Некоторые виды писем

Письма могут классифицироваться по функциональному признаку:

1. письма, требующие письма-ответа:

q письмо-просьба;

q письмо-обращение;

q письмо-предложение;

q письмо-запрос;

q письмо-требование.

2. письма, не требующие ответа:

q письмо-предупреждение;

q письмо-напоминание;

q письмо-приглашение;

q письмо-подтверждение;

q письмо-отказ;

q сопроводительное письмо;

q письмо-извещение;

q гарантийное письмо;

q информационное письмо;

q письмо-распоряжение.

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит..." и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.

В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

· повторение просьбы, на которую составляется ответ;

· обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

· констатация отказа.

В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

Циркуляры - письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они носят чаще всего распорядительный характер.

Сопроводительные письма. Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Письмо-напоминание. Следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в данном письме являются формы глагола "напоминать".

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

Письма-приглашения. Могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письма-предложения. Может представлять собой, например, заявления предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений, организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Учреждения обмениваются письмами, содержащими просьбы, приглашения, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и т.д.

4. Разновидности служебных писем

Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Они передаются по телеграфу через отделения связи. Телеграммы визируются, подписываются и регистрируются по правилам оформления служебных писем.

Реквизиты телеграммы:

q наименование вида документа;

q отметка о категории телеграммы – определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («шторм», «воздух», «авария», «правительственная», «срочная»). В первую очередь обрабатываются телеграммы, касающиеся безопасности человеческой жизни.

q отметка о виде телеграммы – «с уведомлением о вручении», «с доставкой на художественном бланке», «с оплаченным ответом», «заверенная»;

q адрес – может быть полным, сокращенным или условным;

q текст – не употребляют союзов, предлогов, местоимений;

q регистрационный номер;

q ссылка на номер входящего документа;

q подпись – должна соответствовать напечатанной фамилии, заверяется печатью организации;

q наименование организации-автора;

q наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ;

q дата.

Телексы передают по специальным аппаратам – телетайпам по сети абонентского обслуживания. Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

Телексы имеют следующие составные части:

q номер телекса;

q адрес получателя;

q дата отправления;

q текст;

q подпись;

q наименование и адрес отправителя.

Оформление телексов несколько отличается от оформления телеграмм. Часто язык телексов мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная формула вежливости, как правило, сохраняются точки и запятые.

Телефакс (факс) – это устройство, позволяющее передавать любую информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, фотографии, чертежи) и получать эту информацию в виде факсимильной копии по телефонным каналам связи или радиоканалам. Для передачи информации по телефаксу необходимо знать номер и код получателя.

Если организация имеет телефакс, то его номер проставляется на бланке служебного письма.

Современные факсимильные аппараты используют обычную бумагу. Получаемые копии – факсимиле (факсы) обладают юридической силой. Поэтому документы, предаваемые с помощью факсимильной связи, должны быть оформлены в соответствии с правилами оформления вида документа.

Телефонограмма – это разновидность служебного письма, переданного по телефону; могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.

Датой телефонограммы является дата ее передачи, номер в телефонограмме может быть только исходящим, текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов.

Подписываются телефонограммы руководителем организации или ответственными исполнителями.

При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируется информация о передающем и принимающем (фамилия, должность, номер телефона).

Дата добавления: 2014-01-07