Работа секретаря в приёмной

Правильно организованный приём посетителей на предприятии является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера.

Основными показателями культуры секретаря при приёме посетителей являются любезность, вежливость и корректность.

В приёмной для посетителей должен быть организован стенд, на котором размещают следующую информацию:

· время приёма руководителя по служебным и личным вопросам;

· перечень вопросов, которые находятся в компетенции заместителей руководителя;

· время приёма заместителей руководителя;

· внутрифирменные информационные листки;

· рекламные проспекты, каталоги, прайс-листы компании.

Информация, содержащаяся на стенде, должна быть актуальной, оперативной (сменяемой) и не конфиденциальной.

Приём посетителей можно условно разделить на следующие виды:

- приём сотрудников по текущим вопросам;

- приём сотрудников по личным вопросам;

- приём посетителей из других организаций;

- приём командированных;

- приём делегаций.

Как правило, секретарь при приёме сотрудника по его инициативе (по текущим, производственным вопросам):

- выясняет причину обращения;

- возможность решения этого вопроса другими должностными лицами;

- определяет в плане работы руководителя относительно свободный интервал времени, достаточный для обсуждения вопроса;

- вносит по согласованию с сотрудником в план работы запись о времени приёма;

- согласовывает с руководителем время приёма;

- сообщает сотруднику о согласованном времени приёма.

Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников часы приёма по текущим вопросам, определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нём посетителя. Он должен хорошо знать тех сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

При организации приёма сотрудников своего предприятия по личным вопросам необходимо проявлять больше внимания и тактичности. По личным вопросам к руководителю имеют право обращаться все работники предприятия, вне зависимости от должностного статуса.

Не следует во время приёма пропускать в кабинет руководителя других сотрудников. Обычно приёмы по личным вопросам проводят в конце недели.

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

Если руководитель отменяет по каким-либо причинам или переносит его на другое время приём, секретарь извещает об этом сотрудника. В экстренном случае можно попросить сотрудника изложить свою просьбу в письменном виде и представить её на рассмотрение шефу.

В зависимости от того, как часто руководитель проводит приём по личным вопросам, секретарь записывает разное количество людей. Если приём по личным вопросам проводится один раз в неделю, то на приём можно записать от 5 до 10 человек, если два раза в месяц, то 10-15 человек.

В случае длительного отсутствия руководителя приём по личным вопросам должен проводить сотрудник, исполняющий в это время обязанности руководителя.

Телефон руководителя во время приёма может быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах.

Также нельзя пропускать в кабинет руководителя во время приёма по личным вопросам сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.

Приём посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарём. Время приёма должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время предстоящей встречи.

Секретарь должен позаботиться о том, чтобы на дверях приёмной была вывешена табличка с указанием дней и времени приёма посетителей. Секретарь должен вести учёт посетителей и контролировать выполнение принятых в ходе приёма решений.

В помещении приёмной должно быть отведено место для посетителей. Запись на приём лучше проводить предварительно, делая соответствующие пометки в журнале приёма посетителей или на карточке.

В журнал вносится дата приёма и время, ФИО посетителя, место работы и должность, номер служебного телефона, по какому вопросу пришёл посетитель, что нужно сделать, и что сделано.

При большом количестве посетителей их регистрацию можно вести с помощью компьютера.

При приёме рядовых посетителей секретарю не нужно вставать с рабочего места и идти навстречу.

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

О представителях вышестоящих организаций и почётных гостях секретарь докладывает лично. Попросив посетителя подождать, секретарь входит в кабинет руководителя, полузакрыв дверь и сообщает об ожидающем приёма посетителе.

Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает его войти, при этом он широко открывает дверь кабинета и, придерживая её, уступает проход посетителю. После того, как посетитель вошёл, секретарь плотно, без стука закрывает дверь. Если секретарь докладывает о посетителе через переговорное устройство и получает согласие на приём, то предлагает посетителю войти в кабинет самостоятельно.

Если посетитель пришёл раньше намеченного времени или руководитель не может принять его в назначенное время, секретарь должен предложить посетителю сесть, занять его беседой или предложить свежую прессу.

Если посетитель пришёл без предварительной договорённости, то секретарь вправе самостоятельно решить доложить ли о нём руководителю немедленно, записать ли посетителя на последующий приём или отправить к другому должностному работнику.

Если секретарь считает, что руководитель может принять посетителя, то идёт с докладом, плотно закрыв за собой дверь.

В случае отказа, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителем руководителя или другим компетентным работником предприятия, если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель. Если посетитель настаивает на приёме в другое, удобное для него время, секретарь должен выяснить, может ли руководитель перенести этот приём на желаемое посетителем время, и сообщает посетителю об окончательном времени приёма.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой сотрудник, сведущий в данном вопросе. Секретарь в такой ситуации должен извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

В последнее время широко используются визитные карточки: официальные и личные. Визитные карточки передают лично. Получив визитную карточку, секретарь должен вежливо поблагодарить и ознакомиться с её содержанием. Визитная карточка владельцу не возвращается, а помещается в адресную картотеку или данные визитной карточки вводятся в компьютер.

Организуя приём командированных работников секретарь должен:

1. выяснить, согласовано ли это посещение заранее;

2. выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

3. отметить командировочное удостоверение;

4. выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в этом вопросе;

5. оказать помощь в подборе необходимых материалов.

Если на приём прибыла делегация, то секретарю следует заранее побеспокоиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать её. При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации. В случае необходимости секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и членам делегации чай или кофе. При этом необходимо соблюдать элементарные правила чайно-кофейной процедуры.

Дата добавления: 2014-01-07