Оперативное совещание

Организация совещаний

Решения в управленческой деятельности могут приниматься одним человеком или коллегиально. Коллективное обсуждение и принятие решения проводится на совещаниях самого разного уровня (симпозиум, конференция, собрание, заседание, планёрка). Грамотное проведение совещания превращает его в мощный рычаг управления.

Благодаря совещанию можно решить следующие задачи:

- выявить мнение персонала о планируемых и произошедших событиях;

- обменяться информацией, необходимой для повышения результативности в работе;

- обсудить и проанализировать трудные ситуации и проблемы;

- обменяться опытом и интересными наработками;

- принять решение по комплексным вопросам;

- скоординировать действия, распределить задачи с учётом мнения исполнителей;

- проконтролировать исполнение поручений;

- развить деловые качества участников совещания;

- повысить уровень ответственности и мотивации персонала;

- повысить сплочённость трудового коллектива.

Хорошо, если в организации заранее планируется, какие совещания и с какой периодичностью проводятся. Также необходимо установить дату, время и место проведения совещания, тематику и приблизительный состав участников. Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже.

Большинство крупных совещаний проводится в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и даёт возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Хорошо подготовленное и организованное совещание не должно превышать 45 минут.

На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.

Независимо от плановости проведения совещания, секретарь должен заблаговременно подготовить всю необходимую информацию, предварительно ознакомить всех участников с целями и задачами совещания, со списком рассматриваемых вопросов и списком выступающих.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определённый день недели или ежедневно в начале рабочего дня в обязанности секретаря входит:

1. Оповещение участников совещания.

2. Контроль за их своевременной явкой.

3. Выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников.

4. Вызов на совещание сотрудников по требованию руководителя (в случае необходимости).

5. Приём (во время совещания) всех телефонных звонков и посетителей (секретарю ни в коем случае во время совещания нельзя отлучаться из приёмной).

6. В случае возникновения чрезвычайной ситуации, которая требует немедленных действий руководителя, секретарю следует записать необходимую информацию, войти в кабинет, не отвлекая внимания присутствующих, подать руководителю записку и дождаться указаний.

7. Так как подобные совещания обычно проводятся в кабинете руководителя секретарь должен позаботиться о необходимом количестве посадочных мест, об обеспечении участников совещания бумагой для записей, ручками, оперативными сводками о выполнении производственных заданий и т.п.

Дата добавления: 2014-01-07