Підходи до розроблення систем управління персоналом

Існуючі нині підходи до розроблення систем управління персоналом можна поділити на два напрями:

1. Розроблення систем автоматизації облікових кадрових функцій, що вміщують завдання:

— облік і зберігання первинних документів, які входять до особової справи;

— формування, проведення і зберігання наказів, які належать до особового складу;

— підготовка і надання статистичних та інших звітів;

— зберігання копій наказів з основної діяльності;

— можливість отримання повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співпрацівників;

— налаштовуваність системи на структуру підприємства, розроблення звітної документації.

2. Розроблення експертних систем з аналізу і прийняття рішень у галузі управління персоналом. За їх допомогою відбувається аналіз й управління мотивацією, побудова кар’єрограм, психологічне тестування, планування витрат на персонал тощо. Якість автоматизації кадрового обліку залишається найважливішим чинником як під час вибору, так і під час створення системи. Кадровий облік є наріжним каменем управління персоналом, найвитратнішою його частиною через великі обсяги введення первинних даних. Навіть відносно невелике зниження трудовитрат під час роботи з первинними документами дає помітний економічний ефект за рахунок підвищення точності, можливості оперативного корегування даних, що вводяться. Автоматизовані системи кадрового обліку, створювані фірмами, розробниками програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю кадровиків. Зазнав суттєвою зміни функціонал штатного розкладу, величезну роботу проведено в галузі територіально-розподілених і холдингових структур, спрощено налаштовуваність систем тощо. Слабкою ланкою в автоматизації кадрової роботи є одна зі складових кадрового обліку – робота з паперовими документами. Практично кожна з операцій кадрового обліку потребує роботи з паперовими документами.

Операції ведення кадрового обліку (з погляду паперового документообігу) можна поділити на:

— облік і зберігання первинних документів, що входять до особової справи;

— формування, проведення і зберігання наказів, які належать до особового складу;

— підготовка і надання статистичних та інших звітів;

— зберігання копій наказів з основної діяльності.

Нині одним із варіантів вирішення завдання автоматизації роботи з паперовими документами є використовування в кадровій службі автоматизованих систем з діловодства та документообігу. Первинні документи особових справ давно вже розподіляють на ведення інформації в комп’ютерній базі даних і зберігання особових справ працівників у паперовому вигляді.

Водночас здебільшого паперові документи зберігаються тільки для забезпечення правових взаємостосунків працівника й організації. Безпосередня ж робота ведеться з електронною версією особової справи, що зберігається в базі даних. Усі сучасні засоби автоматизації кадрового обліку підтримують цю технологію і формують, на вимогу користувача, копії наказів і різного роду виписки, проте далеко не всі засоби дають змогу зберігати в електронному вигляді копії рукописних первинних документів, зберігання яких передбачено законом: особові заяви, анкети, документи про освіту тощо. Адже пошук в електронній базі даних з подальшим виведенням на друк або відправленням поштою копії необхідного документа виконують значно швидше, ніж пошук у паперовому архіві, ксерокопіювання і відправлення паперової копії.

Архівне зберігання особових справ: ведення номенклатури, пошук та інші операції з архівом, не автоматизовані в сучасних інформаційних системах кадрового обліку. Безумовно, системи автоматизації архівної діяльності існують, але вони функціонують і пропонуються як окремий програмний продукт.

Формування наказів щодо особового складу автоматизовано майже у всіх системах кадрового обліку. Наявність цієї операції стала вже стандартом для виробників систем кадрового обліку. Але ж формування наказу – лише половина справи. Його ще потрібно завізувати, затвердити, виконати і розіслати копії іншим співвиконавцям.

І якщо виконання наказу, хоча і без автоматичної фіксації змін проекту, реалізоване, то решта етапів проведення наказу дотепер була повністю ручною операцією. Багато видів наказів потребують часто по 7 – 9 і більш віз. У сучасних організаціях з налагодженою системою безпеки і розвинутими адміністративно-господарськими службами за деякими кадровими наказами може нараховуватися, крім кадровика, до 5 і більш співвиконавців.

Важливу роль у підвищенні ефективності та оперативності управління персоналом відіграють автоматизовані системи з діловодства та документообігу. Завдяки системі діловодства та документообігу праця кадровика з проведення, наприклад, наказів або розпоряджень, зводиться до контролю за проходженням документа, тобто система автоматично доводить інформацію до співвиконавців та інших зацікавлених посадовців, коло яких визначене внутрішніми інструкціями організації. Для поточної роботи кадровику необхідно своєчасно отримувати копії окремих документів з основної діяльності. Системи з діловодства та документообігу нададуть йому будь-яку інформацію, що є в базі даних системи.

Під час інтеграції системи кадрового обліку в систему автоматизації діловодства, коли внутрішня інструкція з діловодства та документообігу допускає візування документів в електронному вигляді, система документообігу сама забезпечує проведення процесу візування.

У разі необхідності візування на паперовому носії система з діловодства та документообігу дасть змогу проконтролювати доставку документа всім візуючим особам, відстежити терміни узгодження і підписання, що вкрай важливо для підготовки наказів, які стосуються персоналу.

У разі застосування системи з діловодства та документообігу всі зміни, внесені в документ візуючою особою, фіксуються в електронній картці. Під час затвердження документа керівник може (за бажанням) проглянути етапи внесення змін до документа на стадії візування.

За наявності в організації спеціалізованих служб, що відповідають за внутрішній документообіг, фахівцю з проведення наказів служби управління персоналом залишається лише контролювати проходження документа.

Особливо варто зазначити, що з виконанням вищеописаних функцій може впоратися далеко не кожна система документообігу. Кадрові накази специфічні тим, що вони зобов’язані бути паперовими. На жаль, більшість систем, що позиціонуються як системи документообігу, швидше забезпечують розсилання інформації, ніж управляють реальним паперовим документообігом. Це у випадку великої кількості наказів, що стосуються особового складу, може призвести до суттєвих проблем. Окреме питання – передання до служби управління персоналом первинних документів з підрозділів. Адже очевидно, чим більша частка документів, що надходять до служби в електронному вигляді, тим менше зусиль необхідно затрачати на їх оброблення. Традиційно для доставлення документів намагаються використовувати електронну пошту, але функціонал стандартних поштових систем, здебільшого, не задовольняє адміністративних вимог. Використовування системи діловодства для прийняття первинних даних з підрозділів дає змогу вирішувати всі адміністративні проблеми передання. Система не лише допоможе розіслати запити на документи у підрозділи і проконтролювати їх відправлення до відділу кадрів, а й перевірить автентичність електронних цифрових підписів на документах, а також автоматично завантажить їх у БД кадрів. Часто навіть у невеликих організаціях табель обліку робочого часу заповнюють в електронній формі, після чого роздруковують, підписують і спрямовують до відділу кадрів (розрахункову частину, відділ нормування праці тощо). Процес паперового передання даних (замість електронного) необхідний лише для підтвердження підпису відповідальної особи. Використовування ЕЦП дасть змогу довіряти автоматичному завантаженню внутрішньої звітності і досить вагомо понизить трудовитрати працівників служби управління персоналом.

Дата добавления: 2014-01-07