Складові процесу організаційного управління у фазі адміністрування

Складові організаційного управління

Критерії досконалості організаційної структури

Фактори організаційного потенціалу системи корпоративного управління багато в чому визначаються досконалістю організаційної структури за такими характеристиками, як [12]:

- застосування прогресивних схем управління (процесної, матричної й ін.);

- відповідність організаційної структури дереву цілей, що відображає загальну й функціональну стратегії;

- відсутність функціонально надлишкових підрозділів і керівників;

- відсутність "розривів" у лініях субординації, функціонально дублюючих ланок;

- відсутність "розривів" у циклах прийняття рішень і контролю за їхнім виконанням;

- раціональний рівень централізації (децентралізації) повноважень;

- відповідність ієрархічних вертикальних рівнів нормам керованості.

Свідченням зростання організаційного потенціалу є такі показники, як якість й оперативність прийняття управлінських рішень, швидкість і якість виконуваних рішень, якість управлінської документації, економічність роботи управлінського персоналу [38].

Організаційне управілння передбачає три основні фази, кожна з яких складається з трьох етапів таблиці 3.1.

Таблиця 3.1.

Фази організаційного процесу

Основні фази організаційного процесу	Функції, що здійснюються в ме­жах кожної фази
1 Фаза почину (ініціювання) бере початок від першого задуму організації до стадії реального формування апарату організації	а) визначення місії, завдань ор­ганізації; б) визначення способів їх вирішення; в) забезпечення здійснення.
2. Фаза облаштування (координації) триває від початку формування до поточної діяльності	а) визначення системи не­обхідних видів діяльності; б) визначення складу вико­навців: в) забезпечення стимулю­вання виконавців.
3. Фаза розпорядча (адміністрування) здійснюється у сформованому апараті за визна­ченими напрямами як поточне керівництво діяльністю ор­ганізації	а) делегування повноважень та обов’язків; 6) визначення змісту розпо­ряджень; в) забезпечення виконання розпоряджень.

З практичної точки зору процес організаційного управління складається із взаємопов’язаних складових:

· Розподіл праці

· Департаменталізація

· Делегування повноважень

· Діапазон контролю.

· Механізми координації.

Розглянемо кожен з них більш докладно.

1. Розподіл праці – це процес розподілення загальної роботи в організації на окремі завдання, достатні для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей. Фактично це є спеціалізацією.

З практичної точки зору спеціалізація означає з’ясування сутності та змісту кожної роботи в організації. Цей процес називається проектуванням робіт в організації та має такі конкретні результати:

· специфікації робіт;

· посадові інструкції;

· кваліфікаційні характеристики.

Процес проектування робіт складається з двох стадій:

а) аналіз робіт (аналіз виробничих операцій);

б) власне проектування робіт.

В процесі аналізу робіт необхідно отримати інформацію про такі три основні аспекти роботи:

1) про зміст роботи, тобто про задачі та види діяльності, які мають виконуватися в її межах;

2) про вимоги, які ставляться до роботи (освіта, досвід, стаж роботи, наявність відповідного ступеня, ліцензії, навичок, здібностей тощо);

3) про середовище, у якому вона здійснюється (умови праці, ступінь відповідальності, ступінь контролю за виконанням з боку начальника, ступінь припустимої помилки тощо).

Проектування робіт – це процес визначення обсягів та змісту кожного виду робіт в організації.

В процесі проектування потрібно визначити дві ключові характеристики роботи:

а) обсяг роботи (кількість різних операцій та/або задач, які виконуються одним робітником та частота їх повторення);

б) змістовність роботи – це відносний ступінь того впливу, який робітник може здійснити на саму роботу або на її середовище, а саме на:

· самостійність в плануванні та виконанні роботи;

· самостійність у визначенні ритму роботи;

· участь у прийнятті рішень тощо.

Термін “проектування робіт “ з’явився в надрах класичної школи менеджменту. Багато з ранніх ідей науки управління оберталися навколо проектування робіт з точки зору максимального використання переваг спеціалізації. З розвитком та удосконаленням виробництва все більш почали виявлятися негативні сторони спеціалізації. Виникла потреба змінити традиційну спрямованість проектування робіт. Разом з тим з’явився і новий термін “перепроектування робіт” або “реорганізація робіт”.

