Информационные связи предприятия. Документооборот. Цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства

Оформление карты-заместителя дела

Оформление листа-заместителя

Хранение дел

Во время исполнения документы должны храниться исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Наиболее распространенный способ хранения дел – шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Если необходимо документ изъять из дела временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист-заместитель.

  ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ   Документ № __________ от ___________,поступивший из__________________ по вопросу __________________________________________________________ выдан по распоряжению руководителя на ________________________________ Дата выдачи _____________________ Кому _______________________________________________________________ Выдан ________________________ получил ________________________  

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратура, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

  КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА   Дело ________________________________________________________________ номер и заголовок Опись _______________________________________________________________ номер и название Выдано ______________________________________________________________ дата выдачи, кому выдано во временное пользование до ___________________________________________ дата возврата Наименование должности сотрудника, выдавшего дело ____________________________________________ подпись, расшифровка подписи

Информационные связи предприятия. Документооборот.

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Организация — общественное или государственное объединение (союз ветеранов,
Госстрах, политическая партия и т. д.).

Учреждение — организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т. д.).

Предприятие — производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т. д.)

Как видите, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятие организацию — учреждением. Широко бытуют словосочетания торговое пре приятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания.

Мы будем использовать термин «предприятие», так как производится в наше время не только материальный продукт, но и интеллектуальный, информационный,
денежный и т. д. На производственную основу поставлены даже некоторые
медицинские услуги, например восстановление зрения при помощи лазерных
технологий.

Чтобы системы, которые мы будем именовать предприятиями, достигали целей
ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений и т. д.

На рисунке 1 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные связи предприятия: между его подразделениями и с другими (внешними) предприятиями и организациями;

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т. п.). В состав администрации входят директора их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Предприятие

Службы управления

Рис. 1. Основные подразделения предприятия

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Специальные службы помогают администрации в решении управленческих задач, занимаясь подготовкой и продвижением документов, доведением их до исполнителей и заинтересованных лиц. Как правило, на предприятии существует несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные службы (юридическая, плановая и пр.).

Канцелярия — это отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. В канцелярии производится обработка (регистрация, переадресация в подразделения,
сортировка) документов, поступающих извне.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом на
работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. В этих подразделениях регистрируются данные о работниках в виде учетных
карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтерия занимается финансовыми вопросами предприятия и расчетом заработной платы сотрудников. Через бухгалтерию осуществляется оплата налогов,
отчисления в пенсионный и другие фонды, производятся социальные выплаты
трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т. п.).

Архивные работники обеспечивают сохранность документов в течение определенного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Почти любое предприятие имеет в своей структуре службы обеспечения. Эти
службы заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая предприятия всем необходимым: оборудованием, оснасткой, материалами, комплектующими деталями и узлами, документацией.

Ядром любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятельность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделений могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологические отделы. Производственными подразделениями условно можно назвать и службы, обеспечивающие основную функцию в организациях, не связанных с материальным производством. В научных организациях это экспериментальные лаборатории, научные отделы, в торговых — службы, занятые оптовыми закупками и реализацией товара.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т. п.

Внешняя среда для предприятия многообразна (см. рис. 2). Вышестоящими
органами для предприятия могут быть министерства и ведомства (главки, тресты и т. п.). От них на предприятие поступает руководящая информация в виде
законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышестоящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность
(отчеты, планы, сводки).

Рис. 2. Внешние связи предприятия

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискальные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы (экологическая служба), органы социальной защиты и многие другие.

От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между
ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний характер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон
и завершилась необходимыми действиями или решениями. Управление любым предприятием или организацией можно представить как
информационный процесс.

Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится др. исполнителей, действия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схематично изображено на рис. 3.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых
фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

· в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

· во времени: от момента создания или получения документа до его отправки
адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия. Документооборот— это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

· обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;

· рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;

· движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;

· обработка отправляемых адресату или на хранение документов.

Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры,
эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации.

Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

Рис. 3. Документооборот предприятия

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

· деловые письма, соглашения, договоры;

· доклады, отчеты;

· телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы и т. п.

Устная связь осуществляется при помощи:

· устных переговоров, совещаний;

· телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);

· громкоговорящей связи, переговорных устройств и т. п.

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство. Главная цель делопроизводства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели (рис. 4). К ним следует отнести:

· создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

· передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

· регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

· систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Рис. 4. Основные задачи делопроизводства

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

· Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.

Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.

Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки)
фрагменты расчетов, различные Диаграммы.

· Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

· Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

· Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

В таблице 1 приведены классы прикладных программных продуктов, используемых для решения задач делопроизводства.

Таблица 1. Классы прикладных программ, используемых в делопроизводстве

Класс программных продуктов	Программные продукты
Текстовые редакторы	Microsoft Word Лексикон for Windows WordPerfect for Windows
Табличные процессоры	Microsoft Excel for Windows Quattro Pro for Windows Lotus 1-2-3 for Windows
СУБД (системы управления базами данных)	Access for Windows dBase for Windows
Коммуникационные программы	DML (DEMOS)
Программы оптического распознавания текста для перевода информации с бумажного носителя в электронный вид при помощи сканера	OCR CuneiForm CuneiForm Gold FineReader PRO
Электронные словари и переводчики	STYLUS Lingvo
Интегрированные пакеты	Microsoft Office for Windows Works for Windows

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

· оперативность в составлении и прохождении документа;

· высокое качество документов;

· оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);

· безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие
организационные меры:

· оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;

· оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

· организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

· применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Дата добавления: 2014-01-07