Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ




Читайте также:
  1. CDR (CorelDraw) - векторный формат. Рабочий формат графического пакета CorelDraw фирмы Corel Corporation.
  2. Включение компьютера. Рабочий стол
  3. ВЛИЯНИЕ ПРОЦЕССА ВПРЫСКИВАНИЯ ТОПЛИВА НА РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС ДИЗЕЛЯ
  4. Діяльність прес-служби, прес-секретаря та речника
  5. Личные и профессиональные качества секретаря
  6. ОДЕЖДА СЕКРЕТАРЯ
  7. Проба, содержащая тритий, должна вводиться в их рабочий объем
  8. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ В ПРИЁМНОЙ
  9. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ С ТЕЛЕФОНОМ
  10. Рабочий (исследовательский) этап осмотра места происшествия
  11. Рабочий график

Аксессуары рабочего места секретаря

Основными принадлежностями рабочего стола являются:

1. набор настольный;

2. календарь-органайзер;

3. лотки (поддоны) для сортировки бумаги;

4. вертикальная подставка для книг;

5. визитница;

6. ящик для дискет (дисков);

7. нумераторы;

8. штемпели;

9. папки-файлы;

10. пластиковые папки;

11. степлер;

12. антистеплер.

У профессионального секретаря всегда должны быть под рукой предметы, необходимые в самых различных ситуациях. В столе, в личном шкафу у секретаря должны быть:

1. ножницы, иголки, нитки, булавки;

2. запасные картриджи и бумага для факсов и других печатающих устройств;

3. запасные канцтовары;

4. бланки документов фирмы;

5. визитные карточки;

6. дубликаты ключей;

7. аптечка;

8. минеральная вода;

9. запасы чая, кофе;

10. список дней рождения руководителя и сотрудников;

11. пятновыводитель;

12. запасные колготки и запасные носовые носки.

 

 

 

Главными условиями плодотворной деятельности секретаря являются:

· планирование предстоящих дел;

· постепенное вхождение в работу;

· чередование труда и отдыха;

· установление оптимального ритма труда.

От рационально спланированного рабочего времени зависит эффективность и производительность труда секретаря и руководителя.

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель-секретарь успешно развивались надо научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы, должны быть учтены специфические условия, факторы работы и личности руководителя и секретаря.

 

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Приход на работу за 10-15 минут до начала рабочего дня, для того чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Получение корреспонденции, ознакомление с содержанием и её регистрация. Подбор документов, требующих первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчётов, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах и других мероприятиях. Запись дат и времени проведения всех мероприятий (в календаре-органайзере или в компьютере).

6. Сортировка поступившей корреспонденции в зависимости от срочности исполнения. Передача руководителю срочных писем, факсов и электронных сообщений.

7. Доклад руководителю о полученной корреспонденции.

8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий и следующий день (если возникли изменения, то секретарь должен сделать в своих записях соответствующие пометки). Уточнение соответствия записей в своём ежедневнике и ежедневнике руководителя.



9. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя.

10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

11. Подшивка исполненных документов в дела.

12. Выполнение работ на ПК.

13. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

 

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

2. Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов.

3. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов.

4. Регистрация, подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам.

5. Составление рабочего плана на следующий день.

 

ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий (приём делегации, подготовка к совещанию и т.д.).

2. Если руководитель остаётся работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами.

3. Приведение в порядок своего рабочего места. Перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатывание сейфов с конфиденциальными документами. Выключение из сети технических средств.

 

 





Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 7345; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Рекомендуемые страницы:

Читайте также:
studopedia.su - Студопедия (2013 - 2019) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление
Генерация страницы за: 0.002 сек.