Контроль исполнения документов. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Основная цель организации контроля исполнения обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнитель.

Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления (для общений граждан – до 1 месяца со дня поступления, а для обращений не требующих дополнительного изучения – 15 дней).

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя.

Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

1. постановку документа на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. проверку и регулирование хода исполнения;

4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная карточка) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение – исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);

· напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

В контроле выделяются два аспекта:

1. Контроль по существу решения вопроса;

2. Контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса – это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т.д.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Проверка хода исполнения осуществляется раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения документа должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в контрольной карточке.

Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа, а не обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа. В небольших организациях эта работа поручается секретарю.

Секретарь должен связаться с организацией, в которую был отправлен документ, выяснить присвоенный документу входящий номер, исполнителя и ожидаемые сроки отправки ответа.

Если ответ вовремя не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате переговоров, фиксируется в РКК в графе «Контрольные отметки».

Дата добавления: 2014-01-07