Документальне забезпечення управління

План

1. Документальне забезпечення управління.

1.1. Комп’ютерні програми для роботи з документами.

1.2. Електронні таблиці Microsoft Excel 2000/2002.

1.3. Створення презентацій документів.

2. Технології документального забезпечення управління.

2.1. Характеристика та інформаційне забезпечення автоматизованого робочого місця фахівця.

2.2. Автоматизація документообігу.

2.3. Гіпертекстові та мультимедійні технології роботи з документами.

3. Технології обробки інформації на автоматизованому робочому місці фахівця.

Література

Пішеніна Т.І., Шаповал О.Ф. Інформаційне забезпечення управління та реферування: Навч. посіб. для дистанційного навчання. – К.: Вид-во "Університет "Україна"", 2006. – 278 с.

Сьогодні виділяють два найпоширеніші напрями автоматизації: перетворення документів з паперової в електронну форму та автоматизація перекладу документації з однієї мови на іншу.

Перетворення документів в електронну форму.

Для перетворення документів із паперової форми в електронну необхідний сканер та програмне забезпечення. Процес перетворення документів із використанням сканера має декілька етапів:

1) сканування (створення електронного образу документа);

2) розпізнавання (перетворення електронного образу на текстові дані);

3) редагування документа за допомогою Microsoft Word (для текстів, таблиць) та Adobe Photoshop (для фотографій, малюнків, ілюстрацій).

У країнах СНД найпоширенішою програмою для розпізнавання текстів є програма Fine Reader. Ця програма має вбудовану систему перевірки орфографії, розпізнає таблиці зі збереженням їх структури; підтримує більше 40 мов, може розпізнавати тексти, створені кількома мовами (користувач може самостійно визначити мову або групу мов для тексту, що розпізнається; здатна працювати в пакетному режимі (що зменшує час обробки багатосторінкових документів).

Кращі результати можна отримати під час поетапного сканування, використовуючи панелі інструментів.

Використовуючи пункти меню, можна додатково встановити роздільну здатність, підвищити чіткість фотографій. Під час вибору роздільної здатності потрібно мати на увазі, що чим вона вище, тим точніше результат відповідає оригіналу, але при цьому зростають розміри документа і збільшується тривалість сканування. Як правило, для текстових документів доброї якості вибирають роздільну здатність 200-300 пікселів на дюйм. Для високоякісних зображень слід встановити максимально можливу роздільну здатність.

1.1. Комп'ютерні програми для роботи з документами

Останнім часом виробники програмного забезпечення створили пакети − комплекти, які містять декілька комерційних програм цього виробника (найчастіше текстовий редактор, електронні таблиці, графічний редактор, програма створення презентацій), що продаються спільно як єдиний продукт.

"Позитивні риси" комплектів:

1) можливості конвертування даних із формату одного додатка у формат іншого, наприклад, текстовий редактор може вилучати дані з електронних таблиць, дані яких отримані з бази даних, і об'єднати остаточно результат з картинкою, створеною за допомогою графічного редактора;

2) стандартний інтерфейс користувача у всіх додаткових пакетах → зменшення затрат на вивчення можливостей різних додатків.

Найпоширенішим і найпопулярнішим є пакет Microsoft Office 2000/ХР. Він містить: текстовий редактор, електронні таблиці, системи керування базами даних, графічний редактор і комунікаційні засоби.

Microsoft має власний тип документів (документи Word, *. doc), але може працювати з іншими типами (текст DOS і Unicode (*.txt), Rich Format (*.rtf), HTML (*htm).

Недоліки комплексів:

1) Система файлів Word 2000/2002 відрізняється від формату файлів Word 7.0, що входять до складу пакета Microsoft Office 95. Старий формат файлів підтримується, але при переході на комп'ютер зі старою версією Word 7.0 виникнуть труднощі з відкриттям документів у новому форматі. Для цього необхідно конвертувати файли в старий формат.

2) Працюючи з Word, слід пам'ятати, що після виділення будь-якого об'єкта не рекомендується вводити будь-що з клавіатури, інакше цей фрагмент може бути замінений введенням (щоправда наслідки неправильної дії можна відмінити).

Microsoft Word дозволяє додавати в текстовий документ:

− таблиці;

− малюнки (створюються за допомогою вмонтованого графічного редактора або імпортуються з інших файлів різних форматів);

− аудіо- і відеозаписи;

− презентації;

− листи і діаграми Excel;

− гіперпосилання.

Є можливість настроювання і застосування деяких сервісних операцій: автозаміни фрагментів тексту, перевірки правопису (орфографії і граматики), захисту документів та ін.

1.2. Електронні таблиці Microsoft Excel 2000/2002

Microsoft Excel − це програма електронних таблиць та ділової графіки. Вона призначена для полегшення процесу сприйняття й аналізу даних.

Основний тип документа − книга Excel, що складається з робочих аркушів, які є таблицями, комірки яких об'єднані в рядки і стовпці. У кожній комірці може знаходитись інформація одного з таких видів:

− текст;

− число (у певному форматі (грошовому, дата, час, відсотковому, дробовому));

− формула.

Найважливішим елементом у вікні є рядок редагування, або рядок формул.

Для полегшення сприйняття великих масивів числових даних у документах використовуються діаграми. У побудові діаграм бере участь "Майстер діаграм". У Microsoft Excel також умонтовано засоби для роботи з банками даних: сортування, вибірки з банку даних тощо. Виконуються і деякі сервісні операції − автоматична перевірка орфографії, захист документа від несанкціонованої зміни.

1.3. Створення презентацій документів

Додаток Microsoft PowerPoint використовується для створення презентацій. Як і Word та Excel, він підтримує багатодокументний інтерфейс. Програма підтримує такі типи файлів, як презентації (*.ppt) і демонстрації (*.pps) PowerPoint, метафайли Window (*wmf), файли деяких графічних форматів PNG, JPEG, GIF (*png, *jpg, *gif).

Microsoft PowerPoint дозволяє створювати екранні презентації, слайди, роздруківки, видачі (друкарські варіанти презентацій, що містять слайди) документів Web.

Презентація будується з набору слайдів. PowerPoint дає змогу створювати слайди, які містять текст (звичайний і багатоколонний, таблиці, списки) і мультимедіа (рисунки, діаграми, аудіо- і відеозаписи), а також анімаційні ефекти. Важливим є те, що в PowerPoint немає фіксованих полів, як у текстових редакторах. Під час редагування тексту можна застосовувати практично ті ж операції, що й у редакторі Word. Тут можливе також виконання і деяких сервісних операцій − перевірка орфографії, автозаміна і т.д.

Дата добавления: 2014-01-07