности организации. Комплексное оргпроектирование проводится одновременно по нескольким основным направлениям. Например:

1. Разработка проекта новой организации.

2. Рационализация организационной, функциональной и других видов структур.

3. Рационализация технологии выполнения основных видов работ, совершенствование условий труда, использования рабочего времени и т.п.

4. Совершенствование информационного, кадрового, финансового, материально-технического и других видов обеспечения и т.п..

5. Совершенствование документационного обеспечения процессов управления, рационализация документооборота и т.п.

6. Комплексное оснащение рабочих мест сотрудников организации средствами механизации, автоматизации, вычислительной и организационной техники.

7. Совершенствование технологии управления и другим направлениям.

Кроме того, к основным направлениям организационного проектирования можно отнести:

определение числа основных подразделений организации и их функций;

разработка организационных структур отдельных подразделений;

разработка рациональных процедур выполнения подразделениями, аппаратами управления своих основных функций;

определение состава, численности работников аппаратов управления и подразделений и направлений организации их труда;

проектирование рационального пространственного размещения структурных подразделений организации и т.п.

Локальное организационное проектирование осуществляется по одному из выбранных направлений или участков работы организации [ 2 ].

В основу организационного проектирования должна быть положена концепция, специально разработанная для создания новой или реформирования (перестройки) конкретной организации. В основе концепции должно быть положение о принципиальной возможности улучшить деятельность организации.

Концепция создания новой или перестройки существующей организации должна строиться c учётом следующих факторов:

- социальных, экономических, политических и других условий в стране и регионах;

- миссии и целей новой (или обновлённой) организации, её целевой ориентации;

- требований к новой организации;

- возможностей новой организации;

- научных достижений в области теории управления, теории организации и других;

- отечественного прогрессивного опыта создания и перестройки организаций в новых условиях;

- зарубежного опыта, который может быть использован в условиях нашей страны [ 3 ].

К главным элементам проектирования организации относят:

вертикальное и горизонтальное разделение труда и кооперацию;

централизация и децентрализация;

охват контролем;

иерархия в организации;

распределение прав, обязанностей и ответственности и другие.

Перечисленные элементы должны обязательно использоваться в процессе любого процесса организационного проектирования. Их содержание раскрыто в главах 4 и 5.

Концепция должна предусматривать изменения всех структурных подразделений и их элементов (информационного, технического, кадрового, финансового и других видов обеспечения).

В процессе разработки концепции оргпроектирования следует уделить особое внимание выработке нового управленческого мышления на всех уровнях управления, созданию новой системы методов организации и управления.

Объектом оргпроектирования является организация как вид социальной системы. Процесс оргпроектирования охватывает практически все аспекты функционирования организации, непосредственно связанного с деятельностью её работников.

Такой подход позволяет рассматривать организацию как систему и использовать в процессе оргпроектирования системный подход, системный анализ и их основной инструментарий, а также многие элементы ситуационного подхода.

Организация (предприятие, фирма и т.п.) представляет собой большую и сложную динамическую систему, для которой характерно:

- наличие социальной экономической, информационной, технической и других подсистем и элементов;

- наличие большого числа самых разнообразных связей между подсистемами и между элементами;

- наличие связей между организацией и внешней средой (государство, поставщики, потребители, конкуренты и т.п.);

- движение внутри организации больших информационных и материальных потоков.

При проектировании организационной структуры на основе системного подхода целесообразно исследовать его составные части - исторический, коммуникативный, функциональный, элементный, организационный аспекты.

Ретроспективный (исторический) аспект позволяет изучать историю возникновения и развития организации и учитывать это при разработке стратегии и тактики её деятельности.

Коммуникативный аспект позволяет изучать внешние связи организации и факторы внешней среды, влияющие на организацию.

При исследовании функционального аспекта определяют круг функций, которые должны реализовываться в данной организации и её структурных подразделениях. Для реализации этого подхода обычно строят дерево целей, вершиной которого является главная, глобальная цель организации, а ветвями – цели, подцели, задачи, задания, а также средства достижения целей и реализации задач.

Для достижения каждой цели, подцели, решения задачи необходимо выполнить определённую работу, реализовать определённую функцию, т.е. каждая цель соответствует определённой цели или задаче и поэтому можно считать, что дерево целей представляет собой дерево функций (целей, задач).

