Лекция 6

«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

План:

1. Объяснительные и докладные записки

2. Справки

3. Акты

1. Объяснительные и докладные записки

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия, организации, учреждения объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.

Различаются также объяснительные записки, которые в соответствии со своим названием прилагают к некоторым документам, например, к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае - дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах.

Объяснительные записки оформляются рукописным способом на чистом листе бумаги в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, они имеют унифицированную форму. На объяснительной записке проставляют только дату ее подписания. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.

Реквизиты объяснительной записки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата;

4. заголовок к тексту;

5. текст;

6. подпись;

7. адресат.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают:

- внутренние;

- внешние.

Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется рукописным способом на чистом листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней докладной записке проставляют дату подписания, а индекс не проставляют.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем учреждения (структурного подразделения), имеет дату и исходящий номер, заголовок к тексту.

Реквизиты докладной записки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. место составления;

4. дата;

5. заголовок к тексту;

6. текст;

7. подпись;

8. адресат.

2. СПРАВКИ

Справка – документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений по ней.

Справки, составляемые внутри учреждения, подписывает составитель, а справки, составляемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель учреждения.

Справки оформляются на общих бланках в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с оформлением докладных записок.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется расчленить на подразделы. Число подразделов определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки может быть оформлен таблицей.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, кроме того, ставится печать.

Справки личного характера (о факте работы, занимаемой должности, прописки, учебы и т.п.) оформляются, как правило, на трафаретных бланках, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.

Основные реквизиты справки:

1) наименование учреждения;

2) адресат;

3) название вида документа;

4) дата;

5) индекс;

6) место составления;

7) заголовок;

8) текст;

9) отметка о наличии приложения (если есть);

10) подпись.

3. АКТЫ

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В большинстве случаев этот вид документа составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации (авария, хищения и т.п.) Однако возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, экспертизе на новизну рационализаторских предложений или изобретений, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т.д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящими организациями.

Характерной особенностью текста актов является то, что акты содержат выводы и предложения по фиксируемому факту. В них указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно указать ниже подписей лиц, составивших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.

Для некоторых видов актов (акты государственной приемочной комиссии, акты о выделении к уничтожению документальных материалов и т.д.) нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую нельзя. Акт имеет унифицированную форму.

Акт является основанием для издания администрацией учреждения, организации, предприятия соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта:

1) наименование предприятия;

2) код предприятия по ОКПО;

3) код формы документа по ОКУД;

4) название вида документа;

5) дата;

6) индекс;

7) заголовок к тексту;

8) гриф утверждения;

9) текст;

10) отметка о наличии приложения (если оно имеется);

11) подпись председателя и членов комиссии;

12) отметка о визировании;

13) отметка о контроле;

14) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст акта имеет сложную структуру, которая состоит из:

q вводной части;

q констатирующей части.

Вводная часть строится по схеме:

1. Основание:

2. Составлен комиссией в составе:

3. Присутствовали:

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «Присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело. Оформляется на общем бланке как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Предпочтительным является угловой вариант бланка.

ЛЕКЦИЯ 7.

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН»

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложения, заявления и жалобы граждан являются одной из важных форм участия населения в управлении государственными делами, средством выражения общественного мнения, источником информации о жизни государства и общества.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач (например, о совершенствовании деятельности государственных и общественных органов в области экономики и культуры, об улучшении работы государственного аппарата, организаций и предприятий, развитии законодательства).

ЗАЯВЛЕНИЕ – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

ЖАЛОБА – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. В жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Например, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа.

Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства (административного, кадрового и т.д.) специально назначенным должностным лицом. Личную ответственность за состояние этого вида делопроизводства несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны проверять его постановку и принимать меры к совершенствованию этой работы.

Все предложения, заявления и жалобы граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в день поступления. Это же относится к предложениям, заявлениям и жалобам, поданным при личном приеме. В необходимых случаях сохраняются конверты. Регистрация осуществляется на регистрационно-контрольных карточках, заполняется аннотационный лист. Число экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и их анализа.

Картотеки формируются в алфавитном порядке фамилий заявителей, либо по тематике вопросов, затронутых в предложениях, заявлениях и жалобах граждан.

Регистрационный индекс предложения, заявления или жалобы слагается из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например, А-503, К-410). Он может быть дополнен другими обозначениями, необходимыми для систематизации, поиска, анализа и сохранности предложений, заявлений и жалоб граждан, например, буквами П (предложение), З (заявление) и Ж (жалоба).

Повторным предложениям, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный индекс (он указывается в графе «Дата, индекс поступления» регистрационно-контрольной карточки), а в графе «Предыдущие обращения от ______ N ________» указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб, а также на регистрационно-контрольной карточке делается пометка «Повторно». К этим документам подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными являются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Нельзя считать повторными предложения, заявления и жалобы, в которых поднимаются новые вопросы, даже если их автором является одно и то же лицо. Не являются повторными и документы, в которых содержатся дополнительные сведения.

Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь. Например, повторное заявление гражданина Дубова А.В. должно иметь индекс Д-405/2.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям в соответствии с действующим законодательством.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан могут даваться в устной и письменной форме. Их дают руководители учреждений и предприятий и другие уполномоченные должностные лица.

Если ответ дан в устной форме, в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись. Такая же запись делается и при письменном ответе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое будет помещена переписка по данному заявлению, предложению или жалобе. Например, А-231/05-24.

Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, а также исполнение принятых по ним решений контролируются. Контроль возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц.

Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан берутся на особый контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Промежуточным следует считать ответ, который не исчерпывает существо вопроса, поставленного в предложении, заявлении или жалобе, а лишь информирует автора о ходе рассмотрения и решения заявления, предложения или жалобы.

Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений, жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

В государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях систематически осуществляются анализ и обобщение предложений, заявлений и жалоб граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Эту работу осуществляют руководители или по их поручению другие должностные лица.

Материалы для анализа и обобщения готовят лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям к 15 января текущего года.

Дела, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан и все относящиеся к ним материалы, формируются централизованно должностным лицом, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Это же лицо формирует картотеки регистрационно-контрольных карт. Формирование и хранение дел у исполнителей з а п р е щ а ю т с я.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления и жалобы граждан, все документы, связанные с их решением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется на основе соответствующих положений ЕГСД.

Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей государственных органов, учреждений, предприятий и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются перечнями документов, образующихся в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения этих документов. Экспертная комиссия может принять решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений, заявлений и жалоб граждан. Такие решения комиссии утверждаются руководителем учреждения или предприятия.

Прием граждан, обращающихся с предложениями, заявлениями и жалобами, проводится в установленные дни и часы, информация о которых должна находиться на видном месте. Лицо, осуществляющее запись на прием, ведет карточки (журнал) учета личного приема граждан.

Дата добавления: 2014-01-07