Технології документального забезпечення управління

2.1. Характеристика та інформаційне забезпечення автоматизованого робочого місця фахівця

Автоматизоване робоче місце (АРМ) − сукупність інструментальних засобів кінцевого користувача, що включає інформаційне, програмне, технічне і методичне забезпечення, призначене для професійної діяльності користувачів ПК, яке працює як автономно, так і в складі мережі. АРМ є частиною відокремленої інформаційної системи. Концептуальна відмінність АРМу на основі ПЕОМ від просто ПЕОМ полягає в тому, що в АРМі відкрита архітектура ПЕОМ, яка функціонально, фізично й ергономічно настроюється під конкретного користувача (персональне АРМ) або на групу користувачів (групові АРМи).

Для цієї технології характерною є робота користувача в режимі маніпулювання даними, а не програмування. Основними функціями АРМу можуть бути: введення, накопичення та зберігання інформації, її пошук за заданими ознаками; виконання прикладних програм обробки інформації; контроль усіх етапів обробки інформації, автоматичне протоколювання робочих процесів; відображення інформації та результатів її обробки на екрані ПЕОМ.

Впровадження АРМів ліквідує розрив у час між виробничо-господарським процесом, здобуттям первинної інформації, її обробкою і видачею результатів, що дає змогу активно впливати на процес управління.

Технологічний процес обробки інформації на АРМі є безпаперовим і характеризується інтерактивним режимом введення даних в ЕОМ та формуванням вихідних документів.

До інструментальних засобів АРМів належать: бази даних, програмне забезпечення, система управління базами даних, текстові редактори, табличні процесори, графічні редактори, операційні оболонки, професійне програмне забезпечення.

2.2. Автоматизація документообігу

Документообіг − процес проходження документів усередині системи управління − від джерела їх формування до використання в управлінні.

До локальної інформаційної системи документи можуть надходити із зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, вищої контролюючої організації, банків. Документи можуть бути також внутрішніми.

Усі документи поділяють на:

− документи загального призначення (управління);

− накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

− специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Єдина система класифікації та кодування документів (ЄСКК) є єдиною: дає змогу здійснювати взаємний обмін інформацією між АРМами всередині ІС, а також між різними ІС, забезпечує відповідність класифікацій і номенклатур у всіх сферах та на всіх рівнях управління.

Розділами ЄССКК є:

− структура управління народним господарством (класифікації галузей, підприємств, органів державного управління);

− продукції, роботи, послуги (загальнодержавний класифікатор промислової і сільськогосподарської продукції);

− технологія виробництва;

− населення (класифікатори кадрів, посад, професій, розрядів);

− територія (класифікатори країн, регіонів, областей, районів);

− фінансові кошти та бухгалтерський облік (класифікатор природних копалин);

− показники, нормативи, одиниці фізичних величин;

− інші дані.

Класифікатори − це систематизовані переліки найменувань однорідних об'єктів за окремими видами економічної інформації з присвоєними їм кодами.

Дата добавления: 2014-01-07