Элементный подход предусматривает выделение в организации отдельных её подразделений с чётким указанием их функций. При этом сначала определяют функции специалистов и исполнителей, затем эти функции, а соответственно и специалисты и исполнители объединяются в группы – структурные подразделения и назначаются их руководители.

Организационный подход позволяет формировать состав и содержание связей между подразделениями, т.е. окончательно оформить структуру организации. Связи объединяют подразделения организации в единое целое и позволяют им взаимодействовать для достижения главной цели.

Большой эффект при организационном проектировании может быть получен при использовании системного подхода и Алгоритма системного анализа организации, предложенного в главе 3.

Применение системного подхода к оргпроектированию позволяет организации получить следующие преимущества:

1. Создать систему чёткого распределения задач между подразделениями и исполнителями и, следовательно, прав и ответственности руководителей за их решения.

2. Точно ориентировать деятельность каждого подразделения, исполнителя и руководителя на достижение общей цели организации, обеспечив при этом их необходимую оперативную самостоятельность и творческий подход к достижению поставленных целей.

3. Повысить эффективность планирования деятельности организации, создав ясную систему бизнес-планирования, исключающую проблемы взаимоотношений между структурными подразделениями организации.

4. Сформировать систему объективной оценки работы всех структурных подразделений организации – от функциональной подсистемы до конкретного отдельного исполнителя и, следовательно, объективную информационную базу управления.

5. Создать условия для заинтересованности работников организации в наилучшем выполнении их функциональных обязанностей и реализации прав, которыми они наделены.

6. Обеспечить максимальную восприимчивость организации к любым нововведениям – техническим, технологическим, экономическим, организационным и управленческим – и преодолеть сопротивление их внедрению.

Использование системного подхода к оргпроектированию на практике приводит к более эффективному использованию всех ресурсов организации – материально-технических, финансовых и трудовых, что создаёт экономические преимущества – главный фактор рыночного успеха организации.

Содержание работ по организационному проектированию при создании новой и совершенствовании давно функционирующей организации на начальном этапе отличаются друг от друга, а затем эти процессы почти идентичны.

При использовании ситуационного подхода исследуются следующие факторы:

- внешняя среда;

- стратегический выбор руководителя организации в отношении

её целей;

- технология работы в организации;

- поведение работников [ 1 ].

Исследование внешней среды осуществляется в соответствии с правилами, описанными в главе 6.

Стратегический выбор является следствием принципа, сформулированного А.Чандлером, согласно которому проектирование организации должно соответствовать стратегии выбранной фирмой. Стратегический выбор оказывает непосредственное влияние на основные элементы организационного проектирования.

Новая стратегия Новые проблемы Снижение эффектив

организации организации ности организации

Повышение эффек- Разработка оргпроекта

тивности организации

Рис. 10. Взаимосвязь стратегии и структуры организации

К основным областям стратегического выбора относят:

- идеологию управления, т.е. систему идей, ценностей, взглядов, ко-торой придерживается высшее руководство. Она может оказать значительное влияние на такие элементы проектирования организации, как разделение труда и кооперацию, число уровней иерархии, звенность организации, соотношение вертикальных и горизонтальных связей, соотношение централизации и децентрализации, масштаб управляемости и контроля и другие.

- обслуживание организацией потребителей. Например, ориентация на производство продукции по госзаказам или на удовлетворение потребностей клиентов требует совершенно разного построения организации. Если же организация ориентирована и на то и на другое, то это будет уже третий вид её построения.

рынки сбыта и территориальное размещение производства. Эта область стратегического выбора имеет особое значение для нашей страны, для которой характерны большие расстояния, неравномерность распределения производства по территориям, слабые конкурентные позиции наших товаров на внешнем рынке и т.п.

Технология работы в организации оказывает существенное влияние на организационное проектирование. Под технологией обычно понимают заранее спроектированные действия, операции, процедуры, оборудование для преобразования объекта действий (материалы, информация, энергия и т.п.) работника, выполняемые с использованием необходимого для этих целей оборудования.

Поведение работников характеризуется потребностями, квалификацией, мотивацией.

Дата добавления: 2014-01-07