Виды деловых текстов

1. Деловое письмо. Самым распространенным средством связи между организациями служат письма. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и пр. Разновидностью служебных писем являются циркулярные – письменные распоряжения, рассылаемые подведомственным организациям. Автор – лицо юридическое, письмо может быть написано как от первого лица (предлагаем, просим), так и от третьего (фирма предлагает).

Деловые письма оформляются в основном на бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части. В реквизиты входят наименования министерства или ведомства, наименование учреждения, организации. Предприятия; наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа. Далее печатают дату, место составления, ссылку на дату и индекс входящего документа; заголовок к тексту, текст; наименование должности в реквизите “подпись”; гриф согласования. При заверении копии ставят заверительную подпись “Верно”, дату.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном. Документ не должен содержать более четырех адресатов. В состав адресата может входить почтовый адрес, который печатают в начале письма.

Структура текста:

- Заголовок

- Дата письма

- Обращение

- Текст

- Заключительная формула вежливости

- Подпись

- Указание на приложения (если есть)

Заголовок: часто клише, отпечатанное типографским способом на бланке, состоит из адреса отправителя, названия фирмы и официального обозначения адресата.

Обращение: название должности адресата, фамилии, имени, отчества (Уважаемый…Дорогой (к знакомому адресату). Господа…!).

Основная часть: а) повод для письма (Рады сообщить вам, информируем Вас о том…); б) конкретные предложения, просьбы, рекомендации или ответная реакция на предложения партнера (Просим рассмотреть, подтвердить, сообщить…; К сожалению, мы не можем принять…, Со своей стороны хотелось бы попросить … и под.).

Заключение: а) выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса, выражение признательности, предположения, что переписка будет продолжена и пр. (Надеемся получить ответ в ближайшее время. Ожидаем вашего согласия…Заранее благодарим …); б) подпись с указанием должности и звания (С уважением …)

Любая избыточная информация противопоказана. Критерий количества информации – достаточность для решения коммуникативных задач.

Дата добавления: 2014-01-07