Процес, система і ефективність управлінського контролю

а) процес контролю

Процес контролю — це діяльність об'єднаних у визначену структуру суб’єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, аудиторів, орга­нізацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення постав­лених цілей управління. Найбільш ефективно та продуктивно це досягається через реалізацію визначених завдань контролю і застосування відповідних принципів, типів, методів і техніки контролю.

В процесі контролю менеджери, звичайно, використовують чотири основні методи контролю:

особисті спостереження;

статистичні звіти;

усні звіти підлеглих;

письмові звіти підлеглих.

Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.

Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо). Нажаль, коли потрібна об’єктивна інформація, такий метод не завжди підходить, оскільки:

– на особисті спостереження значною мірою впливають особисті якості і почуття спостерігачого;

– особисті спостереження вимагають значних витрат часу;

– призводять до негативної реакції підлеглих, які розглядають особистий контроль менеджера як прояв недовіри і обмежують їх можливості самостійно приймати рішення.

Статистичні звіти набувають все ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій. До переваг статистичних звітів слід віднести: згрупованість і упорядкованість наведеної в них інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо. Проте, статистичні відомості завжди обмежені, вони, як правило, характеризують лише окремі, хоча і ключові сфери діяльності організації.

Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. Переваги та недоліки цього методу подібні до методу особистих спостережень. При цьому:

виникає фільтрація інформації;

для цього методу характерним є швидке отримання інформації;

наявність гарного зворотнього зв’язку;

до останнього часу виникали труднощі з документуванням такої інформації для наступної звітності.

Так само, як і статистична звітність, письмова звітність не така швидка і більш формальна. Письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися.

Зазначені переваги та недоліки усіх методів вимірювання реального виконання вимагають їх комплексного використання у практичній діяльності менеджера.

Не менш важливим в процесі контролю є правильний вибір об’єктів контролю. Вибір об’єкту вимірювання впливає на те, як співробітники відносяться до того, що вимірюється.

Деякі із сфер контролю є загальними для всіх менеджерів незалежно від рівня і сфери їх діяльності, наприклад: напрямки (види) діяльності підлеглих; задоволеність робітників власною діяльністю; виконання параметрів бюджетів, що встановлюються для кожного менеджера тощо.

Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту.

Суть процесу контролю визначають такі характеристики: змістова, організаційна і технологічна.

Змістова характеристика дає відповідь на питання: що робиться в межах процесу контролю? Організаційна — ким робиться й у якому порядку це відбувається? Технологічна — як робиться?

У принциповій схемі процесу контролю виділяють три або чотири основні стадії:

Ø встановлення норм функціонування(стандарту);

Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.

Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування — критерії, за якими оціню­ється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу.

До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, належать: об­ґрунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.

Параметри контролю — це рівні досягнення норм функціонування, відображені у величинах, що підлягають виміру.

Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотиваційною метою, яку виконавець прагне досягти, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.

Ø збір даних про фактичний результат виконання;

До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та ди­намічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об'єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру — штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бути показники фондовіддачі, енергоозброєності, рівня продуктивності.

Ø порівняння та оцінка фактичного й очікуваного результатів виконання;

Процедура виміру фактичного результату виконання — це засіб отриман­ня необхідної інформації для суб'єкта управління та контролю. Цю процедуру можна визначити як зіставлення фактичної величини з еталоном. На етапі порівняння встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятного (допустимого) рівня відхилень. Відхилення реального виконання, що перевищують допустимий рівень, і стають об’єктом діяльності менеджера.

Завдання даної фази процесу контролю:

· визначення адресата тієї чи іншої інформації (кому призначається?);

· отримання інформації, що відповідає таким характеристикам — швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, ре­гулярність, корисність та ін.;

· адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, допові­дях, довідках).

Ø вироблення і здійснення корегуючих дій (впливу)

Заключний етап процесу контролю – це реакція менеджера на результати порівняння. При цьому менеджер може обрати один з трьох варіантів дій:

а) нічого не робити;

б) коригувати діяльність підлеглих;

в) коригувати стандарти діяльності.

