Информационно-справочные карточки

Анализ данных об исполнении поручений и документов и их обобщение

Обобщение данных о состоянии контроля исполнения поручений и документов проводится путем составления сводки (на первое число каждого месяца), в которой указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них – по уважительной и неуважительной причинам.

Анализируя сводки, устанавливают причины задержки исполнения поручений и документов и принимают решения, направленные на устранение недостатков.

Такими причинами могут быть:

· чрезмерная загруженность отдельных исполнителей работой;

· нечеткое распределение функций;

· недисциплинированность отдельных исполнителей.

Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать следующим требованиям:

· полно и разносторонне раскрывать состав и содержание документов;

· обеспечивать оперативный поиск документов, контроль их исполнения;

· сокращать время на непосредственное обращение к документам.

Различают карточки: вертикальные, подвесного хранения, вращающиеся, автоматизированные. Наиболее распространены вертикальные. В них карточки классифицируют с помощью разделителей на отдельные группы.

Картотека делится на две части: на неисполненные и исполненные документы.

Часть картотеки, предназначена для неисполненных документов, также делится на группы: карточки на входящие, исходящие и внутренние документы.

Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов.

По мере исполнения документов карточки переставляются во вторую часть картотеки, в часть для исполненных документов.

В справочной картотеке разделителями могут быть названия структурных подразделений или направлений деятельности, то есть карточки расставляются по вопросному признаку (по содержанию документа).

При большом массиве карточек внутри отдельных групп картотеки, расположенной тематически, можно выделить более мелкие рубрики.

Форматирование картотек всех типов предполагает:

· своевременное и правильное включение в них карточек на вновь поступившие документы;

· регулярное внесение в карточки дополнительных сведений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов (резолюций, отметок об исполнении и т.д.).

При правильном ведении картотек вся справочная и поисковая работа осуществляется оперативно без обращения непосредственно к документам.

Из регистрационных карточек можно формировать различные картотеки: справочную, контрольную, картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы и др. (в зависимости от задач).

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 33 подвижными разделителями:

· 31 разделитель – это число дней в месяце;

· за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце;

· за 33-й разделитель ставят карточки на исполненные документы.

Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения (изменить срок исполнения разрешается только по указанию руководителя).

В последних числах месяца (за 2-3 дня до конца месяца) карточки, находящиеся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

Дата добавления: 2014-01-07