Лекція 2. Сучасне справочинство

План.

1.3 історії виникнення справочинства.

2. Ознаки та групи класифікації документів.

3. Правила оформлення реквізитів.

4. Вимоги до тексту документа.

1. З історії виникнення справочинства.

Звичайне слово «документ» ми вважаємо рідним, українським. А насправді в основі слова документ лежить латинське слово йосед, що означає «пояснює, викладає справу». Латинське слово поситепіит - це абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець».

Живе, усне слово мало і має в житті людини велике значення. Воно фіксує те, що людина сприймає органами чуття, бачення, слухом, смаком тощо.

Але усна мова мала і має свої обмеження. Перш за все, вона не на довго затримується в пам'яті. Кожний знає, що дуже важко повторити із слова в слово те, що було сказано навіть хвилину тому. За допомогою усного слова важко надійно закарбувати думки, щоб зберегти їх, а також передати їх на будь-яку віддаль без змін. Таким засобом фіксації і збереження думок, а також передача їх на відстані стала писемність і писемна мова. З моменту виникнення письма з'являлися письмові документи.

Письмо - це система знаків, за допомогою яких фіксується звукова мова. Виникнення й розвиток письма тісно пов'язані Із загальним розвитком суспільства І потребами спілкування між людьми на відстані, з необхідністю зафіксувати державні акти, результати наукових досліджень тощо.

Найдавнішими повідомленнями на відстані були послання.

Письмо у своєму розвитку пройшло ряд етапів: малюнкове, символічне, Ієрогліфічне, складове, алфавітне (Давня Греція IX ст. до н.е.)

З середини ХІУ ст. геометричний вигляд букв поступово спрощувався, писалися вони з нахилом, вживалися скорочення слів. Пізніше з'явився скоропис із заокругленими буквами.

У 1708 р. Петро І провів реформу кирилівського письма - у гражданський шрифт.

Писемне ділове мовлення на Русі виникло з необхідністю закріпити на тривалий час правові норми життя, майнові стосунки між тодішніми громадянами, торгівельні й політичні договори з ін. державами. Щоб документ відповідав своєму призначенню, він мусив бути конкретним, зрозумілим, лаконічним.

Найдавнішими пам'ятками руської юридично-ділової писемності, з яких починається її історія, слід вважати договори київських князів з греками 907, 911, 944 і 971 рр.

На основі традиції східнослов'янського звичаєвого права з пережитками язичництва у 30-х рр. XI ст. при Ярославі Мудрому оформляється оригінальний звід світських законів - «Руська правда».

Найдавніші писані пам'ятки часів Київської Русі сягають середини XI ст. (Остромирове Євангеліє). Також велися ділові документи і складалися художні твори («Слово о полку Ігоревім»),

Особливий різновид юридично-ділової писемності Київської Русі становили руські грамоти. Найдавніші з них, що збереглися до нашого часу, відносяться до початку XII ст.

Без ділової писемності не могло існувати руське феодальне суспільство.

Документи засвідчують про те, що було в минулому - вони справжня пам'ять людей.

Сьогодні з документами ми зустрічаємося всюди. Зайдіть у навчальний заклад, лікарню, завод, фабрику - і ви помітите різноманітні документи. На вітрині, дошці оголошень можна побачити повідомлення, накази керівника, списки. Досягнувши 16 років, кожний громадянин отримує паспорт, закінчивши середню школу - атестат, на роботі на кожного працівника заповнюється трудова книжка.

І це зрозуміло. Бо документи стали надійним засобом запису, реєстрації фактів, явищ, подій.

Ті моделі документів, що є сьогодні, почали з'являтися століття тому, а з 20-х рр. XX століття стали невід'ємним атрибутом державного життя. Ми можемо з впевненістю сказати, що іще 10-20 років тому пересічний громадянин не думав, що буде складати угоди з підприємством, контракт з фірмою, писатиме резюме про себе, бути учасником кредитно- розрахункових договорів між юридичними особами та банками, оформляти митні документи тощо.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Ви маєте кілька документів - офіційних посвідчень: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку -усе, що підтверджує Вашу належність до певного кола осіб, тобто до читачів бібліотеки саме цього навчального закладу, до студентства тощо. Наявність документа є доказом того, що ми користуємося тими самими правилами, що й інші, маємо такі ж обов'язки, що й люди, які є власниками такого самого документа.

Документ — засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності.

Спільні риси документів:

1. Кожен документ укладається повноважним органом, або особою відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним. Інформація в документі - повною і доцільною, формулювання - лаконічним і зрозумілим (не двозначним).

4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов'язкове для всіх.

5. Правильним є документ складений офіційно-діловою мовою.

Саме цим текст ділового документа відрізняється від тексту будь-якого іншого стилю.

2. Ознаки та групи класифікації документів.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.

Види документів визначаються за кількома ознаками.

1. За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, кадрових питань, фінансово-кредитніх операцій, комерційні документи, документи зовнішньо­економічної діяльності.

2. За походженням: офіційні (службові) - ті, що створюються організацією чи службовою особою та особисті — засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан.

3.3а призначенням: організаційні,розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів.

4.3а місцем виготовлення: внутрішні (створюються всередині організації, підприємства і тут же функціонують) і зовнішні (що надійшли від інших установ, надіслані в інші установи).

5.3а напрямом проходження: вхідні (що надійшли ззовні для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).

