Вимоги до тексту документа

Текст - головний елемент документа; Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту,.нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються викиданням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірніш текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти показують справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфліктів.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор не є службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців.

Елементи тексту

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи - складніш.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

За способом викладання матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

погоджено, нарада тривала менше, ніж годину". Або: "Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що..."

4.3 метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянутий поданий до затвердження проект..."

5. Замінювати займенники іменниками.

6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища.

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.

7. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад: Підприємство просить... Дирекція звертається... Колегія ухвалила...

Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

8. У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...

10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції - Вами ще не висловлені пропозиції...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму: Фірма не гарантує...

11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл.,

Література.

1. Ботвина Н:В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навчальний посіб ник. -К., 1998.

2. Глущих С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів. - К., 2000.

3. Ділова українська мова: Навчальнії» посібник/За ред. О.Д.Горбула. -К., 2000.

3. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред, Н.Д.Бабнч. - Чернівці, 1996.

4. Заріщька І.М., Чикаліна І.О. Українське ділове мовлення: Практикум. -Донецьк, 1997.

5. Зубков М.Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник. - Харків, 1999.

6. Маруп М.Є. Українське ділове мовлення: НавчальішГі посібник для студентів вищих на вчальних закладів. - Умань, 1998.

7. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. - К.. 1998.

8. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення: Навальний посібник. - К„ 1999.

9. Тугашко-Сєряк С.М. Довідник службовця. -К., 2000.

Ю.Шевчук С.В.Українське ділове мовлення. - К., 1997.

Дата добавления: 2014-01-07