Основні підходи до реалізації системи електронного документообігу

Серед безлічі важливих підходів до реалізації проекту створення системи електронного документообігу (СЕД) виділимо основні:

• Максимальне використання наявних в установі та придатних для побудови системи програмно-технічних засобів і персоналу. Мається на увазі обчислювальна техніка,
програмне забезпечення, у тому числі СУБД, персонал адміністрування фрагментів офісних систем підрозділів.

• Залучення для розробки СЕД надійних фірм, тривалий час працюючих на ринку комп'ютерних технологій, які мають значне число впроваджень систем документообігу і стійке
фінансове становище.

• Максимальне використання готових рішень і фрагментів технологій.

• Використання для супроводу, адміністрування і розвитку СЕД тільки персоналу установи, для чого потрібно проводити навчання і сертифікацію фахівців.

Необхідно вирішити наступні задачі впровадження в установі першої черги електронного документообігу:

• Провести докладний аналіз і визначити вихідні дані для створення СЕД установи. Головною складовою частиною тут може стати інструкція по документообігу.

• З'ясувати, які з наявних програмно-технічних і матеріальних ресурсів можуть бути виділені і які необхідно придбати додатково.

• Відповідно до наданих ресурсів розробити стратегію створення електронних офісів, особливо виділивши розробку першої черги СЕД.

• Знайти надійного і перспективного партнера для швидкої реалізації першої черги системи.

• Підготувати персонал супроводу й адміністрування.

Аналіз і вироблення вихідних даних для створення СЕД проводяться на етапі обстеження об'єкта автоматизації. Існує ряд методів, моделей і автоматизованих інструментальних засобів підтримки цього етапу. Будь-які CASE-системи (Computer Aided System Engeeniring) є тільки помічниками в проведенні обстеження, скоріше цілеспрямованими на створення формальної специфікації, ніж для адекватного відображення реальності. У більшості випадків у підсумку виходить деякий абстрактний опис дійсності з боку особи, що проводить аналіз. Подальша автоматизація суб'єктивного погляду може непередбачено змінити об'єкт автоматизації, що не обов'язково приведе до успіху всієї компанії.

Отже, технологія розвитку СЕД в установі повинна будуватися на підході розробки, що не завершується, тобто технології постійного прототипування, а в процесі обстеження, в першу чергу, необхідно враховувати психологічний фактор, тобто орієнтуватися на психологію осіб, відповідальних за виконання ділових операцій і тих, що приймають рішення в об'єкті автоматизації.

Технологія постійного прототипування орієнтує як користувача, так і розроблювача СЕД на тривалий процес взаємодії з частими модифікаціями і їх швидкими реалізаціями. Для великомасштабних установ, у яких великі потоки документів, складна обробка даних, гнучка технологічна лінія проведення бізнесу, зміни в самій установі - досить часта ситуація, підшукати для автоматизації універсальне на всі випадки життя рішення є неможливим.

Відзначена технологія дозволяє оперувати інструментальними засобами, за допомогою яких можна швидко змінити створену раніше автоматизовану систему електронного документообігу.

Врахування психологічного фактора особи, що приймає і готує рішення, припускає спочатку виявлення самої організаційної структури установи і специфікування ділових процесів. Причому послідовність проведення специфікування повинна вестися від системних (цілісних) представлень до елементів і, що найбільше істотно, при активній участі користувача. Щоб розроблювач і користувач розуміли один одного, форма представлення специфікацій повинна бути образною, графічною, а не вербальною, з мінімальною кількістю програмістської символіки.

Візуальні зображення можуть виконувати функції представлення в наочній, образній формі загальної картини досліджуваної ситуації.

Як додаткові засоби представлення інформації, вони підвищують надійність розуміння ситуації, сприяють підвищенню привабливості роботи користувача в процесі специфікування, наочно документують опис об'єкта автоматизації та дозволяють легко їх видозмінювати при переході від одного прототипу до іншого.

Дата добавления: 2014-01-07