6. За способом (формою) виготовлення: типові (складаються завчасно і є текстом-зразком для індивідуальних: типові правила, інструкції); трафаретні (частина тексту видрукувана на бланку, частина вписується при його заповненні); індивідуальні (створюються щоразу заново за довільною формою).

7.3а ступенем складності: прості (містять одне питання) і складні (містять два або більше питань).

8. За ступенем гласності: звичайні, для службового користування, таємні (секретні).

9.3а терміном виконання: звичайні (документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією) і термінові (виконуються терміново або у строк, спеціально визначений керівником).

10. За стадіями виготовлення: чорнові (робота автора над текстом), оригі нали (належним чином оформлений перший примірник документа), копії (точне відтворення оригіналу; різновиди копій: відпуск - повна копія відправленого оригіналу; витяг — копія, що відтворює частину документа; дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу).

11.3а строками зберігання: постійні, тимчасові (до 10 років), тривалі (понад 10 років).

12.3а структурними ознаками: стандартні (документи, в яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, в яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).

13.3а способом фіксації: письмові, графічні (малюнки, графіки, схеми, плани), фото-, кіно- фотодокументи.

14.3а юридичною силою: справжні (документи видані в установленому законом порядку;

розрізняють: дійсні — що мають на даний момент юридичну силу) і недійсні - що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправильні відомості, роблять виправлення тощо).

3. Правила оформлення реквізитів.

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійні і змінні реквізити документів.

Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах.

1.Державний Герб України (порядок використання визначається законом) - розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.

2.Емблема організації, підприємства, установи - при кутовому розміщенні реквізитів розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому - посередині верхньої частини сторінки.

З.Зображення нагород -у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації—у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа — у верхньому правому кутку.

6. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа — у верхньому лівому кутку або посередині.

1. Назва організації, установи, підприємства (автора документа) — у верхньому лівому кутку (може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).

8.Назва структурного підрозділу — у верхньому лівому кутку.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, факс, телефон, номер рахунка в банку — у верхньому лівому кутку, оформлюється відповідно до поштових правил.

10. Назва виду документа ~ зліва або посередині.

11. Дата - на бланку - у лівій верхній частині разом з індексом; не на бланку - під текстом зліва: 11 травня 2000 року або 26.10.2000.

12. Індекс ~ у верхній частині сторінки зліва: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу, 10 - номер справи, документа, 36 - реєстраційний номер.

ІЗ Посилання на індекс та дату вхідного документа - у верхній частині сторінки зліва: №02- 10/5 від 01.03.99, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10 - номер справи за номенклатурою, 5 - порядковий номер.

14.Місце укладання чи видання документа - у верхній частині сторінки зліва (містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ).

15. Гриф обмеження доступу до документа - з правого боку під кодом форми («для службового користування», «секретно», «цілком секретно»).

16. Адресат — з правого боку у верхній частині сторінки.

17. Гриф затвердження — у верхній правій частині документа (елементи — слово „Затверджую", назва посади, особистих підпис, ініціали та підпис особи, що затвердила документ, дата затвердження).

18. Резолюція - у правому верхньому кутку (якщо місця немає, то у будь-як місці лицьового боку). Елементи - прізвище й ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання; особистий підпис керівника, дата,

19.Заголовок до тексту - під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і починається «про...».

20. Відмітка про контроль - з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа друкується «X» або «Контроль».

21.Текст — головний елемент документа, складається з вступу, доказу, закінчення.

22. Відмітка про наявність додатка - у тексті документа або після тексту в лівому кутку перед підписом з нового рядка: Додаток: на 7 арк. у 2 пр.

23. Підпис - є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Елементи: назва посади (з лівого боку), особистий підпис, ініціали ї прізвище (розшифрування підпису в дужки не береться).

24. Гриф погодження — здійснюється як в установі — внутрішнє (проставляється на примірниках документів, що залишаються в установі, як на лицьовому боці зліва, так і на останньому аркуші проекту документа), так і за її межами - зовнішнє. Елементи: слово ПОГОДЖЕНО, назва посадової особи, особистий підпис, ініціали, прізвище, дата погодження.

25. Вірно - розміщується ліворуч, фіксується секретарем чи завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Наприклад: Вірно інспектор, нижче дата, особистий підпис, ініціали, прізвище. Це також може бути гриф погодження.

Печатка - розміщують таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади І підпису особи, що засвідчила документ. Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвічують юридичні або фізичні права осіб; що встановлюють факти витрати грошових засобів та матеріальних цінностей; до статутів, поло­жень. Прості печатки (круглі, квадратні та трикутні) ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.

21.Відмітка про засвідчення копії -у правому верхньому кутку пишеться «копія», під підписом «вірно», дата, посада виконавця, підпис, розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою).

28. Прізвище виконавця та номер його телефона — ставиться на вихідних документах у нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки. Елементи: прізвище виконавця, номер його службового телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи - у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки. Елементи: стисла довідка про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи; дату направлення документа до справи; підпис керівника або виконавця.

30. Відмітка про перенесення дата на машинний носій — на нижньому правому полі після тексту документа. Елементи: слова «Перенесено на машинний носій», дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

31.Відмітка про надходження - праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою штампа. Елементи: скорочена назва організації, що отримала документ; дата надходження; індекс документа.

Дата добавления: 2014-01-07