Складання плану листа

Незалежно, якою мовою готується лист, після того, як визна­чена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:

♦ вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);

♦ основний зміст (прохання, вказівка, додаткове повідомлення та ін.);

♦ заключна частина (подяка, прохання написати у разі, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).

Вступну частину будують залежно від мети написання листа. Наприклад:

❖ Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань, тощо. Наприклад: Ми дякує­мо Вам за брошуру з інформацією про Ваші послуги... (We thank you for the brossure with information about your services in it...).

❖ Якщо лист має лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистич­ні дані тощо. Наприклад: Ми повідомляємо, що наша компа­нія співробітничає з... (We wish to inform you that our company cooperates with...).

❖ Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість дальшого співробітництва або про відсутність цієї можли­вості, викладаються пропозиції. Наприклад: У зв'язку з Ва­шим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...).

❖ Якщо лисі має характер реагування на невиконання взятих обов'язків, недотримання строків поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що трапилось, та повідомлення про розрив відносин не повинні мати різкого характеру. Наприклад: Ми з подивом довідались, що ви не під­писали наші документи... (We are puzzled to learn that you ha­ven 't signed our documents...).

Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися стисло, логічно, ясно. Але й над­мірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових запитань, пояснень та уточнень, що вимагає продов­ження листування та відтягує практичне вирішення питань.

❖ Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначати час їх виконання. Вислови на кшталт типу у близькому майбутньому (in the nearest future) небажані.

У ході написання основної частини листа необхідно:

❖ проаналізувати всі аргументи, відмовитися, якщо це можли­во, від другорядного;

❖ згрупувати всі факти за обраним напрямом, підібрати заго­ловки до кожного розділу;

♦ написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу, скласти до нього невеликі запитання;

♦ обміркувати черговість викладення, послуговуватися прин­ципом «від невідомого до відомого»;

♦ не зупинятися на банальних речах: «стислість — сестра та­ланту»;

♦ використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;

♦ не нехтувати працею над чернетками, текст має бути зруч­ним для читання.

Заключна частина листа також має свої варіанти. Тут традицій­но викладаються надії на розвиток відносин і на те, що подана в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: Сподіває­мось, що будемо підтримувати співробітництво, та запевняємо Вас... (We would like to maintain cooperation and assure you...).

♦ Якщо лист адресований особі, з якою ще не був установле­ний діловий контакт, у заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: Будемо вдячні за тер­мінове виконання нашого замовлення (Your prompt execution of our order would be appreciated).

♦ У разі майбутнього розриву ділових контактів з партнером заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одно­часно свідчимо про нашу відкритість до ділового співробітниц­тва в майбутньому (We simultaneously testify to our openess for business like cooperation in future.).

Таким чином, за негативного змісту листа партнеру дається змога у разі зміни його позиції повернутися до ділового співро­бітництва. Така відповідь буде більше ознакою ввічливості, ніж надією на співробітництво надалі, отже, етикету буде дотримано.

♦ За потреби у заключній частині листа повідомляються пріз­вище, посада, адреса та номер телефону особи, яка має змо­гу допомогти у вирішенні питань. Таке повідомлення ро­биться максимально доброзичливим тоном. Наприклад: У разі необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим пред­ставником О. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які виника­тимуть (If necessary do not hesitate to contact with our represen­tative (O. Sham ray) and clear up all questions that arise with him.).

Дата добавления: 2014-01-07