Перший варіант застосовується у випадках, коли результати реального виконання відповідають стандартам або коли відхилення від стандартів знаходяться в межах допустимого.

Якщо відхилення перевищують допустимі межі, тоді здійснюється коригування діяльності підлеглих. При цьому спочатку треба з’ясувати причини понадмірного відхилення від стандартів:

1) можлива ситуація, коли відхилення від стандартів з’являються внаслідок нереалістичності самих стандартів. Тобто встановлений стандарт може бути або завищеним, або заниженим. У таких випадках необхідно коригувати самі стандарти, а не діяльність, пов’язану з їх досягненням. Найбільш складною тут є проблема зниження стандарту. Якщо результати діяльності підлеглих значно відхиляються від нього, то це може демотивувати робітників. Разом з тим, коли менеджер впевнений у реалістичності стандарту, його необхідно відстоювати, коригуючи дії підлеглих;

2) якщо причиною відхилень були недоліки у діяльності підлеглого, менеджер має скоригувати його діяльність. Прикладом таких коригуючих дій може бути: зміна стратегії; зміна структури; зміна практики винагородження, що склалась в організації; зміна програм навчання; перепроектування робіт; перестановка співробітників.

Існує два типи корегуючих дій:

1) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників затвердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі;

2) змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.

Корекція може бути негайною чи відстроченою.

б) система управлінського контролю

Система контролю — це сукупність суб'єкта, об'єкта та засобів контролю, взаємодіючих як єдине ціле в процесі встановлення бажаних результатів виконання, вимірювання стану об'єкта контролю, аналізу та оцінки даних вимірювання, пошуку шляхів і вироблення заходів корегуючого впливу.

У кожній системі контролю використовуються лінійні, функціональні і операційні типи контролю, а також загальні види контролю.

До поняття "засоби контролю" доцільно включати не тільки технічні засоби, але й форми та методи контролю, які розробляються для кожної конкретної системи.

Незалежно від ступеню складності система контролю завжди передбачає наявність хоча б чотирьох основних елементів, які реа­лізують її мету — підтримування бажаного стану об'єкта контролю та управ­ління. До таких елементів належать: детектор, селектор, диспетчер та інформатор.

Детектор фіксує значення характеристик об'єкта контролю і показує, що з ними відбувається.

Селектор отримує зафіксовану інформацію та обробляє її — порівнює фактичний стан з заздалегідь визначеними нормами функціонування чи очі­куваннями і оцінкою того, що відбувається. Селектор відбирає лише ту інформацію, яка необхідна для цілей управління, і на цій основі оцінює зна­чущість того, що відбулося. Відібрана інформація надходить до суб'єкта контролю або диспетчера.

Диспетчер, якщо це необхідно, надсилає управлінські сигнали у всі складові частини системи контролю.

Передача інформації між детектором, селектором, диспетчером і об'єктом контролю здійснюється інформатором.

в) ефективність системи контролю

Ефективність контролю визначається багатьма параметрами: його достовірністю, точ­ністю, продуктивністю, тривалістю часу роботи системи, швидкодією, витратами на здійснення контролю, часом, який необхідний на приведення системи до робо­чого стану, обсягом контролю, універсальністю і гнучкість програм контролю, кількістю і характером сигналів, на які повинна реагувати система, змістом і формами відображення результатів контролю, режимом роботи системи, ступінню автоматизації, віддаленістю від об'єктів контролю, конструктивністю виконання, кількістю персоналу, що обслуговує роботу системи, його кваліфікацією, досягненням цілей які ставить перед собою організація та ін.

При проектуванні системи контролю необхідно враховувати ергономічні, естетичні, технічні, технологічні характеристики, зовнішні умови тощо.

Мета, завдання та характеристики системи контролю є основними та ви­хідними показниками, на основі яких розробляються вимоги до системи на стадії її проектування.

Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв (принципів), з-поміж яких можна виділити такі основні:

Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрати зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані.

Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.

Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (співставляти) витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються.

Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.

Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю.

Обгрунтованість. Стандарти в системі контролю мають бути обгрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати "ярлик некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників.

Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю фактори діяльності, які є стратегічними.

Дата добавления: 2014-01-07