Контроль за выдачей и использованием доверенностей

Получение продуктов, товаров и сырья, в зависимости от условий поставки, может осуществляться на складе поставщика, на станции назначения или на складе покупателя.

Получение продуктов (сырья) и товаров на складе поставщика или на станции назначения осуществляется материально ответственным лицом (экспедитором) предприятия общественного питания которому выдаётся доверенность.

Учёт доверенностей ведётся согласно Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращённых и использованных доверенностей на получение ценностей, утв. приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99, с изм. и доп. (далее – Инструкция № 99).

Инструкция распространяется на предприятия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности (далее – предприятие).

Бланки доверенностей являются документами строгой отчётности, что требует:

- их изготовления с типографской нумерацией в соответствии с Правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строго учёта;

- учёта их получения, хранения и использования как бланков строгой отчётности;

- пронумеровывания, прошнуровывания и скрепления печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия журнала регистрации доверенностей;

- выдачи бланков и журналов лицу, на которого возложены обязанности по регистрации выданных, возвращённых и использованных доверенностей по расходной накладной;

- контроля за своевременным представлением документов (актов, накладных, ордеров и т.п.), которые свидетельствуют об использовании доверенностей, или неиспользованных доверенностей;

- списание использованных бланков доверенностей по акту.

Для организации учёта бланков доверенностей согласно вышеперечисленным пунктам Инструкции необходимо приказом директора по предприятию назначить лиц, ответственных за ведение такого учёта. Поскольку лицу, ответственному за получение и использование бланков доверенностей, выдаются под отчёт материальные ценности, необходимо заключить с таким лицом договор о материальной ответственности.

Доверенность на получение ценностей выдаётся только лицам, которые работают на данном предприятии. Доверенность лицам, не работающим на данном предприятии, может быть выдана с разрешения руководителя предприятия, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же самых ценностей и такого же количества с этого предприятия.

Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицами, которые на то уполномочены руководителем предприятия. В тех случаях, когда бухгалтерский учёт ведётся централизованной бухгалтерией, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями и лицами, ими на то уполномоченными.

Руководителем предприятия утверждается перечень должностей, занятие которых предоставляет соответствующим работникам право подписывать доверенность на получение ценностей и назначается лицо, которое осуществляет выписку и регистрацию выданных, возвращённых и использованных доверенностей.

Доверенность на получение ценностей выдаётся доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей.

В случае если доверенное лицо должно получать нужные ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или нескольких доверенностей, если ценности должны быть получены на разных складах.

При выписке доверенности перечень ценностей, которые надлежит получить по ней (графа «Наименование ценностей» в бланке доверенности), приводится обязательно с указанием наименования и количества ценностей для получения независимо от того, если такие сведения в документах на отпуск ценностей. В незаполненных строках доверенности ставятся прочерки.

Перед выдачей доверенностей лица инструктируются о порядке их использования и отчётности об использовании доверенностей или возврате неиспользованной доверенности.

Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.

Дата добавления: 2014-01-07