Правила ведения деловой беседы

РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

В каждодневной работе секретарю приходится вести деловую беседу с людьми разными по возрасту, по положению в обществе, по типу нервной системы. Квалифицированный секретарь должен уметь несмотря ни на что легко и непринуждённо вести беседу с руководителями, посетителями, сотрудниками, телефонными абонентами. При этом секретарь должен знать и уметь применять правила деловой беседы. Залогом успешного проведения деловой беседы являются такие качества, как: компетентность, тактичность, доброжелательность, знание приёмов ведения деловой беседы, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в её решении.

Речь культурного человека производит приятное впечатление, если он не только ясно и логично выражает свои мысли, не испытывая затруднений в выборе слов, но и произносит слова достаточно отчётливо, голосом приятного тембра.

Для того, чтобы быть коммуникабельным человеком, секретарь должен стать внимательным слушателем. Умение слушать собеседника – это искусство, которым владеют не все. Умение слушать позволяет глубже понять собеседника, получить от него интересную информацию, советы или предложения.

- При подготовке к деловой беседе необходимо продумать начало разговора, первые фразы, чтобы вызвать у собеседника положительную реакцию, заинтересовать его или смягчить негативный настрой.

- Главное в беседе – сосредоточиться на теме разговора.

- Нельзя начинать беседу с отказа или утверждения о неправоте собеседника.

- В деловой информации всегда следует выделять главное, существенное и отсеивать всё второстепенное.

- Секретарю не следует придавать значение разговорным особенностям собеседника – акценту, неправильным ударениям в словах, манере выражать свои мысли.

- Не следует стремиться быть лидером в разговоре и оставлять последнее слово за собой.

- При наличии противоположных точек зрения у собеседников отстаивать своё мнение надо спокойно, не теряя самообладания.

- Не противоречьте открыто и грубо – это «золотое» правило уместно даже тогда, когда партнёр не совсем прав. Начнёте противоречить, не убедите его, а лишь добьётесь того, что беседа превратиться в ссору, которая заведёт в тупик.

- Всегда, даже когда собеседник ошибается, следует уважать его позицию и мнение.

- Когда только возможно, признавайте правоту партнёра. Это создаёт благоприятный психологический настрой.

- Будьте сдержанны в личных оценках, не ставьте под сомнение свою лояльность по отношению к учреждению, в котором вы работаете, ибо тем самым вы ставите под вопрос и лояльность по отношению к своему собеседнику.

- Растянутые ответы создают впечатление неуверенности. Чем более лаконично, по-деловому звучит замечание, тем оно убедительнее.

Дата добавления: 2014-01-07