Коммерческая корреспонденция

Внутренняя опись

Дополнение к личному листку по учету кадров

Этот документ работник кадровой службы заполняет после того, как появились какие-то изменения в личном листке. Все изменения вносятся на основании документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке «Дополнение к личному листку по учету кадров» не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку являются отметки о проведении проверок наличие и состояние личных дел. Отметки помещаются на обратной стороне личного листка после всех других сведений и состоят из надписи «Личное дело проверено» даты и подписи.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При завершении дела к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Подписывает внутреннюю опись ее составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты.

После завершения дела оформляется лист-заверитель дела (он помещается в конце дела).

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов.

Коммерция – торговля и связанные с ней операции.

Корреспонденция – переписка (одно из значений).

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов.

Они представляют собой:

· Обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах (либо могут содержать претензии и т.п.);

· Обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности.

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

В оферте указываются: наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей заказа и заключением контракта.

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка, проходят переговоры, пока не будет достигнута договоренность.

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (количество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т.п.) В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в качестве составной части в другой коммерческий документ. Например, в письме-предложении может содержаться гарантийный аспект о своевременной оплате услуг и т.п.

Письмо-рекламация – коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества или количества товара, его упаковка, сроков поставки, платежа и других условий договора.

В первой части рекламация должна содержать:

· Основание для предъявления претензии;

· Доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки);

· Ссылки на нормативные документы и т.п.

Во второй части рекламации излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Например:

· Требование замены некачественного товара качественными или уценки товара;

· Требование возмещения убытков в связи с невыполнением условий контракта;

· Требование расторжения договора.

Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих претензию.

Подписывают рекламацию руководитель организации и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спорные вопросы решают арбитраж.

Дата добавления: 2014-01-07