Вопрос 33. Документооборот

1. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

За организацию документооборота отвечает главный бухгалтер пред­приятия. В его функции входит разработка правил документооборота и тех­нологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

* на первом этапе документы проверяются по существу, устанавливают­ся целесообразность и законность указанной в документе операции, определяются место и сумма данной операции. Здесь может быть ис­пользован метод встречной проверки документов;

* второй этап - производится формальная проверка документа, то есть определяется, выписан ли документ на бланках установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотрен­ные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении опера­ции и оформлении документов;

* третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются груп­пировке, арифметической проверке, таксировке и контировке. Группировка представляет собой процесс учетной обработки докумен­тов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому со­держанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер груп­пировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов.

Цель группировки - подготовить сводные данные по движению отдель­ных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упро­щается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка - перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщаю­щий денежный измеритель. Осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре на цену за едини­цу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка - совершение в первичном документе бухгалтерской запи­си, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяй­ственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап пред­ставляет собой более высокий уровень работы с документами. 3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом: ^ разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

• составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

• составляется график документооборота в организации;

• создаются технологии обработки учетной информации;

• разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения до­кументов;

• проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности и под­готовка дел к длительному хранению.

Дата добавления: 2014-01-07