Письменная форма речи

Единицей письменной речи является текст. Наука, занимающаяся изучением текста, называется текстологией. Прежде всего необходимо определить тему и цель содержания будущего текста. В сфере делового общения решение задачи значительно облегчается знанием целевого назначения речевого жанра, в форме которого составляется текст. Объяснительная записка должна объяснить причину и обстоятельства какого-то факта, ту же цель имеет и отчет. Для договора нужно найти условия, однозначно определяющие обязанности сторон и пр. При письменном общении отправитель ориентируется на возможную реакцию адресата и должен предвидеть ее. Вести переписку следует с учетом этикета деловых переговоров. Существует целая отрасль знаний – делопроизводство, в которой регламентируются нормы оформления основных деловых бумаг.

Виды документов.

Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, юридическое, экономическое значение. Вся жизнь человека также связана с документами: свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке и под. отмечают основные этапы жизни человека.

Документы подразделяются на служебные и личные. К личным относятся автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения и под. Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. По месту составления документы могут быть внутренними и внешними. Внутренние документы создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других организаций, предприятий и отдельных граждан.

По сложности содержания документы делят на простые, в которых рассматривается один вопрос, одна тема, и сложные, в которых затронуты несколько тем.

По форме документы могут быть индивидуальными, составленными произвольно, типовыми, представляющими собой текст-образец и трафаретными, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация).

В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Оригинал – это документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке.

Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Особый вид копий представляет дубликат, имеющий одинаковую силу с подлинником. Дубликат выдается при утере оригинала: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и пр.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию ввел единообразие в оформление документов. Это дает возможность более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами. Стандартом определен максимальных состав реквизитов документа (реквизит – это информационный элемент документа). За каждым реквизитом закреплено строго обязательное место. Совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа.

Дата добавления: 2014-01-07