Нумерационный бланк шахматка

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 …

Регистрация документов–ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству.

Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А5 или А6.

Карточки для регистрации разных категорий документов можно изготовлять из бумаги разного цвета, либо отмечать цветными полосами по верху поля.

Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистрация на компьютере. В этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными графами, и в нее заносятся сведения о документе.

Порядок заполнения регистрационно-контрольных карточек:

1. На календарной шкале отмечают число, к которому должен быть исполнен документ.

2. В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил входящий документ, или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

3. В графе «Дата поступления и индекс» отмечают, когда документ поступил в организацию, и указывают номер, присваиваемый ему при регистрации.

При регистрации исходящих и внутренних документов эта графа не заполненяется.

4. В графе «Дата и индекс документа» указываются дата и индекс, присвоенные документу организацией – автором документа.

При регистрации исходящих и внутренних документов в этой графе указывают дату подписания и регистрационный номер документа.

5. В графе «Краткое содержание» указывается вид документа (приказ, письмо и т.д.), заголовок к тексту, или краткое содержание.

6. В графу «Резолюция переносится без изменений резолюция руководителя.

При отсутствии резолюции в этой графе записывают название отдела или фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется документ, или лицо, подготовившего исходящий документ.

7. В графе «Отметка об исполнении» указывают следующие данные:

· Дату и индекс ответного документа, его краткое содержание; при отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе;

· Номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться исполненный документ;

· Подпись исполнителя и дату.

8. В графе «Контрольные отметки» (на оборотной стороне) фиксируют все этапы контроля сроков исполнения, которые должны содержать дату проверки и ход исполнения документа.

9. Графы «Фонд №», и «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.

Процедура регистрации входящих документов состоит из двух этапов:

1. проставление отметки на документе о поступлении;

2. заполнения регистрационной формы.

После регистрации документ передается на исполнение.

5. Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

1. составление черного документа;

2. подготовка проекта документа;

3. его согласование (визирование) с заинтересованными должностными лицами и доработка его их замечаниям;

4. удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

5. отправка документа адресату;

6. подшивка копии-отпуска в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

При регистрации исходящих документов, как правило самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы, составленные в данной организации.

Регистрация исходящих ответных документов отмечается от регистрации инициативных факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ.

К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива исходящих документов.

(например: входящий с № 05-17/180; исходящий ответ с № 05-17/210)

Это объясняется тем, что входящий документ и ответ на него будут подшиты в одно дело, индекс которого по номенклатуре 05-17.

На инициативное исходящее письмо заполняется своя карточка.

После регистрации исполнитель определяет необходимое количество экземпляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько.

К документу, рассылаемому более, чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

6. Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом.

В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию.

При регистрации документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут на контроль.

Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

Дата добавления: 2014-01-07