Класифікація офіційних документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації до предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього розрізняють види до­кументів за ознаками класифікації і групами. Зокрема:

· за найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, харак­теристика, супровідний лист, пояснювальна записка, зап­рошення, телеграма, звіт, акт тощо;

· за способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та роз­множувальної техніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомо­гою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схе­ми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото- і кінодокументи – такі, що створені способами фо­тографування й кінематографії. На них можна зафіксува­ти ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють зву­кову інформацію;

· за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудо­вих правовідносин та інші);

· за призначенням: нормативно-правові, організаційні, роз­порядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо;.

· за місцем укладання: внутрішні, що не виходять за межі ус­танови, та зовнішні;

· за походженням: офіційні, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності;

· за напрямом: вхідні (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації) та вихідні;

· за джерелами виникнення: первинні та вторинні;

· за формою: індивідуальні, типові і трафаретні;

· за технікою відтворення: рукописні та відтворені механіч­ним способом.

· за доступом до інформації: ті, що містять відкриту (загаль­нодоступну) інформацію, та документи з обмеженим досту­пом (для службового користування).

· за ступенем гласності: конфіденційні та секретні (таємні, цілком таємні, особливої важливості);

· за терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові і ду­же термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником;

· за складністю: прості (односкладні) та складні;

· за терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового зберігання (до 10 років).

· за юридичною силою: справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність і підроблені (фальшиві).

· за призначенням створення: оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги) та копії.

Оригінал — документ, у якому відомості про автора, час та міс­це створення, що містяться в ньому або виявлені іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи і в разі потреби — відбиток печатки.

Дублікат — повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат у разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу. В правому верхньому куті ставиться відмітка — «Дублікат».

Витяг (виписка) з організаційного документа відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, рішення колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується.

Копія — точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті — відмітка «ко­пія». Засвідчують копію проставленням нижче реквізиту «підпис» засвідчуваного надпису «Згідно з оригіналом» із зазначенням наз­ви посади відповідального працівника, який засвідчив копію, йо­го, підпису і дати. Аналогічно засвідчуються й ксерокопії.

· за призначенням: щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційно-розпорядчі;

· за назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка тощо;

· за формою: стандартні (типові) і не­стандартні (індивідуальні). Стандартні документи мають однакову форму, їх заповнюють в певній послідовності і за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Нестандартні документи створюють на основі типових. їх складають в кожному конкретному випадку, для окремих ситуацій, друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

· за структурою: прості і складні. Прості документи відображають одне питання (наказ, договір, акт, пояснювальна записка), складні – декілька (протоколи).

· за походженням: службові (офіційні) і особисті. Службові документи створюють організації, підприємства та службові особи, які їх представляють. їх оформляють в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

· за матеріальною основою документа (носієм інформації): паперові (на папері), дискові (на диску, дискеті), плівкові (на фотоплівці, магнітній стрічці);

· за способом документування: рукописні, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні;

· за місцем виникнення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише в тій організації, установі чи підприємстві, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

· за напрямком руху в процесі документо­обігу: вхідні і вихідні.

· за терміном виконання: звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові. Звичайні (безстрокові) документи виконуються за загальною чергою. Для термінових встановлено термін виконання, а також ті, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначку "дуже терміново".

· за ступенем конфіденційності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

· за часом створення: оригінали і копії. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. На оригіналі стоїть підпис керівника установи, в разі потреби його засвідчують штампом або печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На ній обов'язково роблять помітку вгорі праворуч "Копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника. Витяг відтворює не весь документ, а лише його частину. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

· за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових пра­вовідносин та інші);

· за призначенням: нормативно-правові, організаційно-правові, організаційні, до-відково-інформаційні, документи колегіальних орга­нів, документи з особового складу;

· за джерелами виникнення: первинні та вторинні;

· за формою: індивідуальні, типові, трафаретні;

· за технікою відтворення: рукописні та відтворені механіч­ним способом;

· за терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові, дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом або відповідними правовими актами.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чи­ном відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задо­вольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, мак­симальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

При вивченні курсу «Офіційні документи у діяльності службовця» розгля-даються п’ять груп основних видів офіційних документів. Зокрема:

1. Акти органів публічної влади:

- постанова (РМ АРК);

- рішення (ради, виконавчого комітету);

- розпорядження (голови органу виконавчої влади).

2. Розпорядчі документи підрозділів та посадових осіб:

- наказ;

- розпорядження;

- вказівка (припис);

- доручення;

- резолюція.

3. Організаційно-правові документи:

- статут (підприємства, організації, територіальної громади);

- положення (про орган, підрозділ, функцію організації);

- регламент (діяльності органу, заходу);

- правила;

- порядок;

- інструкція;

- посадова інструкція.

4. Організаційні документи:

- організаційна структура органу, підприємства, установи, організації;

- штатний розпис;

- програма дій;

- програма заходу;

- план заходів;

- план розміщення (евакуації);

- графік (подій, виконання робіт).

Активні (спонукаючі)	Пасивні (фіксуючі)
- службовий лист; - службова записка; - телеграма; - телефонограма; - факсограма; - електронне послання; - оголошення;	- доповідна записка; - протокол; - витяг з протоколу; - акт; - довідка; - звіт; - пояснювальна записка.

5. Довідково-інформаційні документи:

Дата добавления: 2014-01-07