Лекция 3

«УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

План:

1. Классификация ОРД

2. Распорядительные документы

3. Стадии подготовки распорядительных документов

4. Организационные документы

1. Классификация ОРД

Унифицированная система ОРД включает около 30 видов документов, которые можно разделить следующим образом:

1. Организационные - положения, уставы, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатное расписание.

2. Распорядительные - постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.

3. Справочно-информационные - акты, докладные и объяснительные записки, заключения, письма, представления, протоколы, справки, телефонограммы, телеграммы и т.д.

4. Документы по личному составу - заявления, приказы по личному составу, характеристики, справки, личные карточки.

В составе ОРД также учитывают предложения, заявления, жалобы граждан.

Требования и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

2. Распорядительные документы

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (например, Постановление Правительства РФ «О государственных нормативных требованиях по охране труда в РФ». Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему, при необходимости могут оформляться как выписки из протокола.

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый местными органами государственной власти и государственного управления, оформляющий результаты деятельности коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных и др. советов и т.д. Например, Решение Законодательного собрания Ростовской области «О выборах в представительные органы местного самоуправления».

РАСПОРЯЖЕНИЕ – документ, издаваемый по указанию председателя коллегиального органа или самостоятельно в пределах предоставленных ему прав по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения делятся на:

1) распоряжения общего, длительного действия;

2) распоряжения разового (единовременного) случая, касающиеся конкретного узкого вопроса.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителями органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие отдельные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

Издается в следующих случаях:

q по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей;

q по вопросам утверждения положений, инструкций, правил;

q по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия;

q по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

3. Стадии подготовки распорядительных документов

1. Изучение существа вопроса.

1.1. Определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

1.2. Сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса (для этого используются информационно-справочные документы - отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка).

2. Подготовка проекта документа - проводится одним или несколькими структурными подразделениями или отдельным должностным лицом.

3. Согласование документа.

4. Подписание документа.

Текст распорядительного документа состоит из 2-х частей:

q констатирующая - введение в существо рассматриваемого вопроса (могут быть перечислены факты, события, дана оценка; иногда приводят пересказ акта вышестоящего органа - указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок, номер и дата). Эта часть необязательна в ряде случаев;

q распорядительная - излагается в повелительной форме (постановляет, решает, приказываю, предлагаю и т.д.)

В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительного документа самостоятельно не оформляется.

Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения можно вносить поправки и дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителями. Постановления и решения имеют 2 подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

4. Организационные документы

УСТАВ – это юридический акт, которым оформляется образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение. Устав после его утверждения подлежит обязательной регистрации в органах; после регистрации вновь созданная организация может начать свою деятельность (например, Ветеринарный устав, Дисциплинарный устав).

Текст устава структурно разбивается на разделы:

1) общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);

2) регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

3) отчетность и ревизионная деятельность;

4) порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о ГАИ), структурного подразделения.

Положения разрабатываются индивидуальные и типовые:

индивидуальные – о всех отделах, о цехах, а также о других самостоятельных инженерно-технических или управленческих подразделениях, включенных в утвержденную схему организационной структуры управления предприятием;

типовые – о цехах основного производства, о структурных подразделениях.

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях).

Положения утверждаются в установленном порядке. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана другая дата.

ИНСТРУКЦИЯ – организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Например, «Должностная инструкция инспектора по контролю».

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие несколько исполнителей (подразделений или должностных лиц);

2) должностные инструкции, которые регламентируют деятельность одного должностного лица, принимающего участие в осуществлении одного или нескольких процессов.

Начинается инструкция разделом «Общая часть», где формулируется цель, для достижения которой разрабатывается данная инструкция, и указывается, что послужило основанием для ее создания.

За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, т.е. описывается порядок выполнения регламентируемого процесса. При этом по каждому этапу (операции) указывается:

1) что необходимо сделать (т.е. содержание работы);

2) кто должен выполнять эту работу (подразделение или должностное лицо);

3) срок выполнения работы;

4) какой документ при этом используется (с указанием количества экземпляров).

При необходимости в конце инструкции может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность исполнителей, участвующих в выполнении работ.

Текст инструкции носит указующий характер с четкими формулировками типа «должен», «следует», «необходимо» и т.д.; излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения, если в тексте не указана другая дата.

ПРОТОКОЛ - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиальных органов и приглашенных располагают в алфавитном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные из них стояли первыми.

Основная часть протокола строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» - отдельно по каждому вопросу повестки дня.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу.

Датой протокола является дата проведения заседания, а не дата оформления или подписания протокола.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы бывают:

1) краткой формы - указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;

2) сокращенной формы - после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок доклада. Пункт повестки дня подчеркивается и под чертой печатают ФИО докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

Дата добавления: 2014-01-07