Загальні вимоги до оформлення документів

Згідно з правилами оформлення документів ними документ повинен:

- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

- бути юридично правильно оформленим;

- бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;

- базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення ін­формації;

- мати послідовність викладу, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

- бути переконливим, грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

- бути нормативним;

- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

- відповідати прийнятим у суспільстві етичним нормам;

- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

- складатися на відповідних носіях стандартного формату.

Реквізити офіційних документів

Реквізит – інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обі­гу та надання йому юридичної сили. В українській системі документації вживаються такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)03 - зображення нагород04 - код організації05 - код форми документа06 - назва організації вищого рівня07 - назва організації08 - назва структурного підрозділу організації09 - довідкові дані про організацію10 - назва виду документа11 - дата документа12 - реєстраційний індекс документа13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь14 - місце складення або видання документа15 - гриф обмеження доступу до документа16 - адресат17 - гриф затвердження документа18 - резолюція19 - заголовок до тексту документа20 - відмітка про контроль21 - текст документа22 - відмітка про наявність додатків23 - підпис24 - гриф погодження документа25 - візи документа26 - відбиток печатки27 - відмітка про засвідчення копії28 - прізвище виконавця і номер його телефону29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи30 - відмітка про наявність документа в електронній формі31 - відмітка про надійдення документа до організації32 - запис про державну реєстрацію.Порівняння реквізитів української системи офіційної документації, яка містить 32 реквізити, із російською, яка налічує 30 реквізитів, свідчить, що в українській системі присутні такі реквізити, як «зображення нагород» (03), «назва організації вищого рівня» (06), «назва структурного підрозділу організації» (08) та «гриф обмеження доступу до документа» (15), яких немає у російській системі. У свою чергу російська система містить такі реквізити, як «герб суб’єкту Російської Федерації» (02) та «ідентифікаційний номер платника податків/код причини постановки на облік» (06), яких немає в українській системі реквізитів.

Дата добавления: 2014-01-07