Личный листок по учету кадров

Оформление личных дел

Личное дело (досье) – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Так как порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными актами, организации имеют право по-разному решать вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. На остальных сотрудников оформляют личные карточки.

Первоначально в личные дела группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Порядок расположения документов в личном деле:

· Внутренняя опись документов дела

· Личный листок по учету кадров (анкета)

· Дополнение к личному листку по учету кадров

· Автобиография или резюме

· Копии документов об образовании

· Трудовой договор

· Характеристики или рекомендательные письма

· Копия приказа о приеме на работу

· Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

· Копия страхового свидетельства

В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрениях, перемещениях, документы об изменениях личных данных работника, а также документы, характеризующие его деловые и личные качества (аттестационные листы, дополнения к личному листку по учету кадров и др.). Кроме того, в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных работника. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.

На обложке личного дела указывается полностью фамилия, имя, отчество работника.

Личные дела не выдаются на руки работникам.

Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет), поэтому в них не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Личный листок содержит вопросы о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, участии в выборных органах и др.

Личный листок заполняется от руки при поступлении на работу самим работником в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывается и передается на подпись сотруднику кадровой службы, который проверяет соответствие указанных данных документам, регистрирует личный листок и помещает его в личное дело.

Регистрационным номером личного листка будет являться номер личного дела.

В графе «Образование» применяются формулировки: начальное, неполное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» фиксируются сведения в соответствии с записями в трудовой книжке.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: женат (замужем), разведен (а), вдовец (вдова), холост (не замужем). Затем в этой же графе перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь), проживающие совместно с работником (указывают их ФИО и год рождения).

Отрицательные ответы в графе личного листка записываются без повторения вопроса:

· Степень – не имею

· Пребывание за границей – не был

Иногда вместо личного листка используется анкета, которая содержит практически такие же графы.

Дата добавления: 2014-01-07