Подготовка и проведение планового совещания

Подготовка к плановому совещанию с большим количеством участников начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

1. Уточняются дата, место и время проведения совещания.

2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания.

3. Составляется текст приглашения для участников совещания (типовой текст приглашения обычно включает: название организации, вид совещания, тему совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время, дату и место проведения совещания, инициалы и фамилию приглашаемого, просьбу подтвердить готовность участия в совещании, если участник совещания является докладчиком, с ним более подробно обсуждаются предполагаемые вопросы и ему высылается проект решения или другой дополнительный материал, также необходимо указать сроки в которые докладчик должен выслать тезисы выступления; в тексте приглашения оговаривается продолжительность совещания или прикладывается программа совещания), которое подписывает руководитель.

4. Секретарь составляет список рассылки приглашений (письмо, курьер, факс, телефонограмма, электронная почта), в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

5. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад или тезисы доклада руководителя.

6. Согласовывается список докладчиков и тематика их выступлений, в соответствии с полученными от них тезисами осуществляется корректировка программы и утверждение руководителем регламента совещания.

7. Секретарь контролирует, чтобы специальные службы оснастили помещение для совещания необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной, компьютером с программами для докладов с презентацией или другими возможностями демонстрации графического материала.

8. Секретарь вместе со специалистом должен проверить исправность видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры, сетевых розеток, наличие удлинительных шнуров.

9. Секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы.

10. Следует заготовить необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов.

11. Накануне совещания секретарь ещё раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности и в случае отказа вносит по согласованию с руководителем необходимые изменения в программу совещания.

12. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цветные (красные) карандаши, фломастеры, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.

13. Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников (регистрацию проводит либо сам секретарь, либо помощник, с которым он должен провести инструктаж).

14. Если на совещании присутствуют гости, секретарь должен проводить их в зал и усадить на первые ряды.

15. Секретарь перед началом совещания должен раздать его участникам необходимые материалы.

16. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Если необходимо срочно вызвать кого-то из участников совещания, то секретарь передаёт ему записку, что позволяет участнику покинуть зал, не мешая другим.

17. Перед началом совещания, в перерывах и после него секретарь входит в зал, чтобы, если потребуется, оказать помощь участникам совещания.

18. После начала совещания секретарь должен огласить извинения и объяснения причин отсутствия тех, кто не смог прибыть, а затем зачитывает из протокола предыдущего собрания принятые на нём решения.

19. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания (в этом случае секретарь должен уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный).

20. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами (бутылки с минеральной водой устанавливают группами в центре стола, бутылок должно быть не меньше, а стаканов на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом, на столе должны быть салфетки).

21. По окончании совещания секретарь должен собрать у его участников тексты или тезисы докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшим.

22. Секретарь должен в течение 2-3 дней напечатать протокол и передать его председателю.

23. Под контролем секретаря находится размножение и рассылка материалов совещания, которая осуществляется по списку лиц или организаций, утверждённому руководителем.

24. Секретарь может (по указанию руководителя) осуществлять контроль за ходом выполнения решений, принятых на совещании.

Дата добавления: 2014-01-07