Организация деловых совещаний

Помимо своего прямого назначения каждое рационально организованное деловое совещание выполняет важную учебно-воспитательную функцию. На деловом совещании сотрудники обучаются умению мыслить масштабно, по государственному, комплексно подходить к обсуждаемой проблеме, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия принимаемых решений. Здесь идет обучение манере речи; грамотности и четкости изложения своих мыслей; умению аргументировать и отстаивать свои позиции. На совещании развиваются деловые качества участников; возрастает их компетентность в процессе взаимного обмена идеями; накапливаются навыки творческого решения задач и умение управлять. Деловое совещание представляет и руководителю широкие возможности проявления собственных качеств: организованности, ответственности, силы убеждения, умения работать с кадрами и др.

Малоэффективные совещания (в результате неудовлетворительной их подготовки или неумелого проведения) приводят к отрицательным социально-психологическим последствиям (снижается активность работников, бесплодно тратится время).

Условно все деловые совещания можно систематизировать по специфике рассматриваемых вопросов (административные, технические, кадровые, финансовые, технологические, оперативные); по частоте, периодичности; по составу и количеству участников; по кругу и количеству вопросов, выносимых на совещание; по структуре и организации; по методам проведения и др. Однако наиболее удобно классифицировать деловые совещания по задачам. Так, на проблемном совещании осуществляется поиск оптимального управленческого решения вынесенной на обсуждение хозяйственной проблемы. Такие совещания обычно проводятся по схеме: доклад — вопросы к докладчику — прения — выработка решения. Если участники совещания заблаговременно получили нужные материалы (тезисы доклада, справки, проект решения) и имели возможность изучить их, можно проводить совещание без доклада, либо, предоставив докладчику 3...5 мин на резюме, либо сразу начать совещание с вопросов.

Инструктивное совещание преследует цель передачи распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их быстрого выполнения. Целесообразно на таких совещаниях не ограничиваться простым пересказом решений, директив, рекомендаций, а конкретизировать их для каждого исполнителя (подразделения, организации и др.); разъяснить возникающие вопросы; определить сроки выполнения поручений отдельными исполнителями с учетом общего срока, заданного в директивах.

На оперативном совещании руководство получает информацию о текущем состоянии дел снизу вверх по схеме управления. В ходе оперативного совещания (без докладов и длительных выступлений) происходит обмен мнениями с возможными репликами с мест, выявляются участки работы, на которые должны быть направлены главные усилия, в чем и проявляется коллективное творчество.

Подготовка совещаний представляет собой комплекс организационных и технических мероприятий. Так, например, дни и часы для совещаний лучше установить постоянные. Работник любого ранга должен быть уверен, что в рабочей неделе есть дни, когда его не оторвут от четко спланированных дел, не вызовут на совещание. Время проведения совещаний лучше устанавливать в конце рабочего дня, так как иначе возрастают скрытые потери времени, связанные с совещанием.

Дата добавления: 2014-01-07