До основних методів перепроектування робіт належать (див. рис.3.1.):

1) Ротація робіт – переміщення робітників через певні проміжки часу з однієї роботи на іншу. Ротація робіт може бути як горизонтальною так і вертикальною.

Переваги:

· накопичується досвід у суміжних сферах;

· усувається одноманітність та монотонність;

· покращується розуміння інших видів діяльності.

2) Формування робочих модулів – ротація у відносно короткі проміжки часу, наприклад, впродовж одного робочого дня.

3) Розширення роботи (JOB ENLARGEMENT) - означає горизонтальне розширення даної роботи за рахунок збільшення кількості операцій, які виконуються в її межах, та частоти повторення циклу роботи. Розширення робіт означає їх диверсифікацію.

4) Збагачення роботи (JOB ENRICHMENT) - це процес поглиблення роботи, підвищення її змістовності. Процес збагачення роботи розширює її вертикально шляхом:

· встановлення безпосереднього зворотнього зв’язку;

· надання можливості навчатися (підвищувати кваліфікацію);

· надання можливості самостійно опрацьовувати графік роботи;

· зменшення ступеня контролю.

5) Використання альтернативних графіків роботи. Найчастіше тут використовуються такі варіанти:

а) “стиснутий робочий тиждень” (програма 4-40, тобто 4-добовий 40-годинний робочий тиждень);

б) “гнучкий час” (робітник має відпрацювати певну кількість годин в тиждень, але він має можливість в певних межах змінювати години початку та закінчення робочого дня).

В практиці західних фірм поширені також методи проектування роботи груп:

а) створення інтегрованих робочих команд (за типом бригад);

б) створення автономних робочих команд (завдання доводиться як кінцевий результат діяльності, а решту – вирішує команда).;

в) гуртки якості.

Рис. 3.1. Методи перепроектування робіт в організації

На практиці в процесі перепроектування робіт досить часто використовується інструмент, який отримав назву “Модель характеристик роботи” Р. Хекмана (МХР).

Згідно з МХР, будь-яку роботу в організації можна охарактеризувати за допомогою 5 базових параметрів (див. рис.4.8.).

Рис.4.8. Модель характеристик роботи Р.Хекмана

· поєднанння навичок – це ступінь, у якому робота вимагає варіювання різних дій так, аби робітник мав можливість використовувати декілька своїх різних навичок та здібностей;

· визначеність завдання – це ступінь, у якому робота в цілому вимагає завершеності, та ступінь, у якому можна ідентифікувати окремі частини роботи;

· значущість завдання – це ступінь, у якому дана робота впливає на роботу інших співробітників організації;

· самостійність (автономність) – це ступінь, у якому робота забезпечує реальну свободу дій (незалежність) робітника щодо встановлення графіку роботи та процедур її виконання;

· зворотній зв’язок – це ступінь, у якому робота вимагає отримання чіткої інформації про ефективність її виконання.

Зазначені базові параметри роботи дозволяють робітникові відчути три наступні психологічні стани:

· відчуття значущості роботи, тобто ступінь сприйняття важливості та цінності роботи з позиції робітника;

· відчуття відповідальності за результати роботи, тобто підзвітності за свою роботу;

· знання реальних результатів своєї роботи, тобто сприйняття результативності та ефективності виконаної роботи.

Роботи, які організовані так, що забезпечують високий ступінь цих трьох станів, мають призвести до:

· високої мотивації за рахунок самої роботи;

· високої якості виконання робіт;

· високої задоволеності роботою;

· зниження плинності кадрів та кількості прогулів.

Проте не всі робітники позитивно реагують на покращення базових параметрів роботи. Практика свідчить, що МХР доцільно застосовувати тільки до робітників з прагненням до зростання та досягнень.

Базові параметри роботи впливають на обсяги потенційної мотивації (ОПМ) робітників таким чином:

ОПМ=

визначеність завдання + значущість завдання + сполучання навичок

х самостійність (автономність) х зворотній зв’язок

Характер впливу методів перепроектування робіт в організації на базові параметри роботи представлений в таблиці 3.2.

Таблиця 3.2.

Дата добавления: 2014-01-07